Compte rendu de la réunion des gestionnaires de Créteil le 11 avril 2019

17 collègues étaient présents (13 établissements représentés), et six excusés. M. NAVARRE, responsable opérationnel du Pôle Sécurité-Dispositif E.M.S. s’est excusé de ne pas pouvoir intervenir lors de cette réunion devant, quant à lui, assurer une formation au même moment.

Les propos tenus sont réorganisés ci-dessous de manière thématique.

Julie DAVID, adjointe gestionnaire, nous accueille avec un café généreusement accompagné : les élèves de la SEGPA font d’excellents gâteaux. Madame VAZ, principale par intérim, nous accueille en début de réunion pour saluer ses visiteurs.

L’animateur Jean-Pierre CHEINEY ouvre la séance a 14 h 30.

I / Points d’actualité

A/Compte rendu de la réunion au rectorat des coordonnateurs·trices d’adjoints gestionnaires du 24 janvier 2019

Madame HOUSSET, secrétaire générale adjointe, a commencé la réunion par la présentation de deux réformes importantes : la réforme des lycées et la réforme de la voie professionnelle. Elle informe les participants sur la mise en place d’une cellule de crise lors des évènements de grande ampleur qui se sont déroulés en fin d’année 2018.

Elle évoque la réforme territoriale avec la mise en place des académies de région dans lesquelles les pouvoirs des recteurs de région seront élargis. Parallèlement, les missions des académies actuelles seront redéfinies.

Madame LEBRET (DACSES) rappelle :

• l’importance de souscrire une assurance et un cautionnement pour les agents comptables.
• que l’analyse financière est un outil de pilotage de l’EPLE (détermination du fonds de roulement réellement mobilisable par l’agent comptable)
• l’annexe technique à la circulaire du rectorat sur les comptes financiers (2019-019 du 7 février 2019) mentionnant notamment les conditions de transmission des DBM pour information. Cette annexe aura valeur de « consigne permanente ».
• 20 EPLE sont candidats pour expérimenter la phase pilote d’Op@le version 1 au 01/01/2020, puis 700 pour la version 2 (fin 2021).
• la difficulté que rencontrent les services académiques à pourvoir les postes de fondés de pouvoir dans les agences comptables (cette difficulté varie selon que le poste est logé ou non).
• Subventions numériques : il est proposé que le DASPE ajoute le numéro de convention sur la notification de crédit pour que les agents comptables puissent payer les factures d’achats destinés aux écoles primaires.

A ce sujet certains adjoints gestionnaires n’obtiennent aucune demande en provenance des écoles.

De plus, la question de la régularité de la prise en charge de la dépense n’est pas pour autant résolue. En effet, la mention de la référence à la convention sur la notification oblige de joindre cette convention au mandat. De plus, l’EPLE n’est pas signataire de cette convention uniquement signée entre la municipalité et le rectorat.

L’agent comptable ne peut pas prendre en charge des opérations qui n’émanent pas des autorisations accordées par le conseil d’administration de l’EPLE Dans ce cas précis l’EPLE recevant les crédits reste un tiers dans le cadre de cette convention.

Quelques pistes de réflexions sont alors proposées :

• Établir des conventions tripartites
• Faire un don à l’école

Madame DAVID, adjointe gestionnaire au collège du FORT à SUCY-EN-BRIE évoque un reliquat important de dotations successives destinées à l’achat de ressources numériques (ces ressources ne devant pas être du matériel, ni des logiciels, ni des manuels numériques bien que la notification n’expose pas clairement les conditions d’emploi).

Etienne ANDRE, adjoint gestionnaire au lycée Léon BLUM de CRETEIL, évoque la mise en place de la politique publique d’utilisation du numérique « pour accéder au savoir autrement ». Il rappelle que l’intention du gouvernement dans le cadre de ce plan, est de contribuer à travers nos établissements à financer des opérateurs émergents dans le domaine des services numériques éducatifs. Ces dotations permettent par exemple l’accès aux ressources numériques en ligne par la souscription d’abonnements (ex : Educ’Arte, Réseau CANOPE...).

