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La toolbox Op@le : automatisez la lecture des comptes
mercredi 29 janvier 2025, par
Des outils qui vous indiquent les rapprochements ou compensations à faire, créer une liste de dépenses pour justifier les titres de recettes, ou encore traiter en masse les fichiers logs, génial non ?
Les utilisateurs d’Op@le, qu’ils pleurent ou non la disparition de GFC, sont tous obligés d’admettre que l’outil n’a pas encore atteint son plus parfait aboutissement. À défaut d’obtenir certaines évolutions, des collègues s’investissent et diffusent des outils précieux. Parmi ces collègues, l’un d’entre eux vient de l’académie de Bordeaux et programme des outils périphériques franchement aidants qu’il convient de ranger bien au chaud sur son ordinateur.
Sans les outils et autres tutoriels produits par certains collègues, plus d’un ou d’une d’entre nous seraient dans une sacré panade. Entre la multitude de fiches de procédures à assimiler, les imperfections du progiciel il y a de quoi s’y perdre.
Toutes les conditions sont réunies pour mettre un sacré bazar dans la comptabilité d’un établissement, si celle-ci n’est pas tenue avec la plus grande rigueur. Enfin, c’était également vrai du temps de GFC.
Pour les moins rigoureux, les fainéants ou simplement les astucieux, il existe une première panoplie d’outils développées par un collègue de l’académie de Bordeaux. Il publie ses outils sur sa foire aux questions. Comble de la perfection, ce collègue s’évertue de proposer des outils respectueux du RGPD, n’en jetez plus !
La toolbox
Comme vous le savez, Op@le fonctionne selon le principe de la comptabilité de tiers. Il convient donc, lorsque le process n’est pas automatisé, de minutieusement rapprocher, à la main, les sommes au débit et au crédit d’un même tiers. Devant une liste imposante de tiers, un comptable peut facilement en oublier. La tâche est encore plus ardue lorsque les débits et les crédits ne se trouvent pas sur le même compte.
Or il est possible, grâce un export provenant d’YGPIE1, d’utiliser le script développé par notre collègue. Il vous aidera par exemple à rapprocher des écritures par tiers notamment lorsqu’il existe des débits et des crédits sur un même compte, le 411200 par exemple. Mais cela marche aussi lorsque que les débits et les crédits ne sont pas sur le même compte, les comptes de subventions notamment.
Autres fonctionnalités intéressantes pour remplacer notre bonne vielle liste des mandats qui justifiait nos ordres de recettes sous GFC : à partir d’un export de CLCA, il est possible de générer un tableau des dépenses par CGR.
Tous les détails et la notice d’utilisation de cette toolbox se trouvent ici : https://blogacabdx.ac-bordeaux.fr/opalefaq/2025/01/05/boite-a-outils-ople/
Utilitaire YCRINT
C’est le petit dernier de la famille. Cet utilitaire a été conçu autour de la réflexion de plusieurs collègues de l’académie de Bordeaux, et avec l’aide de l’intelligence artificielle. Il permet de traiter en masse des fichiers log concernant les anomalies de la base élève que l’on retrouve dans YCRINT [1]. Le principe est simple : on importe ses fichiers, et l’outil isole les tiers en WARN et ERROR dans un fichier dédié. Outre la meilleure lisibilité que cela offre, les collègues en retard dans le traitement des fichiers log y verront une grande aide.
Pour plus de détails c’est cette fois ici : https://blogacabdx.ac-bordeaux.fr/opalefaq/2025/01/28/outil-de-gestion-des-tags-error-et-warn-dans-les-logs-ycrint/
Pour les curieux : la techno derrière
Description par le lapin énervé de ce qu’il a compris : le fichier que vous téléchargez dans la FAQ est tout petit : 40ko. C’est cent fois plus petit qu’une application d’OpenAcadémie ! C’est du JavaScript, dans un framework adapté au maniement de fichiers MS Excel. Ce code est inclus dans un tout petit fichier HTML, donc caractéristique des sites web, et il appelle les fonctions qui se trouvent sur le serveur. Les données restent chez vous (enfin s’il y a une fonction qui les récupère en douce, c’était caché dans le code que j’ai parcouru !). Les fichiers xlsx qui sont produits s’ouvrent parfaitement avec LibreOffice, sans aucune incompatibilité. Du beau boulot !
Voir en ligne : La FAQ Op@le de Bordeaux
[1] Quand vous recevez un courriel intitulé [OPALE][SIECLE BEE] Erreur pour l’établissement : P09999