Afficher simplement et proprement les actes administratifs

Dans Dém’Act : les actes affichables

Je passe sur tout ce qui précède dans Dém’Act et je considère que ça y est, vos actes sont parvenus en bout de chaîne et sont devenus des "actes affichables". On a un problème avec Dém’Act (si c’était le seul...) : dans son menu l’application nous développe de manière très bavarde tous les actes en cours de travail, mais il ne dit plus rien une fois que c’est "affichable". On ne sait pas combien d’actes sont concernés, contrairement à toutes les étapes.

Bref, on ne s’en inquiète plus, on ne va pas valider les trucs qui s’y trouvent (et encore moins s’embêter à les mettre sur un panneau d’affichage). Tout ça alors que cette étape, même si c’est la dernière, est nécessaire !

Découvrons ces "affichables"... et traitons-les !

Si vous êtes dans l’un de ces nombreux établissements où le travail n’a jamais été fait, baôn, disons qu’on ne va pas faire dans la dentelle. Vous pourrez utiliser la case à cocher dans le bandeau supérieur pour sélectionner tout ce qui est à l’écran, puis directement le bouton "afficher les actes sélectionnés". Un collègue me disait récemment qu’il avait été obligé de mettre à jour... 4000 actes de cette manière ! Par pages de quinze, il a passé un peu plus qu’un sale quart d’heure.

Danger du bouton "Imprimer et afficher"

Pendant que vous purgez les vieux machins qui n’ont plus d’intérêt opérationnel, vous voudrez peut-être tester le bouton "Imprimer et afficher les actes sélectionnés". C’est très sympa, parce que quand vous cochez un acte et que vous l’utilisez, ça lance le téléchargement du PDF de l’acte, que vous pourrez imprimer pour ce qui suivra, et dans le même temps ça valide l’acte et il disparaît de la liste.

Mais si vous cochez plusieurs cases, en tout cas c’est ce qui arrive chez moi, ça ne vous sortira le PDF que d’un seul des actes sélectionnés ! Et ça validera tous les autres. Que vous aurez bien du mal à retourner chercher pour concrètement imprimer ce qu’il faudrait afficher. Grrrr !

On arrive aux actes intéressants/importants/récents

Compte tenu de ce qui précède, vous avez compris la séquence :

1. cochez un acte et un seul
2. cliquez sur "imprimer et afficher"
3. votre PDF arrive à l’écran (comment et sur quel logiciel ? Ce comportement doit être réglé à votre convenance)
4. enregistrez-le au bon endroit pour archivage/réutilisation
5. je conserve le nom du fichier qui est utile : année scolaire, numéro d’acte et numéro d’établissement. Mais je précise derrière le descriptif : voyage Montluçon, budget 2025, etc. Cela donne 2024-2025_48_COP_Dugenou.PDF, rangé dans le dossier à côté de la convention et de la pièce d’identité de l’occupant.
6. imprimez-le pour de vrai en vue de l’affichage. Je le fais en noir et blanc, parce que dix fois plus cher pour juste avoir Dém’act en bleu avec l’accent et l’apostrophe en violet, c’est trop cher pour le contribuable.
7. et passez à l’acte suivant

Mais j’ai pas de panneau d’affichage géant pour ça, moi !

Aucun EPLE n’a ça ! Mais j’ai un truc tout bête : faites une jolie affiche A4 avec le logo de l’établissement, et un titre écrit très gros Actes administratifs adoptés lors de la séance du vendredi 13 décembre 2024

Puis faites un petit paquet avec tous vos actes de cette séance-là, mettez l’affiche au-dessus du tas, et punaisez le tout directement sur un panneau d’affichage dans le couloir de l’administration du bahut. avec une seule punaise en haut au centre (mon truc ne marche pas bien s’il y a trop de courants d’air). Et ça y est ! Celui qui veut consulter ça n’a qu’à soulever les pages ainsi assemblées, il pourra lire ce qui l’intéresse. Votre affichage est propre, conforme, accessible, ne bouffe pas toute la place, et n’est pas compliqué à mettre à jour : gardez les trois dernières séances, et jetez la plus ancienne quand il s’en ajoute une.