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Commande sur l’Internet et paiement de menues dépenses par CB

lundi 20 janvier 2020, par Nicolas AF

Cet article propose une procédure directement inspirée de l’excellent article de Septentrion sur ce site et du non moins brillant papier de Bernard Blanc dans le n°163 de la revue Intendance.

Il ne s’agit donc pas de traiter du sujet un peu complexe des dépenses avant ordonnancement et avant service fait sur internet réglées par CB, sujet fort bien traité dans les articles mentionnés ci-dessus, mais de proposer une procédure pour les commandes inférieures à 230 € HT qui peuvent déroger au principe du mémoire ou facture obligatoire en pièce justificative du mandat.

Achat de fournitures sur l’Internet pour un montant inférieur à 230 € avec paiement par carte bancaire

Document à remplir et à joindre au bon de commande

Références :

Résumé :

  • envoi du bon de commande, de la copie d’écran et de document ci-dessous par l’adjoint gestionnaire à l’agence comptable
  • rappel du panier, paiement en CB et écritures de DAO à l’agence comptable
  • transfert des DAO à l’établissement pour mandatement avec la facture

IMPORTANT :

  • Faire valider le site préalablement par l’agent comptable
  • Afin d’engager la somme exacte, poursuivre la commande jusqu’au paiement (on peut découvrir des frais annexes en toute fin de procédure...)
  • Le mandatement se fait dès réception du fichier de transfert des dépenses avant ordonnancement

ÉTABLISSEMENT :

FOURNISSEUR :

SITE INTERNET :

IDENTIFIANTS DU COMPTE POUR RAPPELER LA COMMANDE OU LE PANIER :
- login :
- mot de passe :

Je soussigné.e, Mme/M. …………………………………………………………………, principale.e, proviseur.e du collège/lycée ………………………………………...……… de …………………..………………………………………… demande à ce que la commande référencée par le bon n° ……………………………….. ci-joint et d’un montant TTC de ………………………………………………….. euros, fasse l’objet d’un paiement par carte bancaire débité sur le compte de l’établissement.

Je connais les risques inhérents aux livraisons de matériels commandés sur internet.
Cette commande fera l’objet d’un mandatement avec la facture, ou les éléments de liquidation dès la réception du fichier transmis par l’agence comptable.

Fait à ………………………………………..……. le ………………………………….

Signature et tampon de l’ordonnateur

Déroulement de la procédure pour une commande de fournitures sur l’Internet d’un montant inférieur à 230,00 €

DANS L’ÉTABLISSEMENT

  1. Créer un compte et saisir la commande sur un site validé par l’agent comptable
  2. Enregistrer la commande (ou le panier)
  3. Dérouler les écrans jusqu’au paiement et éditer le projet de commande (en PDF ou copie d’écran)
  4. Remplir sur document "achat de matériel sur l’Internet inférieur à 230,00 €, et le faire signer par l’ordonnateur
  5. Envoyer le bon de commande par courriel avec la copie d’acran, et le document d’achat de matériel
  6. Une fois la commande payée par l’agent comptable, récupérer la facture
  7. A réception du fichier des DAO transmis par l’agent comptable, mandater rapidement

A L’AGENCE COMPTABLE

  1. En comptabilité générale : effectuer le paiement, et conserver l’attestation de paiement pour justifier le débit du compte DFT
  2. Sur les sites qui enregistrent la CB, supprimer cette rémanence dès le règlement effectué [2]
  3. Passer l’écriture correspondante en comptabilité générale
  4. Informer l’établissement pour qu’il récupère sa facture
  5. A l’apparition de l’opération sur le compte DFT, saisir le D5159/C5151 qui solde l’opération
Formulaire de cadrage commandes Internet inférieures à 230 €
Au format MS (r) Word (r)

[1Arrêté du 22 décembre 2017 fixant la liste des dépenses des établissements publics locaux d’enseignement, des établissements publics locaux d’enseignement et de formation professionnelle agricoles, des établissements publics locaux d’enseignement maritime et aquacole et des centres de ressources, d’expertise et de performance sportive dont le paiement peut intervenir avant service fait

[2N. d’IZ : il peut être utile de payer depuis une session de "navigation privée" pour moins risquer de laisser des traces dans la machine ; si vous avez une bécane sous Linux quelque part, elle est presque certainement moins susceptible de problèmes que n’importe quel PC sous Windows.

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