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Réseau rives de Marne-ouest

Compte-rendu de la réunion du 21 novembre 2018

lundi 10 décembre 2018, par pseudo-gestionnaire

Notre réseau Rives de Marne Ouest (à cheval sur les départements 93 et 94) s’est réuni au lycée Condorcet à Montreuil-sous-Bois. Vingt-six collègues ont fait le déplacement.

Ordre du jour

  • Les contrats dans un EPLE
  • Le CA : attributions, délégation, actes, votes

Après un accueil autour d’une boisson chaude – nos remerciements à Patrick Bouetté, comptable du lycée Condorcet –, nous commençons la réunion en présence de Mmes Lebret et Laisney (cheffe et gestionnaire du DACSES) venues du rectorat.

Nous commençons par un tour de table succinct. Nous avons le plaisir d’accueillir quelques nouveaux collègues, dont certains néo-titulaires. Nous les exhortons à profiter du réseau pour appeler les collègues en cas de question. Fabien Dalquier rappelle que notre groupement est à cheval sur deux départements, et les collègues travaillent donc avec trois autorités territoriales au fonctionnement parfois différent.

Publication des marchés publics

Antonia Endrass rappelle que la règle des trois devis n’a aucun fondement juridique. La règle est de mettre en concurrence, et cela se fait selon le montant en jeu. Pour une petite somme, la mise en concurrence de plusieurs (donc au moins deux) prestataires suffit, mais à partir de 25 000 € hors taxes, il faut publier un avis de marché, soit sur le support de son choix si le marché est en dessous du seuil de 90 000 €, soit au BOAMP ou dans un JAL à partir de 90 000 € (précisions dans le tableau ci-dessous)

Pour les gestionnaires, une plate-forme qui a fait ses preuves est le site de l’association AJI-gestion pour l’éducation, accessible moyennant un abonnement de 120 € par an. Cette somme est modique par rapport aux économies réalisées, et permet d’avoir accès à des nombreuses facilités (e-maintenance par exemple).

Mme Lebret rappelle que par ailleurs l’UGAP est une centrale d’achat qui assure des appels d’offres ; acheter auprès de l’union satisfait à l’obligation de mise en concurrence.

Attention, il faut apprécier le montant du marché non pas pour le montant annuel, mais sur la totalité du contrat. Si la durée d’un contrat est de 36 mois voire de 60 mois (cela devrait rester une exception car très long, sauf contrats très spécifiques), il faut prendre le montant de la durée totale et vérifier qu’il ne dépasse pas un seuil (25 000 € ou 90 000 €).

Par ailleurs, la tacite reconduction sans limite dans le temps est illégale (nous parlons bien de la tacite reconduction qui débute après la durée du contrat initial). Si cette clause figure dans un devis, vous devez la barrer / le signaler au fournisseur, dans tous les cas ne pas l’accepter.

Si vous avez actuellement des contrats comportant cette clause, elle ne tient pas devant un TA. L’argumentation est la suivante : la tacite reconduction empêche un établissement de remettre périodiquement en concurrence les divers contrats.

Arrêt du 29 novembre 2000 : Commune de Païta, n°205143. Dans cet arrêt relatif à un marché public, il a en effet été jugé qu’une clause de tacite reconduction est nulle et que le contrat né de l’application de cette clause l’est également, en se fondant sur le fait que la passation des contrats de la commande publique doit être précédée d’une mise en concurrence ; or, la tacite reconduction faisant naître un nouveau contrat, celui-ci a donc été passé en violation des obligations de mise en concurrence

Photocopieurs

La discussion part sur les photocopieurs. Les présents préconisent d’acheter ses propres copieurs si le fonds de roulement le permet (économies substantielles car la location est chère). Les lycées peuvent demander des photocopieurs en dotation à la région, à l’exception des machines couleur que la région ne fournit pas. Les départements ont également un marché de photocopieurs, du moins dans le 93. Il ne faut donc jamais demander un devis directement aux sociétés dont certaines se retrouvent devant plusieurs tribunaux, mais se renseigner à l’UGAP ou publier sur AJI afin de pouvoir déterminer ses propres conditions.

Frédéric Kelder rappelle qu’il n’est pas légalement possible d’écarter une société n’ayant pas donné satisfaction d’un nouvel appel d’offre. Il semblerait toutefois que si l’établissement a appliqué des pénalités dans le contrat précédent, c’est envisageable. Il ne faut donc pas hésiter à appliquer les pénalités sous peine d’être obligé de devoir reconduire une société qui a la meilleure offre mais dont le travail laisse à désirer.