• Enfin le compte rendu de la réunion du 17 janvier 2019 mentionne les difficultés relationnelles que peuvent parfois rencontrer certains collègues gestionnaires avec les collectivités territoriales.

B/ Veille informative (quelques mails institutionnels importants)

Monsieur KAMARA, co-animateur du réseau, attire l’attention sur le contenu de certains messages électroniques régulièrement reçus sur les boîtes intendance, et qui peuvent rapidement échapper à notre attention.

• Mail du 29/03/2019 sur le groupement de commandes sur les denrées alimentaires (celui de Sceaux arrive à terme à la fin de l’année 2019).
• Mail du 27/03/2019 ... IHS ... sur la transmission des comptes rendus d’évacuation incendie.
• Mail du 25/03/2019 Newsletter - Division des établissements.
• Mail sur l’inscription à la préparation des concours, le mouvement intra-académique (clos depuis une semaine).
• Mail du 25/03/2019 ... DACSES- passation des gestionnaires, fiche calcul du budget des voyages, info DACSES. Le compte financier et détail de sa transmission.
• Newsletter AJI - inscription sur le site de l’AJI. Mensuelle, synthétique, envoyée gratuitement par l’association à 19 000 correspondants, elle est très vite parcourue et renvoie par des liens à des contenus plus complets.
• Mail du 11/04/2019 ... DACSES ... annonçant le séminaire des agents comptables (Lycée St-EXUPERY CRETEIL le 27 juin 9h30).
• Mail du 11/04/2019 ... DACSES ... réunion annuelle des adjoints gestionnaires (Lycée E DELACROIX MAISONS-ALFORT le 17 mai à 9h30 pour le Val-de-Marne).

C/Saisie administrative à tiers détenteur

En cas d’impayés (impôts, amende, frais de cantine) à l’égard de l’administration (État, commune, hôpital, EPLE...) une saisie administrative à tiers détenteur peut être demandée par l’agent comptable. Cette procédure permet à l’administration de se faire payer en s’adressant à un tiers qui détient des sommes appartenant au débiteur (la banque, le plus souvent). Selon la nature des sommes (salaire, allocations...), celles-ci peuvent ou non être utilisées pour ce remboursement.

Pour que l’agent comptable puisse mettre en œuvre cette procédure, en cas de loyers impayés par exemple (convention d’occupation précaires), la date de naissance du débiteur doit être mentionnée sur les documents. Or sans pouvoir s’assurer de l’identité très précise d’une personne, en cas de poursuites, le comptable se trouvera démuni. Il est donc judicieux de connaître certains éléments concernant l’état civil de la personne (nom, date de naissance...) et de conserver par exemple une copie de la pièce d’identité de l’intéressé(e).

D/ Demande de mise en copie systématique de certains mail sur la boite int.

Les adjoints gestionnaires du réseau souhaiteraient que certains mails adressés, à juste titre, sur la boîte mail du chef d’établissement (ce.xxxxxxxx@ac-creteil.fr) soient mis en copie sur la boîte mail intendance (int.0xxxxxxx@ac-creteil.fr).

En effet, certaines enquêtes importantes (fonds sociaux, gratuité, logements...) ne sont pas toujours transférées sur les boîtes intendance, ce qui engendre des rappels et des retards parfois importants dans les réponses apportées.

II / Prévention des risques en EPLE

Cette partie reprendra les points suivants :

• la prévention des risques dans les laboratoires de sciences (rectorat circulaire 2018-009 du 1er février 2018),
• les contrôles obligatoires des installations de chauffage classées 2910A,
• protocole départemental de gestion de crise (rôle du gestionnaire).

M. NAVARRE, responsable opérationnel du Pôle Sécurité-Dispositif E.M.S., excusé de ne pas pouvoir participer à cette réunion, a proposé d’intervenir lors de notre prochaine réunion de réseau.

