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Pour le bon classement des documents comptables : des reliures

samedi 15 décembre 2007, par L’intendant zonard

On manipule chaque jour des dizaines de pages de documents, dont la plupart devront être classés, voire archivés à long terme.

Je vous donne ici la proposition zonienne pour un classement propre, rapide, économique et élégant de cette fichue paperasse.

Dans un précédent article, j’indiquais l’intérêt d’avoir sous la main à l’intendance une perforelieuse. En fait je reçois régulièrement des félicitations (aux remises de service, ou lors de visites de collègues) sur la qualité de présentation de mes documents comptables.

A l’aide d’une reliure à anneaux dont l’encombrement est minimal et le coût négligeable (seul l’investissement dans la machine est conséquent, et encore), vous pourrez classer et archiver à peu près tout. C’est un élément essentiel de ma démarche de classement, donc de la qualité de mon travail quotidien.

Ce que je fais :

- les relevés du Trésor sont classés ainsi, avec les bordereaux de chèques et disquettes, les reçus de versement en numéraire à la TG et autres documents de ce type
- le registre de caisse automatique
- Le journal général et les fiches de comptes
- le budget, le compte financier, les remises de service
- les fiches quotidiennes d’encaissement
- les PV de CA et les actes, documents distribués, etc.
- les feuilles du pointage manuel du passage des élèves à la DP (j’en suis encore là...)
- les documents de l’ami GTI

Il n’y a guère que les dossiers administratifs du personnel que je continue à ranger sans reliure à anneaux.

Naturellement, un titre fait au propre avec une machine à étiqueter, collé sur la tranche, est la touche finale. En jouant sur la couleur des reliures, on peut aussi trier ou bien les divers établissements de l’agence comptable, ou bien les exercices, ou bien les types de documents. Et bien évidemment, je fais systématiquement une belle page de titre avec le logo de l’établissement, selon la charte graphique que je m’applique.

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