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Compte-rendu de la réunion de réseau le 16 mars 2018 au Collège Simone Veil de Mandres-les-Roses

mardi 10 avril 2018, par L’intendant zonard

Accueil et démarrage

Après le temps d’accueil autour d’un buffet de pâtisseries fraîches du matin même, Kamel Sadallah est désigné comme secrétaire de séance.

Martine PIZZUTO fait très rapidement un tour de table des gestionnaires présents à cette réunion : 20 présent·e·s et 4 excusé·e·s.

Deux nouveaux collègues sont accueillis dans notre réseau : Yasen Chotia au collège Simone de Beauvoir à Créteil, et Adeline Sécheresse au collège Jules Ferry de Maisons-Alfort.

Invité : Hand HAMI étudiant en BTS (assistant manager) en stage pour deux ans au collège Simone Veil.

I Compte financier 2017 – Format de transmission par Dem’Act

Martine PIZZUTO demande à l’assemblée à quel état d’avancement sont les établissements concernant les comptes financiers (installation du module GFC, envoi à l’agence comptable ou rédaction du rapport).

Certains collègues font part de leurs difficultés relatives à l’installation de l’application. Ceci serait dû à un problème de mise à jour système qui ne concorderait pas avec le fichier d’installation GFC. Il faut donc suivre les recommandations système et effectuer la mise à jour.

Les états d’avancements sont variés, certains n’ont pas rencontré de problèmes et ceux qui ont déjà transféré le fichier « cbud ». Martine PIZZUTO rappelle que dès lors que les fichiers « cbud » sont envoyés à l’agent comptable, ils sont intégrés dans l’application compte financier de l’agent comptable.

Cela permet la compilation de tout ce qui est lié aux écritures budgétaires (SDE et SDR) qui vont être retranscrites, notamment dans les pièces 3 et 4 (développement des charges et des produits). Les autres pièces sont l’exploitation des comptes (de la classe 1 à la classe 8). Quelques pièces sont à renseigner manuellement (pièces 10 et 14, 18 à vérifier...) et d’autres pièces annexes apparaissent comme justificatif (développements de solde). Toutes ces pièces vont devoir être transmises par l’application Dem’Act de chaque établissement.

Martine PIZZUTO rappelle également à l’assemblée qu’il est impératif que toutes les opérations de l’année N (extourne y compris) soient effectuées avant l’édition du compte financier. Un compte financier peut être annulé, mais la procédure est très fastidieuse et compliquée et certaines pièces ne peuvent être reproduites que manuellement.

Il est question de la transmission via Dem’Act. Le compte financier sera transmis sous sa forme « édition complète » au format PDF, et les annexes à part, classées doivent être renommées selon les comptes (4191 annexe 1 etc...) tout est précisé page 4 de la circulaire relative au compte financier. Utilisez PDF Split and Merge pour confectionner un fichier PDF complet. Cette présentation permet aux collègues du rectorat de rapprocher les pièces du compte financier, et les annexes éventuellement sur double écran.

Il est rappelé que les modalités d’envoi du compte financier par l’application Dem’Act sont clairement explicitées dans la circulaire académique. Il n’y a pas d’obligation d’envoyer l’acte du compte financier dans les cinq jours suivant le CA comme pour les actes habituels, on dispose de trente jours afin de faire la mise en forme et d’envoyer l’ensemble des pièces en format PDF.

Mise à jour 10 avril : attention, si vous votez une DBM de prélèvement sur les fonds dans la foulée, il faut alors pouvoir présenter le compte financier rapidement pour synchroniser l’établissement du nouveau fonds de roulement avec le prélèvement souhaité.

Il est rappelé que la transmission du compte financier se fait à travers deux actes : l’adoption (et non le vote) du compte financier, puis l’affectation du résultat aux réserves.

II-Dialogue de gestion ou audit

Il est également rappelé dans un tout autre registre, l’importance du document de passation des gestionnaires : Martine PIZZUTO rappelle que ce document doit être alimenté au fil de l’eau et ce afin d’assurer la continuité de service (transmission de l’information en cas de défaillance du gestionnaire) et pas seulement au moment d’une mutation.

La même démarche est attendue dans l’outil ODICÉ (ordo et comptable)

III Contrôle comptable sur les contrats

Un article de la revue Intendance y est consacré. De manière générale le comptable ne peut pas contrôler le contenu d’un contrat puisque c’est l’ordonnateur (le chef d’établissement qui contractualise dans le cadre de son autonomie). Cependant le comptable, prenant en charge les écritures le fait sur la base d’un contrat signé.

