Réunion des gestionnaires Rives de Marne ouest du 6 juillet 2015

1- Présentation de l’application Dém’Act, par Madame AKKARI - DACSES rectorat de Créteil

Rappels de Mme AKKARI :

• L’adoption de l’ordre du jour et du PV ne sont pas des actes créateurs de droit, et ne doivent donc pas être transmis. On peut toutefois les enregistrer sur le site.
• De même, le CA ne peut pas voter l’octroi des logements par NAS, il se prononce là -dessus, c’est tout (note d’Antonia : je n’ai pas tout à fait compris pourquoi on le vote alors !)
• Les voyages : ce sont des actes de fonctionnement et non pas financiers, mais le DACSES y jettera quand même un coup d’œil. Le rectorat a développé un acte pour les voyages qu’il faut utiliser, sinon celui de MOBILISCO convient très bien.
• Légalement, le bilan financier d’un voyage n’est pas obligatoire, puisqu’on a voté le voyage et son prix avant (et que le montant final correspond bien sûr à la somme votée)

Dém’Act sera généralisé à partir de la rentrée 2015. Cinquante EPLE ont été volontaires l’année précédente, et pourraient servir de référents pour les établissements voisins. Plusieurs départements ailleurs en France pratiquent Dém’Act depuis jusqu’à plusieurs années.

L’ordre des démarches dans le logiciel est idéalement :

1. on se débrouille en lisant la documentation
2. on essaie d’appeler ses collègues (les EPLE pilotes)
3. on appelle le DACSES, tout le personnel y est formé et pourra répondre.

Si l’on a des problèmes de connexion : faire un CECOIA

Si l’on a des problèmes avec l’application : contacter le DACSES

Le chef d’établissement doit valider et signer l’acte à l’aide de sa clé OTP. Il faut donc vérifier en amont qu’il en a bien une, et qu’il connaît son mot de passe. Note à l’attention des perdir : la clé OTP permet de travailler hors les murs de l’EPLE, hors le temps de travail. Ce n’est pas cette fonction-là , qui prête le flanc à la polémique, qui est recherchée dans l’usage de la clé OTP pour Dém’Act, mais précisément la certification de la signature du président du conseil d’administration.

Au préalable, le CE donnera des droits de rédaction au secrétariat et à l’adjoint gestionnaire.

Étienne ANDRÉ précise qu’en aucun cas il ne faut signer à la place de votre chef d’établissement. En revanche s’il le souhaite, il faut l’accompagner dans la démarche, et vous lui tournerez le dos pendant qu’il tape le mot de passe. Même si ce mot de passe est un secret de polichinelle.

Attention : l’ordre de validation détermine le numéro des actes ! Dans l’idéal, après validation, on retourne sur le PV et on ajoute le numéro de validation à l’endroit approprié. Cela dit, l’ordre des numéros d’acte n’est qu’une modalité de classement, et si cette numérotation n’est pas dans l’ordre des discussions indiqué dans le procès-verbal, cela n’a aucune conséquence.

Mme AKKARI nous rassure sur le délai des trente jours pour la transmission du budget : si jamais il est dépassé de peu, le rectorat saura être conciliant. Par contre, le délai de réponse de quinze jours ne pourra plus être apprécié selon des critères souples ! Si vous votez une DBM le 14 décembre et la validez le 17 : comme la date est enregistrée, il sera impossible d’y changer quelque chose, et la DM ne sera jamais exécutoire, puisque les quinze jours aboutissent dans l’exercice budgétaire suivant.

Avant de commencer à faire quoi que ce soit sur Dém’Act : on attend les élections du CA et on rentre le nombre d’élu/e/s, Dém’Act calculera automatiquement le quorum nécessaire. Si le quorum n’a pas été atteint, c’est bloquant, on ne peut valider, mais il faut quand même créer la séance (dans gestion des séances), sinon les actes du CA suivant sans quorum ne pourront pas être validés non plus.

Les actes et le PV n’ont pas besoin d’être validés en même temps. Même si le PV n’est pas prêt, on valide déjà les actes.

Publication des actes : elle devra se faire quand même sur papier affiché dans un lieu de passage de l’établissement.

