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Marché copieurs : un exemple de cahier des charges à publier

vendredi 18 juin 2021, par L’intendant zonard, Miami

L’objet de cet article est de vous donner la possibilité de reprendre le travail de notre collègue Miami de rédaction d’un cahier des charges bien complet pour l’achat de tout un parc de copieurs. Merci pour ce précieux partage !

Rappels d’usage sur les marchés

Publier un marché pour des achats supérieurs aux seuils réglementaires est une impérieuse obligation. Publier un marché même quand on n’atteint pas les seuls est le devoir sacré du gestionnaire ! Sauf vraiment quand il n’y a pas d’enjeu, et qu’il n’y a pas de doute sur les tarifs ou la qualité de la prestation. Et encore. Qui aurait le culot de soutenir qu’en EPLE l’achat d’un copieur ne relève pas de l’enjeu primal ?

Publier un marché... ou cochonner un peu le travail, à la rigueur ?

L’excellente plateforme "profil acheteur" de l’AJI vous permet, en prime-cadeau gratuit en plus de l’abonnement à la meilleure revue professionnelle du monde de l’intendance, de publier un marché ou une simple demande de devis.

Pour rappel, un marché c’est l’acheteur public qui rédige le contrat ; quand il fait une demande de devis, l’EPLE se contentera de signer le moins mauvais contrat que les prestataires ayant répondu lui auront proposé. Pour un achat aussi complexe qu’un copieur et sa maintenance pendant plusieurs années, adhérer sans lire les petits caractères, mhhh, c’est idiot vous ne trouvez pas ? Voilà pourquoi ce que l’on vous offre ici devait être publié.

Ce cahier des charges est-il parfait ?

On va vous aider : probablement pas. Mais il commence à ressembler à quelque chose. Si vous avez des améliorations à proposer, utilisez la fonction de commentaires ci-dessous, l’IZ intégrera cela dans une version renforcée.

Un exemple de cahier des charges marché copieurs
Par Miami ; document au format LibreOffice

Même avec ce cahier des charges, je craque, c’est vraiment du boulot ce truc

Pas de problème, commandez à l’UGAP. Ou bien au groupement d’achat organisé par votre CT, mais attention c’est pas forcément génial, j’ai vu de tels marchés donner des résultats franchement médiocres.

Discussion sur certains points tels que développés dans ce marché

  • la location : jamais on ne le redira assez, la location n’a aucun sens pour un EPLE. Elle génère des coûts financiers supplémentaires toutes choses égales par ailleurs, et ne peut avoir qu’une seule justification : l’absence d’un fonds de roulement suffisant pour acheter les machines. Mais même quand votre fdr est à marée basse, ne prétendez pas que vous ne pouvez même pas acheter un copieur pour l’administration, je ne vous croirai pas !
  • coupler l’achat (ou la location) des machines et leur entretien : cela n’est jamais obligatoire. Mais c’est quand même assez raisonnable. En fin du contrat initial en revanche, si vous êtes propriétaire de machines encore en état correct, refaites un marché pour trouver un prestataire qui vous en assurera la maintenance.
  • maintenance préventive : c’est un truc essentiel que l’on peut décider de faire sauter : c’est le cas à l’UGAP. Eh oui, quand on est à l’UGAP on n’a qu’une maintenance en cas de panne, et donc il faut que la machine soit immobilisée pour que le prestataire consente à changer ces rouleaux tout lisses après un million et demi de copies, quand le fabricant indique clairement qu’il faut les changer à 600 k copies. N’allez surtout pas imaginer que le zonard fait ex-eu-près de déclencher une panne au bon moment pour obtenir des changements de pièces, petits sagouins...
  • un A3 = deux A4 : laissez tomber cette "bonne affaire" consistant à demander une facturation d’un A3 pour un passage machine et donc au même prix que le A4. Considérant le pourcentage de tirages faits sur grand format, vous n’économiserez pas 100 € en cinq ans. Et le prestataire trouvera un moyen de se refaire. Si vous aimez gratter sur le prix, achetez au lieu de louer, vous aurez fait pratiquement tout le boulot !
  • module d’agrafage : évitez toujours, quand c’est possible, ces engins qui alourdissent votre facture à l’achat, et surtout sont à l’origine de plus de la moitié des pannes alors qu’ils ne servent que pour une minuscule minorité des tirages ! On a toujours plusieurs machines dans un EPLE, alors assurez-vous d’en avoir une équipée de la sorte, et les autres, elles seront chargées d’être fiables.

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