Il paraît important, et cela ressort des discussions entre collègues, de noter qu’il existe un réel besoin de formation (remise à niveau) en matière de sécurité. De plus l’accent est également mis sur les besoins en formation des agents territoriaux.

De façon général, il est bon de se poser la question du rôle que joue l’adjoint gestionnaire en matière de sécurité et de prévention des risques. Ce rôle peut s’avérer important lors de la gestion de situations de crise (blocus de lycéens, vidéos circulant sur internet, cas de tuberculose détecté en établissement...) : quels sont les bons réflexes à adopter ?

Monsieur CHEINEY, gestionnaire du lycée E. BRANLY de CRETEIL, rappelle les missions du gestionnaire décrites dans la circulaire 97-035 du 06 février 1997 reprise dans l’instruction codificatrice M9-6, cote 1.1.2.4.1 :

« La charge de la gestion matérielle confère à l’adjoint gestionnaire une responsabilité particulière en matière de sécurité, aux côtés du chef d’établissement et sous son autorité (...) »

« (...) En cas de danger, il doit informer le chef d’établissement, la collectivité de rattachement, et exécuter sans délai les diligences qui lui incombent et, le cas échéant, prendre toutes les mesures conservatoires, de nature à éviter la réalisation d’un danger imminent. »

Il rappelle aussi que tous les membres de la communauté éducative sont concernés (élèves compris dans une certaine mesure) lors de la survenance d’une situation de crise. En effet l’article 223-6 du code pénal prévoit que :

« sera puni des mêmes peines (75 000,00 € d’amende et 5 ans d’emprisonnement) quiconque s’abstient volontairement de porter à une personne en péril l’assistance que, sans risque pour lui ou pour les tiers, il pouvait lui prêter soit par son action personnelle, soit en provoquant un secours ».

Quels outils sont à notre disposition en matière de prévention des risques ?

A/ La cellule de crise

Monsieur CHEINEY a joint, par courriel, à l’invitation pour participer à cette réunion, le protocole départemental de gestion de crise rédigé par la DSDEN du Val-de-Marne. Même si ce document datant de 2013 n’est plus d’actualité, (il n’a pas trouvé la dernière version), Monsieur CHEINEY insiste sur la notion de cellule de crise, qui doit être conçue pour faire face à n’importe quel type de situations. L’un des rôles essentiels de cette cellule consiste à maîtriser la communication, interne et externe.
Isabelle Legrand, fondée de pouvoir au lycée L. BLUM, réplique que, dans le cadre de la préparation du PPMS, une cellule de crise doit être mise en place.

Comme ce fonctionnement est ciblé, et organisé en réponse à une obligation, à savoir la mise en œuvre du PPMS, le terme « cellule de crise » devrait plutôt mettre en avant le caractère organique et indivisible de cet organe, qui doit pouvoir s’activer quelque soit la situation de crise.

B/ Le document unique d’évaluation des risques (DUERP)

Étienne André, adjoint gestionnaire du lycée L. BLUM de CRETEIL, revient sur la notion de document unique d’évaluation des risques :

Le DUER constitue avant tout une démarche globale de prévention des risques par le recensement permanent de toutes les remarques sur la sécurité formulées par l’ensemble des personnes fréquentant l’établissement. Ces remarques mises à l’ordre du jour de la Commission d’hygiène et de sécurité (CHS), peuvent être abordées au sein de cette instance. Le service e-maintenance, offert à ses adhérents par AJI-gestion pour l’éducation (l’abonnement à la revue Intendance et la plateforme de publication des marchés), est une plateforme intéressante qui permet de signaler de nombreuses observations sur les bâtiments, dont une partie concernant la sécurité, permettra de constituer des fiches d’évaluation d’un risque devant être abordées en CHS.

