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Tracabilité des documents : la référence de pied de page automatique

samedi 15 décembre 2007, par L’intendant zonard

Traçabilité, un gros néologisme bien laid et très à la mode, surtout chez qui parle qualité. Je vous le balance donc sans précautions, pour suggérer une manip de presque rien du tout permettant d’avoir une bonne traçabilité de tout document sortant du service d’intendance.

Il n’y a pas plus simple à faire, et c’est un des petits trucs simples qui sont systématiquement mis en place lors d’une certification de qualité. Et que vous pouvez donc vous appliquer, parce que la qualité c’est facile et rentable à très court terme.

En fait, dans le cadre de la charte graphique de l’établissement, vous avez déjà mis en place des modèles de document, adaptés aux situations courantes, utilisés avec OpenOffice.org (ou MS office (r) si vous y tenez vraiment mais c’est gâcher l’argent public et prendre des risques).

Juste une chose doit être ajoutée : un pied de page, avec des champs automatiques.

Insertion d’un pied de page dans le traitement de texte OpenOffice.org

Les champs logiquement utiles seront :

- la date : prendre date "fixe", elle ne se mettra pas à jour chaque fois que le document sera ouvert
- l’auteur : vérifier au passage dans les options d’OOo que le nom et les initiales de l’utilisateur de la machine soient correctement renseignés
- le chemin : en fait l’emplacement du fichier et son nom, après enregistrement du travail. Dans l’illustration ci-dessous, on trouve cette fonction parmi les "autres".

Différentes infos automatiques qu’on peut obtenir dans OpenOffice.org (ici en version 2.1 pour Linux)

Ainsi toute recherche d’un document à partir du papier sera rendue instantanée par l’inscription de l’emplacement précis de son enregistrement. Imaginez le bonheur de votre successeur, deux ans après votre départ, de trouver en un clic le ficher de la convention machin qu’il doit mettre à jour !

Je vous suggère que ceci soit tout de même discret : faites-le dans un corps 10 maximum, et pour ma part je demande que cette mention ne soit pas inscrite en noir, mais en gris 60 %. Ca reste très lisible mais ça n’accroche pas l’oeil.

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