Pour ce qui est de la prise en charge des écritures, l’ordonnateur doit joindre dès le début de l’exercice, l’ensemble des contrats ainsi que la décision du marché (vote...) : l’acquis libératoire (pièces qui le libèrent de sa responsabilité). Le gestionnaire en tant que conseiller de l’ordonnateur doit l’informer, et vérifier l’acte d’autorisation de signature des contrats d’un ordonnateur. Tout ce qui concerne la "vie" du contrat (tacite reconduction...) est de la responsabilité unique de l’ordonnateur.

Martine PIZZUTO conseille donc à l’ensemble des gestionnaires de « dépoussiérer les contrats » et communiquer l’ensemble des fondements des engagements juridiques à impact budgétaire (contrats etc...).

Concernant les contrats, il est passé comme information que le groupement « Paris-Voltaire » est remis en question avec le départ en retraite du comptable de cet établissement. Mise à jour 10 avril : OK, le groupement sera maintenu

Un point sur l’accréditation de l’ordonnateur ainsi que ses signatures est évoqué. Martine PIZZUTO rappelle que toutes les opérations financières doivent être signées par l’ordonnateur et que cette signature doit impérativement correspondre au document d’accréditation. L’agent comptable peut être mis en débet sur l’intégralité d’un bordereau si cette correspondance est invalidée par les autorités de contrôle. Si dans ces signatures, l’ordonnateur y appose sa griffe, ce dernier doit, dans un document, qui est habilité à l’utiliser et dans quel document. (ce format de signature est fortement déconseillé, car trop risqué, sur la légitimité du « service fait »

L’ordonnateur peut également accréditer l’adjoint pédagogique sur ces signatures il doit également effectuer le même document et ne pas mettre un « pour ordre ».

IV Les provisions

Cette procédure, bien que pas évidente à utiliser, a son utilité. Elle n’est pas utile si les crédits provisionnés sont utilisés dans l’année N. La provision prend tout son sens lorsque les crédits provisionnés courent sur plusieurs exercices.

Jean-Pierre CHEINEY fournit l’exemple d’un licenciement abusif entraînant des indemnités à verser à l’ancien salarié. Si le jugement est prononcé en novembre et que la décision tombe lors de l’exercice suivant, la provision de crédits permet de réserver une enveloppe budgétaire pour le faire. En effet, l’année suivante, la remise de provision peut être effectuée et permet de faire des écritures pour ordre.

Martine PIZZUTO rappelle également que la finalité de cette procédure entraîne de toute façon un prélèvement sur le fonds de roulement. Il faut demeurer vigilant sur les comptes provisionnés notamment sur les variations de stock. Il y a également des codes dédiés qu’il faut utiliser. Martine PIZZUTO prend l’exemple du compte 151 qui n’existe plus. S’il y a des provisions qui sont reportées d’année en année, et que le compte n’existe plus, il faut migrer les données au compte de remplacement (du compte 151 au compte 157).

Madame PIZZUTO conseille à l’assemblée de réaliser un référentiel avec les articles AJI qui viennent en appui à l’instruction codificatrice M9.6.

V Candidatures à l’animation du réseau : binôme

Moussa KAMARA et Jean-Pierre CHEINEY se proposent comme nouveaux animateurs du réseau, leurs candidatures sont adoptées par acclamation. Martine PIZZUTO rappelle qu’elle doit prévenir les autorités (rectorat) pour légitimer ce rassemblement. L’ordre du jour de la prochaine réunion sera annoncé ultérieurement. Martine PIZZUTO rappelle l’utilité du réseau (entraide, partage d’informations, remontée d’informations aux réunions de coordonnateurs au rectorat, et aux collectivités de rattachement lors de dialogues de gestion).

VI Questions diverses

Une question relative à l’utilisation d’EGIMMO sur les sorties d’inventaire est posée. Martine PIZZUTO rappelle que depuis la RCBC, l’exercice de sortie d’inventaire est simplifiée et facilitée par l’outil EGIMMO. Cette sortie d’inventaire concerne notamment les valeurs résiduelles nulles et les investissements doivent être convenablement suivis. Les données doivent être convenablement rentrées. La date d’entrée détermine la date de mise en service et le début de la date d’amortissement. Il est conseillé de ne pas saisir comme date de mise en service les 30 ou 31 décembre.

La séance est levée à 12h15. Nous remercions Amélie Belgacem, pour ses bons gâteaux et monsieur Tissier, principal du collège Simone Veil, pour leur accueil chaleureux.


La prochaine réunion sera co-animée par Jean-Pierre CHEINEY adjoint-gestionnaire au lycée Edouard Branly de Créteil Moussa KAMARA, fondé de pouvoir au lycée Saint Exupéry de Créteil. Elle se déroulera le jeudi 21 juin 2018 à 9 h 00 au lycée Edouard Branly à Créteil.

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