Monsieur CHEINEY, gestionnaire du lycée E. BRANLY, sensibilise les collègues sur la nécessité de réunir la CHS instituée en même temps que les autres instances comme le Comité d’éducation à la santé et la citoyenneté, la commission permanente ou le conseil de discipline. Le DUERP et la CHS constituent deux outils permettant d’assurer le suivi des situations à risque.

C/ Quelques exemples de risques particuliers

Monsieur CHEINEY, propose que les collègues qui le souhaitent, s’expriment sur des questions particulières relatives à la sécurité.

• Habilitations électriques  : Amélie Belgacem, adjointe gestionnaire du collège S. VEIL de MANDRES-LES-ROSES, soulève le problème des habilitations électriques, lentes à obtenir pour l’ensemble des personnels. On remarque que les personnels du MEN n’ont aucune habilitation électrique. Les agents territoriaux des EPLE sont formés par leur employeur ; en revanche les gestionnaires ne l’étant pas, ils ne sont pas toujours en capacité de donner des consignes à leur ATTEE. Le problème de l’habilitation électrique se pose exactement de la même manière avec l’habilitation H.A.C.C.P. en restauration.
• En matière de sécurité incendie, il faut insister sur le caractère violent du feu. De nombreuses vidéos sont disponibles sur internet. Il est important de vérifier le classement au feu du matériel (M1). En effet, une commission de sécurité a émis une observation dans un des établissements dans lequel M. CHEINEY était gestionnaire sur des chaises non conformes installées au CDI (non classées M1) qui ressemblaient visuellement à celles conformes du réfectoire (classée M1).
• Risques particuliers du panneau de basket  : il faut impérativement que ces équipements soient périodiquement vérifiés par un organisme agréé. Il est indispensable de faire réaliser un essai en charge au moins tous les deux ans. Ils peuvent être fragilisés par une corrosion à l’intérieur de la potence, impossible à détecter visuellement (attention si de l’eau pluviale stagne au pied de l’installation).
• Risques particuliers du disconnecteur  : l’eau circulant dans les installations de chauffage est polluée par des substances toxiques émises par le réseau lui-même (présence de métaux oxydés voire de métaux lourds). A côté de cela, l’installation de chauffage dispose d’un mécanisme de remplissage automatique provenant du réseau sanitaire afin de garantir le niveau suffisant de fluide dans l’installation. Cet appareil, agit comme un clapet anti retour, évitant d’empoisonner le réseau d’eau sanitaire avec le fluide pollué circulant dans les radiateurs. Le contrôles du (ou des) disconnecteur (s) est obligatoire.
• Contrôles obligatoires des chaufferies classées sous la rubrique 2910A (cf. arrêté interministériel du 25/07/1997 modifié). [1] Les installations de combustion (chaudières) entre 2 et 20 mégawatts soumises à déclaration doivent faire l’objet de trois contrôles obligatoires périodiques :
  • Contrôle tous les 5 ans de l’installation par un organisme agrée.
  • Contrôle tous les 2 ans de la pollution atmosphérique rejetée.
  • Contrôle tous les 2 ans de l’efficacité énergétique.

Attention : certains prestataires répondent à la publication d’un marché pour la réalisation de ces contrôles mais certains de ces trois contrôles sont exclus de la prestation proposée !

La question est posée de savoir si certains adjoints gestionnaires de lycée sont raisonnablement satisfaits des prestations de la société C2D assurant l’entretien des installations de chauffage en lycée : tous sont mécontents.

• Sécurité des laboratoires : on déplore le départ du rectorat de M. BITBOL, qui ces dernières années a permis à de nombreux de nos établissements de progresser sensiblement, notamment, dans ce domaine. M CHEINEY rappelle que le laboratoire de la préfecture de police de Paris peut enlever certains produits chimiques pour un coût raisonnable. Le lycée Berthelot de Saint-Maur organise un groupement de marchés publics pour l’enlèvement des produits de laboratoire. [2]

L’établissement doit aussi posséder dans des classeurs présents à l’infirmerie, au laboratoire, voire à l’intendance, les fiches de données de sécurité (FDS) des substances chimiques utilisées. Une version dématérialisée est envisageable, à condition qu’elle soit accessible en cas de nécessité. Pour les produits d’entretien, il convient aussi de joindre les fiches d’utilisation avec les FDS.

