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Certificats d’exercice : les bons réflexes

mercredi 14 février 2007, par L’intendant zonard

Un courrier, un coup de fil arrive, vous demandant de rédiger un certificat d’exercice pour Untel, surveillant d’octobre à décembre 1994, ou encore maître auxiliaire de maths de septembre 1977 à avril 1980.

La tuile. C’est en général la goutte d’eau qui fait déborder le boulot à faire dans le service. Voici quelques pistes pour que ça se passe le plus vite et le moins désagréablement possible :

  1. Demandez toujours le numéro de téléphone de l’intéressé pour le recontacter en cas de complications.
  2. Faites-vous dans la foulée confirmer son adresse actuelle, on a vite fait de mélanger avec les adresses successives présentes dans un dossier de vingt ans d’âge.
  3. Pour les personnes du Beau Sexe, demandez toujours avec application leur nom de naissance et les différents noms d’épouse. Dans tous les cas, assurez-vous qu’il n’y a pas de blague du côté des prénoms non plus, ça arrive.
  4. Dites carrément à l’intéressé.e que s’il.elle vous envoie la collection complète des photocopies de ses bulletins de salaire, ça ira nettement plus vite. A moins d’avoir de très bonnes archives très bien classées et facilement accessibles, c’est une évidence. Naturellement, il y a un petit risque qu’on vous soumette des faux, mais je l’estime suffisamment bas.
  5. Remplissez la partie comptable en séparant bien les différentes années civiles !
  6. Mettez en francs les sommes antérieures à 2002, en Euros après. Ne pratiquez vous-même aucune conversion, ni n’utilisez les équivalents Euros présents sur la plupart des bulletins de salaire dès la fin des années 90
  7. Dans la partie comptable, les assiettes de la zone régime général et de la zone Ircantec sont identiques à l’exception du Supplément Familial de Traitement, que l’Ircantec ne compte pas.
  8. Conservez toujours une copie des certificats que vous produisez, ne serait-ce que parce que régulièrement on se fait renvoyer sa copie et qu’il faut tout refaire...
  9. Recopiez sur votre répertoire téléphonique vos numéros de compte à l’Ircantec, URSSAF, SIRET, APE et toutes ces sortes de cochonneries qu’on cherche toujours dans ces cas-là.

Tout ça pour vous aider à prendre une bonne résolution : débarrassez-vous vite de ces trucs-là, faites les vite et bien, qu’on n’en parle plus.

Messages

  • bonjour,

    nouvellement nommée au bureau des certificats d’exercice (pour aider une collègue qui ne m’explique rien du tout), ....... Je Nage......, le mot n’est pas trop fort

    J’aurais besoin que d’explications quant àla façon de remplir le formulaire :
    - Partie administrative, faut-il distinguer les années scolaires, ou peut-on traiter une période sur une même ligne (quand il n’y a aucune coupure, ni changement....) ; dans ce cas quid des indemnités de vacances ?

    - Partie comptable, quelles sont les rubriques du bulletin de paye que l’on doit retenir pour faire les calculs.

    Merci

    • En général, on préfère les années civiles, car c’est l’unité de contrôle normale en comptabilité. J’ai toujours rempli des certificats d’exercice en mettant une ligne pour septembre-décembre, puis après janvier-aoà»t, pour quelqu’un qui n’aurait fait qu’une année scolaire. A priori, je n’ai jamais eu àmettre de choses au sujet de "l’indemnité de vacances".

      Je ne suis pas un spécialiste non plus ! Un truc : ne restez jamais seule face àune difficulté technique. Si vous ne savez pas comment faire, appelez carrément le service identique au vôtre dans un autre rectorat, pour vous faire expliquer. Par exemple cherchez dans cette académie qui a pour slogan "Réussite, équité, solidarité" http://www.ac-creteil.fr/academie-annuairerectorat.html

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