Dématérialisez votre machine à affranchir !

Les circonstances de l’espèce

Contexte : l’hébergement de services mutualisateurs nous contraint à envoyer plusieurs milliers de bulletins de salaire par mois en plus des bulletins trimestriels et du courrier quotidien d’un gros lycée.

Le renouvellement du contrat de la machine à affranchir a coïncidé avec une politique de recherche de rationalisations, d’économies et de gains en temps de travail qui nous a conduit à chercher des solutions alternatives à la préparation et à l’envoi des plis par nos soins.

La démarche d’achat public pour une prestation intégrée

La publication d’une consultation pour la recherche d’un prestataire de sous-traitance de l’envoi des courriers papiers par l’intermédiaire de l’AJI s’est révélée extrêmement fructueuse.

Cinq sociétés nous ont fait une offre, qui proposaient des tarifs très proches les uns des autres. Nous avons retenu celle qui avait répondu le plus précisément et le plus complètement à la consultation.

Performance économique

Aujourd’hui, le courrier sous pli, affranchi nous coûte 0,77 €, dès le premier envoi. Il est effectivement possible de faire moins cher, en faisant soi-même la mise sous pli et en recourant à un contrat d’envoi en nombre passé avec la Poste.

Mais si l’on tient compte des économies indirectes, on s’en approche dangereusement. L’économie d’une semaine de temps de travail par mois sur un ETP, les collègues dont le service est sous-doté ont apprécié. Plus de déplacements vers le bureau de poste pour les ATTEE non plus, ça dégage de la qualité d’accueil à la loge. Au financier pur, les économies sont :

• papier
• impressions (un copieur suffit dans le service là où deux étaient nécessaires)
• enveloppes
• plieuse ou machine à mettre sous pli
• location de la machine à affranchir
• consommables de la machine à affranchir
• essence et usure du véhicule de service pour les déplacements à la Poste

Bref, une bonne opération.

Limites

Mon lycée a toutefois conservé, concrètement, une machine à affranchir, compte tenu de sa taille et de la diversité de ses activités. mais on a pu prendre un tout petit modèle, avec un MAPA on a obtenu un très petit tarif.

Pour passer à la dématérialisation complète, si un collège veut s’y essayer, c’est jouable mais il faudra probablement revenir "à l’ancienne" avec un peu de timbres au coffre, pour quelques envois qui sortent de la trace. Ou alors en contractualisant entre EPLE pour mutualiser la machine ?