Concernant les contrats, il ne faut pas hésiter à renouveler les appels d’offres pour les contrats d’entretien, lorsqu’ils arrivent à échéance, bien souvent des économies importantes peuvent être obtenues. Rappel : les extincteurs par exemple n’ont pas besoin d’être achetés auprès de la société de maintenance (qui les facture parfois jusqu’à trois fois plus cher qu’un autre fournisseur, notamment l’UGAP).

Mme Lebret rappelle qu’il n’est pas légal de signer un contrat (à incidence pluriannuelle ou concernant un voyage scolaire) avant le vote du CA et l’écoulement du délai de quinze jours.

Nous parlons rapidement des voyages scolaires. Un rappel des modalités ainsi qu’un fichier Excel reprenant les informations requises ont été renvoyés récemment aux secrétaires d’intendance et de direction. Les gestionnaires ont eu ce document par mail courant 2018. Si vous ne le retrouvez pas, vous pouvez en faire la demande auprès du Dacses – ou d’abord auprès de vos collègues pour ne pas trop encombrer le service du rectorat :)

Note d’IZ : MobiliSCO fournit sans effort des documents suffisants pour le DACSES.

Les contrats obligatoires

Existe-t-il une liste officielle des contrats obligatoires ?

Il n’est pas possible d’avoir une liste-type car chaque EPLE diffère, et a de ce fait besoin de contrats différents. Bien sûr tous les EPLE doivent avoir des contrats obligatoires pour la sécurité : le SSI, les extincteurs et trappes de désenfumage, la vérification des installations électriques.

Est-ce que les présent.e.s ont crée une liste ou un fichier tableur comportant les échéances des divers contrats : comment les GM présents suivent leurs contrats ?

Certaines personnes présentes ont effectivement un suivi dans une feuille de calcul, mais les GM des collèges du 93 ont cet outil intégré dans leur application OMERE, et doivent renseigner tous les contrats, puisque le département se base sur ces déclarations pour le calcul de la DGF. Ce logiciel renvoie même des rappels quand les contrats arrivent à échéance.

Les animateurs rappellent à ce sujet le document de passation sur lequel on peut également renseigner tous ces contrats, pour ceux qui n’ont pas OMERE. Il est important de remplir la partie pérenne tout de suite et non pas en vue d’une mutation, puisque personne n’est à l’abri d’un pépin de santé, pour faciliter un remplacement temporaire.

Dem’Act et conseil d’administration

Les actes non transmissibles, dont les DBM pour info

Le rectorat a bien accès à ces actes, mais ne peut vérifier tous les actes de tous les établissements. Il procède donc par sondage, et vérifie également plus précisément les actes non transmissibles si les PV des CA font mention d’actes inhabituels.

Concernant les DBM pour info, il est pertinent de les télécharger sur Dem’Act, pour qu’elles restent accessibles en cas de perte de l’archivage local, et en cas d’audit financier. Attention il ne faut surtout pas utiliser l’acte transmissible de DBM pour vote quand c’est pour info. Le logiciel ne permettant pas la suppression de ce genre d’erreurs, cela crée des problèmes.

Comment faire alors ?

Lors d’une DBM pour vote, on joint (pj) également toutes les DBM pour info faites jusqu’à ce jour. En fin d’année ou si aucune DBM pour vote n’a été faite, on joint les DBM pour info (pas encore jointes pendant l’année) à la délibération du compte financier. De cette manière, tout est archivé.

Suspension du délai suite à une observation

Nathalie Laisney et Catherine Lebret expliquent que modifier le logiciel Dem’Act coûte à chaque fois très cher, les référents font remonter des observations mais les changements se font lentement. Il n’est donc pas possible que l’application envoie un mail de manière automatisée quand une observation suspensive a été faite, alors que c’est une demande forte de la part des gestionnaires.

Elles rappellent à l’assemblée qu’il est donc indispensable de vérifier à minima une fois par jour après la validation des actes afin de savoir si des observations ont été faites. Cela est encore plus indispensable en fin d’année : si les corrections ne sont pas apportées, l’acte risque de ne plus être applicable dans l’année civile en cours (exemple : un prélèvement sur fonds de roulement pour le budget année N qui a fait l’objet d’une demande de rectification non suivie d’effet ou qui a été validé après le 16 décembre : le délai de 15 jours dépasse l’année civile et l’acte est caduc).

Changements importants 2018

Les gestionnaires ont reçu une circulaire budget courant novembre : il faut désormais joindre une analyse financière pour chaque prélèvement sur fonds de roulement ou pour un budget présenté avec prélèvement. Si lors du CA budget vous faites voter une DBM année N et présentez le budget N+1 en déséquilibre, il faut d’une part intégrer le futur prélèvement année N dans votre analyse N+1 et joindre une analyse financière distincte pour les deux. Cette analyse peut être faite par le gestionnaire.

