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Cogefi/Reprofi : comment faire si la situation des dépenses engagées n-1 a été extraite sans l’option « avec comptes »

dimanche 28 mars 2021, par Catherine de Versailles

Reprofi comme Cogefi, ces magnifiques outils utilisent trois fichiers [1] : la balance, la situation des recettes, et la situation des dépenses extraite en cochant l’option « avec comptes ».

Il est très important de vérifier que cette option a été cochée sous peine d’avoir les données faussées et notamment la diapo sur l’évolution du résultat et de l’autofinancement.

En effet l’autofinancement de n-1, même lorsqu’il est saisi manuellement est calculé avec les données des fichiers incrémentés. Si la SDE de n-1 a été extraite sans les comptes, le montant des amortissements est inconnu et l’autofinancement est erroné. Généralement il est trop tard pour refaire cette extraction puisque l’on s’en aperçoit au moment de faire le COFI et donc après le basculement.

La première solution, la plus facile et intuitive est de passer une heure à maugréer et pester contre soi-même ou les collègues en tapant du poing et en cherchant aux quatre coins de l’ordinateur si une SDE correcte n’aurait pas été enregistrée quelque part.

La seconde solution [2], si la première n’a pas abouti est d’ouvrir la SDE n-1 (parce qu’évidemment si on a le problème avec la SDE de l’année N, il suffit de la refaire) avec un tableur. Chercher la ligne « op-spe » en ALO et ajouter le compte 6811.

Problème, MS Excel (r) refuse de ré-enregistrer le fichier en DBF. Pas de panique ! enregistrez-le au format Excel (désolée le zonard, je n’ai pas encore franchi le pas des logiciels libres [3]). Vous trouverez ensuite sur la toile des convertisseurs en ligne. Personnellement j’ai utilisé onlineconvertfree.com.

Une fois le fichier reconverti en dbf, il suffit de l’incrémenter dans la base.

Bien entendu avant de faire tout cela, prenez soin de dupliquer votre Reprofi dans un autre dossier afin de pouvoir le récupérer si la manipulation ne fonctionne pas.
C’est largement faisable même si comme moi vous n’êtes pas « tombé dans la marmite de l’informatique » quand vous étiez petit.

Explication

Avec au moins un compte sur une ligne de la SDE (ici je vous suggère de le faire sur l’amortissement, parce que c’est facile à identifier sans erreur), Reprofi (ou Cogefi) ne se plaindra plus et importera votre fichier. Il n’y aura pas tout dedans, mais s’agissant de l’export de l’année précédente à placer dans le sous-répertoire CBUD_0, le logiciel n’a pas besoin du détail pour fonctionner.

Aide aux utilisateurs

Je rappelle que les utilisateurs de Reprofi et Cogefi sont invités à se tourner vers la communauté des utilisateurs de leur logiciel pour s’entraider. Lorsque cela ne suffit pas, SAVCOGEFI, Espac’EPLE, l’IZ ou OpenAcadémie peuvent intervenir.


[1Un quatrième fichier est en option : l’EPA pour sortir des statistiques sur la politique d’achat public

[2N. d’IZ : en fait il y a une troisième solution : restaurer son GFC de cette année-là sur un notebook en monoposte, pour refaire son export

[3N. d’IZ : Effectivement, c’est quand même un peu idiot de s’embêter avec Excel pour ouvrir et travailler sur des exports en DBF alors que LibreOffice le fait sans aucune difficulté

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