IntendanceZone

Parce que l’intendance, c’est la zone !

Accueil > Comptabilité > Comptabilité du comptable > Encaissements > Solder les reliquats issus des usagers qui traînent en classe (...)

Solder les reliquats issus des usagers qui traînent en classe 4

lundi 19 octobre 2015, par L’intendant zonard

Dans un certain nombre de nos comptabilités, restent en plan des sommes versées par les usagers et qui n’ont plus de raison d’être. Il faut trouver bonne fin à cet argent, qui encombre le travail du comptable.

Origines possibles de cet argent stocké sur nos comptes

  • versements des commensaux sur leur carte d’accès au self, puis départ des personnels concernés sans laisser de RIB pour leur restituer le reliquat
  • dans les demi-pensions facturées à la prestation et payables d’avance, versements des familles sur la carte d’accès au self des élèves, puis fin de scolarité sans laisser de RIB pour leur restituer le reliquat
  • bourses rejetées pour comptes clos, RIB inexploitable...
  • dans les demi-pensions facturées à la prestation, remises d’ordre après paiement des familles en l’absence de coordonnées bancaires pour restituer la somme, et fin de scolarité ou passage au régime externe de l’élève
  • parfois aussi on peut devoir une somme à un fournisseur, mais c’est beaucoup plus rare !

Mais pourquoi donc ne veulent-ils pas qu’on leur rende leurs sous !?

Il y a les grands seigneurs, qui ne s’attardent pas à une somme qu’ils considèrent comme négligeable. Il y a aussi tous les paranoïaques qui ont peur de donner leur RIB, qui croient qu’on va leur prélever tous leurs sous juste parce qu’on connaît leur numéro de compte. Il y a enfin les familles à la rue plus ou moins concrètement, qui sont dépassées par les événements et/ou n’ont pas de compte bancaire.

Rappel des règles en vigueur

Le devoir sacré du comptable, c’est de restituer par ordre de paiement cet argent à qui il appartient vraiment. Il est nécessaire de scrupuleusement chercher à obtenir des coordonnées bancaires pour virer les sommes au créancier. Pour conserver une trace des démarches entreprises à cet effet, mon agence comptable tient un registre chrono sur le modèle suivant :

Date Établissement concerné Nom du créancier/débiteur (*) Montant débit (*) Montant crédit Action entreprise

(*) : le même chrono sert aussi pour le suivi des actions de recouvrement

Les règles dont une proposition d’application est détaillée ci-dessous sont compilées dans l’instruction codificatrice M9.6, à la cote 2.3.5.3.3

Est-ce qu’il n’y a vraiment que le virement pour se défausser de ces sommes ?

Difficile de faire autrement en conservant la traçabilité de ce qui a été fait : si j’établis un chèque, qu’est-ce qui garantit au juge du compte que je ne l’ai pas fait encaisser par mon beau-frère ? Et le pire, c’est qu’il est assez probable que le chèque soit encaissé très longtemps après, sinon jamais, reportant le problème et semant le trouble en classe 5 en prime.

On peut faire un ordre de paiement en espèces, en imprimant l’état de décompte (c’est à cela que sert ce machin dont on ne sait que faire : ne l’imprimez que dans cette situation-là !), en le faisant signer à celui qui reçoit l’argent, dont on conserve une copie de pièce d’identité agrafé à l’état de décompte, lui-même annexé à l’OP. Cela peut se faire, mais chacun comprendra que c’est exceptionnel !

Rappel des règles : sommes inférieures à 8.00 €

La loi de finances n°66-648 du 22 décembre 1966 modifiée, article 21 (établissement du principe) et la loi de finances rectificative n° 2001-1276 du 28 décembre 2001, article 51 V (fixation du seuil en €uros) disposent :

Toute créance inférieure à 8 euros constatée dans les écritures d’un comptable public et provenant de trop-perçus, consignations autres que celles effectuées à la caisse des dépôts et consignations ou recouvrements pour le compte de tiers, sera définitivement acquise à la collectivité débitrice à l’expiration d’un délai de trois mois à compter de la date de sa notification au créancier.

C’est à cela que sert mon cahier chrono : à garder trace de la (tentative de) notification au créancier par un moyen adapté, courriel, téléphone ou courrier postal, sachant que le montant en jeu justifie que le courrier postal ne soit pas systématique, et le courrier recommandé certainement pas de mise.

Concrètement, vu le rythme de travail en EPLE, on s’arrêtera probablement sur un travail en deux campagnes : une en juin, pour solder ce qui était là dans le compte financier, et une en janvier, pour éviter de devoir reporter au compte financier des sommes restées en plan depuis début juillet.

Votre ami le zonard a préparé une pièce justificative de l’ordre de recettes sur le compte 771 :

Pièce justificative OR 771 sur reliquats inférieurs à 8.00 €
Au format Open Document

Et hop !

Cas des sommes supérieures à 8,00 €

Là, pas de délai exceptionnel de trois mois, c’est la prescription quadriennale qui s’applique. Pour rappel, la quadriennale veut dire que quatre années entières révolues doivent s’être écoulées depuis la constatation de l’opération : en 2015, on peut donc passer en OR 771 les sommes datant de 2010. En effet quatre exercices (2011, 2012, 2013 et 2014 dans mon exemple) se sont écoulés, c’est prescrit. Attention, seulement si l’on peut alléguer des diligences pour tenter de restituer l’argent, d’où l’importance du cahier chrono présenté ci-dessus.

Pièce OR exceptionnel reprise des reliquats prescrits quadriennal
Au format OpenDocument

Pour avoir une chance de faire ce boulot correctement et si l’on a un plusieurs opérations chaque année, il est utile de subdiviser les comptes concernés (4663 et 4664) par nature et par exercice. On aura ainsi un 4663B12 pour les bourses rejetées en 2012, qu’on pourra solder en 2017 ; ou un 4664CX14 avec de l’argent des commensaux partis en 2014, sur lequel on ne pourra faire main basse qu’en 2019. Faut être patient, dans ce métier !

Passez par un ordre de paiement pour ordre

Les débits sur les comptes 466 ne peuvent être que des OP, sinon GFC nous insulte. Il faut donc faire des OP pour ordre, avec paiement au 581, et l’ordre de recettes 771 sera réceptionné sur le même 581 pour le solder. Ainsi la traçabilité des opérations est maximale, avec des actes de l’ordonnateur et des actes du comptable, pour permettre à nos contrôleurs de suivre l’opération et constater qu’on ne fait que des choses sensées et raisonnables.