IG euros/IG Windows, logiciel d’inventaire

C’était le cas d’un collègue débutant, qui a lancé un appel au secours. Je suis allé voir et j’ai trouvé un outil pas parfait mais pas si difficile que cela à maîtriser.

Ceci ne sera pas un mode d’emploi : je n’ai que quelques remarques à donner sur IG, pour le reste un peu de bon sens et une formation standard aux questions d’inventaire suffira pour s’en sortir. Je m’en tiens à l’usage minimal du gestionnaire qui doit rentrer ses immos de l’année et présenter l’état des dépréciations ; pour faire des sorties et aller plus loin, celui qui s’y frottera aura le poil dur.

La création d’une fiche

Dans le menu, demandez la consultation des fiches de biens. Le bouton créer en bas au milieu vous permettra de démarrer le travail.

Pour créer une fiche, vous devez d’abord lui attribuer un numéro  : indiquez le code à deux lettres, une majuscule et une minuscule, correspondant à la nomenclature officielle. En cliquant sur le cartouche, vous verrez apparaître la liste, faites-y votre marché. Ensuite, donnez le numéro, toujours en cliquant, vous verrez apparaître tous ceux qui sont déjà attribués, vous pourrez alors mettre le suivant. Enfin, la lettre V comme inVentaire (ou très éventuellement la lettre R comme Répertoire et dans gRos maso)

IG n’est pas très pénible et ne bloque pas quand vous ne lui donnez pas toutes les infos, c’est plutôt agréable. On peut assez facilement retoucher a posteriori une saisie incomplète, c’est encore mieux. Soyez attentif à bien mettre la date d’entrée du bien dans l’établissement (habituellement on met la date de la facture).

Le comportement des cartouches pour le montant des objets est un peu curieux : mettez le prix TTC de la facture payée, ensuite à droite dites le nombre d’objets acheté, et cliquez une fois sur le prix unitaire HT  : il calculera automatiquement le prix unitaire.

Il faut nécessairement mettre le compte d’imputation en classe 2, et normalement votre prédécesseur (ou le développeur du logiciel ?) aura programmé le compte de dépréciations correspondant, qui s’affichera aussitôt. Indiquez aussi le numéro du mandat de l’exercice concerné.

Saisir le financement et l’affectation

Et puis il faudrait saisir la source du financement, mais ça ne marche pas ! A ce stade, c’est bizarre, mais c’est comme ça : vous devez enregistrer la fiche. Ce n’est qu’après que vous pourrez cliquer sur le bouton pour saisir le financement puis l’affectation du bien. Il faut cliquer sur ces boutons dans le mode d’affichage des fiches d’inventaire, mais pas en demandant à modifier la fiche !

Après un clic sur le bouton du financement, il y a une fenêtre qui donne la liste des financements. Initialement il y en a un qui n’est pas rempli. Vous pourrez, dans la plupart des cas, vous contenter de saisir le compte de classe 1 idoine, le reste devrait suivre sans autre difficulté. Mais au besoin, retouchez le montant et ensuite créez une seconde ligne, en cas de co-financement.

L’affectation du bien est simple aussi, indiquez le responsable du bien (en général le chef de travaux ou un autre prof), et surtout reportez bien la date d’entrée du bien dans l’établissement. Si plus tard le bien change d’affectation, je suppose que vous pourrez créer une nouvelle ligne avec changement d’affectation à compter du tant.

attention, pour la modification d’une fiche, il y a un truc aberrant : le bouton supprimer se trouve placé exactement au même endroit que le bouton enregistrer dans l’écran d’avant. Au lieu de remédier à cette stupidité d’ergonomie, le développeur du logiciel a préféré faire apparaître une fenêtre d’alerte pour demander confirmation de la suppression. Donc lisez bien ce qu’on vous dit avant de confirmer !

Editer l’état des dépréciations

Il est aisément trouvable dans les menus, et est construit en quelques instants par le logiciel. Pensez à avoir saisi les immos de l’exercice, même si elles ne déclenchent pas immédiatement de dépréciations, car le tableau reporte les achats de l’année, et ça ferait désordre que la pièce annexée au cofi indique zéro si vous avez investi cette année-là .

Impression : sans histoire

J’ai testé l’impression de l’état des dépréciations sans prendre la moindre précaution, et c’est sorti de suite et sans histoire sur la HP laser toute récente branchée sur la machine. Il se peut toutefois que ça ne marche bien que si vous avez une imprimante qui sait interpréter le langage PCL5 ou PCL6, mais maintenant c’est quasiment standard.

Comment sauvegarder ?

Vraiment pas compliqué : vous trouverez dans la racine un seul répertoire qui contient tout : C :\IGW. Il suffit de compresser ce répertoire sous le nom sauvegarde_inventaire_IG_2011-janvier.zip, par exemple, et de dupliquer cette sauvegarde autant qu’il vous plaira, sur différents supports.

Pour la restauration, il suffit de décompresser cette archive où bon vous semblera, et de lancer le fichier IGW.EXE pour que le logiciel tourne à nouveau ; en tout cas ça marche à la perfection avec winXP, il faudrait tester avec des versions plus récentes mais je ne suis pas pessimiste. Pensez à créer un petit raccourci vers ce fichier sur votre bureau ou dans le menu système pour le retrouver d’un seul clic.

Peut-on travailler en réseau ?

La rusticité du logiciel évoquée plus haut fait que c’est envisageable : si vous voulez mettre le répertoire IGW sur un répertoire partagé en réseau, sur un serveur notamment, il suffit d’appeler le fichier IGW.EXE et ça devrait marcher (je n’ai tout de même pas testé). Évidemment, ce n’est pas une véritable application réseau, et il ne faudra surtout pas essayer de travailler à plusieurs personnes à la fois sur la base !

Mais a-t-on vraiment besoin de faire tourner en réseau une application sur laquelle on a tout au plus trois heures de travail de saisie par an ?