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Technique du comptable avec GFC

"Recyclez"-vous les fichiers de paiement externe ?

mardi 20 juin 2006, par L’intendant zonard

Dans le module compta géné de GFC, au moment de payer on nous signale l’existence des paiements externes. Il s’agit de paiements déjà présents sur un fichier au format standard du Trésor, qu’on refait passer dans GFC.

Ce truc concernerait, pour ce que je peux imaginer, les domaines suivants :
- les bourses avec le recyclage des fichiers de GFE ou autre logiciel de gestion des droits constatés et des bourses
- les indemnités jury de bac, les indemnités de stages ou autres machins produits avec GEFIBAC, Triade ou autre
- les salaires (je parle pour les Greta) calculés avec un logiciel de paie

Quel intérêt de cette procédure ? J’en vois trois :

- On peut effectuer des compensations, notamment en se servant sur les bourses de vieilles créances de DP (ou d’autres dettes du style dégradations, voyages) qu’on n’a pas mis en régularisation comptable dans GFE
- On garde une trace, dans les historiques de GFC qui sont généreusement sauvegardés, de chaque virement, ce qui facilite la recherche d’information et améliore la transparence
- L’agent comptable prend ainsi l’habitude de produire lui-même, personnellement de ses blanches mains les fichiers qui partiront dans EFCI ; c’est un point de contrôle important à conserver, nonobstant la confiance qu’on peut avoir en ses collaborateurs, dans une grosse agence comptable.

Un quatrième cas intéressant, pour le rattrapage in extrémis d’une bêtise : le comptable réalise qu’il a fait une bourde après avoir produit le fichier, mais avant de l’avoir remise en tégé. Il peut alors réimporter son propre fichier comme règlement externe, puis modifier ou supprimer un paiement qui en aurait besoin.

Défaut de cette technique de rattrapage : les règlements apparaîtront en double dans l’historique, ce qui n’est pas très élégant, voire franchement ennuyeux pour qui utilise beaucoup les recherches dans les cumuls comptables.

Qui a des observations à faire à cette pratique ? Elle est assez peu répandue ici entre Périph’ et A86, je crois l’avoir importée de ma première académie d’affectation. Je suis curieux de savoir s’il y a des contre-indications que je ne connaîtrais pas.

Messages

  • J e pratique comme celà depuis......
    Avantages : des archives ... récup créances..

    • Nous procédons ainsi depuis de nombreuses années.
      Réception des disquettes de paiement provenant de logiciel externes (GFE pour les Bourses ou il y a quelque temps CES et CEC)
      Le contrôle de la DK de paiement est effectué à l’agence comptable (comparée au Mandat correspondant).
      De plus, un suivi de tous les paiements est retracé dans GFC. Nous avons un numéro de règlement pour la DK en question. Possibilité de regrouper plusieurs paiement (mais est ce judicieux ?)
      Je trouve que la réception de paiement n’apporte que des avantages.