Certaines académies exigent la signature du GM et AC sur l’analyse financière, ce n’est pas (encore ?) le cas à Créteil. Le GM peut donc remplir lui-même cette analyse s’il a les informations nécessaires (une balance suffit normalement)

Archivage et actes exécutoires

Attention lors des enregistrements des actes : Dem’Act archive tous les actes pendant dix ans, et le titre visible des délibérations est limité à vingt caractères.

Si vous faites une recherche sans savoir en quelle année a été voté la délibération en question, vous serez obligé.e d’ouvrir toutes les délibérations si vous choisissez de commencer chaque acte par «  Le conseil d’aminist  » (..rastion du xx vote xx)
Il vaut donc mieux commencer par «  Badge DP/carnets tar  » ou « Défibr contrat maint  » et finir par «  Badge DP/carnets tarifs soumis au conseil du xx » - « Défibr contrat maintenance société Çamasse soumis au conseil du xx  », vous gagnerez du temps plus tard, car vous verrez très rapidement ce qui a déjà été voté.

Antonia Endrass ajoute que les actes du CA ne sont pas légalement exécutoires

  • si le délai obligatoire n’est pas écoulé (même si vous aviez déjà les bordereaux d’instruction validés !)
  • si après l’écoulement du délai les actes n’ont pas été publiés, à minima par affichage papier dans l’EPLE.

Actes à voter chaque année ou non

Quels sont les actes à voter obligatoirement chaque année ?

  1. Au premier CA de la nouvelle équipe :
    • le tableau des COP et des NAS (le CA émet un avis, c’est l’autorité territoriale qui décide. Il faut donc voter faire voter l’avis et non pas dire que c’est le CA qui décide des NAS et COP)
    • l’autorisation d’embaucher des AED et CUI le cas échéant
      (attention aux contrats publics et privés qui font l’objet d’actes distincts, il faut vérifier sur les modèles d’actes disponibles sur Dem’Act)
  1. Lors du CA du budget :
    • le budget
    • la délégation annuelle au CE pour les marchés dont l’incidence financière est annuelle (article R421-20 du code de l’Education)
      (NB si cette délégation n’est pas votée ou refusée, il faut réunir le CA pour chaque bon de commande...)

En qualité d’organe délibérant de l’établissement, le conseil d’administration, sur le rapport du chef d’établissement, exerce notamment les attributions suivantes :
(...)
6° Il donne son accord sur :
(...)
d) La passation des marchés, contrats et conventions dont l’établissement est signataire, à l’exception
(...)
- des marchés dont l’incidence financière est annuelle et pour lesquels il a donné délégation au chef d’établissement.

  1. Lors du CA du compte financier
    • le compte financier
    • l’affectation du résultat
      (NB le CA ne peut pas voter pour ou contre le compte financier, il adopte avec ou sans réserves et s’il y a réserves, elles doivent être motivées).

Les actes concernant les tarifs, le règlement intérieur, les conventions pluriannuelles (par exemple du groupement d’agence comptable) la commission de fonds social, n’ont pas besoin d’être votés chaque année, tant qu’il n’y a pas de modification.

A noter : la limite d’archivage de Dem’Act est de 10 ans, donc sous peine de ne plus avoir de trace de l’acte, il faudrait a minima faire voter tous les dix ans même s’il n’y a pas de changement). Cela dit, il n’est pas interdit de faire voter ces actes à nouveau par la nouvelle équipe.

Les compétences du CA

Le code de l’Education (R421-20 à R421-24) énumère très précisément les compétences que le CA peut déléguer ou pas. Ici c’est une délégation de pouvoir et non pas de signature, c’est à dire que le CA se dessaisit de ce pouvoir au profit d’une autre instance jusqu’à renouvellement du CA ou jusqu’à un nouveau vote qui annule la délégation.

Par exemple certaines compétences peuvent être déléguées à la commission permanente : l’acceptation des dons, les voyages scolaires, la passation des marchés etc (voir liste exhaustive dans R421-20 à R421-24).

Il n’y a qu’une délégation au CE de prévue : les marchés dont l’incidence financière est annuelle (R421-20 6d alinéa 3).

Le chef d’établissement ne peut donc pas demander la délégation d’autres compétences à lui directement. Même si le CA l’accordait, cette délégation n’est pas conforme au code de l’Education. (Par exemple, l’OR d’un don comportant comme pièce justificative l’acte de délégation de compétence par le CA au CE pour l’acceptation des dons sera rejeté)

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