Après un tour de table sur ce sujet, il apparaît que la majeure partie des laboratoires de sciences est équipé de matériels suffisants (sorbonnes, armoires ventilées...).
M. CHEINEY évoque aussi le problème des sources radioactives (compteur de radioactivité alpha béta appelé CRAB par exemple) qui normalement devraient avoir disparu des EPLE (contacter le service IHS du rectorat en cas de présence de ces sources dans l’établissement).

De façon générale, Étienne André insiste sur le rôle d’éducateur du gestionnaire, personne ressource, sur lequel repose de fait la fonction d’éducation à la sécurité incombant à l’EPLE. M. CHEINEY décrit le travail de fond à fournir, dans la durée, pour sensibiliser chacun des personnels à une culture du risque.

III / Informations et questions diverses

A/ Sécurité par les cartes de lycéen infalsifiables

Étienne André rappelle qu’il a produit avec OpenAcadémie le logiciel TrombinoSCO, qui permet de gérer avec très peu de travail les cartes de lycéen ou les cartes de demi-pension. Les impressions des imprimantes à badges à transfert thermique sont à peu près impossibles à falsifier. L’achat d’une imprimante représente un investissement, qui est souvent amorti en deux à trois ans en comparaison des frais de pré-impression des cartes autrefois remplies à la main.

B/ Les régies de recettes et d’avances

Madame Bouhadiba, adjointe gestionnaire au collège LAPLACE de CRETEIL, demande s’il est obligatoire de nommer un régisseur suppléant. Cette nomination n’étant pas obligatoire, lorsque le régisseur est défaillant, l’agent comptable devra, notamment, assurer à l’agence comptable les encaissements en l’absence de suppléant. Le régisseur suppléant peut agir à la place du régisseur principal empêché, ou assurer le travail au quotidien sous sa responsabilité (les références réglementaires peuvent être consultées sur les visas des arrêtés de constitution de régie produits par GFC).

Bien que les documents pour des raisons pratiques soient édités dans le module comptabilité générale de GFC, Étienne André rappelle que la création d’une régie est une décision de l’ordonnateur qui nomme un régisseur, au titre de son autorité sur les personnels. Le comptable pourra refuser son agrément pour un régisseur lorsqu’il doute sur la qualité de ce dernier. Pour les voyages, MobiliSCO permet de produire les documents nécessaires à la création de régies temporaires.

Étienne André rappelle que la régie n’est pas le seul moyen de confier le maniement des deniers publics par le comptable, il existe en dépense aussi bien qu’en recette, des procédures allégées :

Il est important de comprendre qu’une régie d’avance et recettes ne constitue qu’une seule et même caisse. Mais le régisseur ne doit en aucun cas dépenser au-delà de sa régie d’avance, quel que puisse être le montant de ses recettes.

L’avance pour menues dépenses (compte 548, cf. IC M9-6 cote 3.2.8.5.4), peut être instituée pour un montant maximum de 300,00 €, même si elle est habituellement utilisée pour des montants bien plus modestes (ex : les laboratoires).

Le mandat du comptable, s’il est dument formalisé, permet à une personne de manier des deniers publics, pour une durée limitée et un objet précis. Concrètement il s’agit d’habiliter un enseignant organisant un voyage à collecter des chèques. S’agissant des versements en espèces, le paiement auprès du régisseur demeure indispensable (tenue du quittancier).

La réunion s’est terminée à 17h00.

Prochaine réunion

Notre prochaine réunion se tiendra le jeudi 20 juin à 14h00, au lycée Léon BLUM à CRETEIL.