Étienne ANDRÉ regrette que la dématérialisation soit ainsi imparfaite. Il faut dès maintenant que chaque gestionnaire prenne l’habitude de faire publier ces actes sur le site web de l’établissement, dans une rubrique ad hoc. C’est insuffisant, mais éducativement intéressant. A terme, Dém’Act devrait alimenter automatiquement une base de données nationale largement accessible sur l’Internet, valant publication des actes de l’ensemble des EPLE.

Mme AKKARI répond que dans l’immédiat le ministère travaille sur la refonte de GFC, des extensions éventuelles de Dém’Act devront attendre.

Les pièces jointes à Dém’Act ne sont admises qu’au format PDF. Pour produire des fichiers PDF, en particulier depuis GFC, mais pas seulement, il faut utiliser le logiciel libre PDFcreator.

2- Présentation de MobiliSCO - Application de gestion des voyages scolaires par M. André - agent comptable lycée L. Blum, Créteil

Cette application fait tout ce qu’on peut rêver concernant ces affreux voyages, sans peine et sans mauvaise surprise. Il suffit de :

• remplir les informations concernant son EPLE (nom du chef, etc.)
• importer la liste des élèves Siècle

et tout le reste est fait - bon il faut à la rigueur remplir le nom des profs organisateurs et choisir la classe ou les élèves qui partent. Puis le montant par personne. Tout le reste des documents se génère à partir de là, avec toutes les informations remplies : lettre d’engagement pour chaque famille, lettre de mission pour chaque enseignant-e, échéanciers (vous choisirez les dates bien sûr, au préalable), éventuellement régisseurs d’avance (en parler avant à son AC bien sûr !), remises gracieuses à voter au CA, bilan financier, récapitulatifs de paiement... Sentez-vous la brise douce qui agite les palmiers du paradis ?

C’est une équipe de gestionnaires de notre académie qui a produit cette application, de manière bénévole. Ils ont reçu le soutien du SGMAP, intéressé par ce genre de projets. Étienne nous a confié rêver d’un intérêt plus soutenu du ministère chargé de l’Éducation, intérêt qui se traduirait par une création de quelques postes pour réaliser la trentaine de projets tous aussi intéressants et facilitant notre vie au quotidien que MobiliSCO, mais qui ne peuvent voir le jour par manque de temps.

2.1- Présentation de Cogefi, logiciel d’analyse financière

Étienne ANDRÉ nous présente ensuite rapidement COGEFI, qui après importation de GFC crée des suivis pour la comptabilité générale, prépare le compte financier, et peut aussi servir pour l’analyse budgétaire. Cela fait en plus des jolis camemberts et graphiques pour la présentation du compte financier.

3- Compte rendu de la journée du 10 juin 2015 : mise en place des rencontres de mutualisation des compétences (par mesdames et messieurs les comptables)

D’après les personnes dans la salle ayant été présentes, ce fut un moment sympathique. Le problème suivant est soulevé : après collecte des questions, des groupes de travail sont formés pour y répondre. Or les participants n’avaient justement pas la réponse à ces problèmes !

Lors de la restitution, il s’est avéré que les différents groupes de travail ont apporté des réponses parfois divergentes, d’où un léger ressenti de frustration. Hormis ce biais, c’était très intéressant de partager les conduites.

Mme AKKARI ajoute que le rectorat était très content de la fréquentation, sur cent trente personnes invitées, près d’une centaine sont venues. Il faudrait prévoir plutôt une journée complète la prochaine fois.

Une discussion sur la culture de formation s’ensuit. En juin 2015, l’ESEN a organisé un séminaire des agents comptables d’EPLE : cela représente la première formation continue mise en place par le ministère pour les comptables, c’est un progrès majeur. Le critère des invitations est discuté, qui a écarté des comptables proche de la retraite. Francise BONA n’est pas d’accord avec ce choix, elle dit que toute personne a droit à la formation continue, quel que soit son statut ou sa proximité de l’âge de la retraite.

4- Animation et orientations de notre réseau de gestionnaires

On évoque la difficulté pour le rectorat de savoir ce qui s’est dit si aucun compte rendu de la réunion des gestionnaires n’est transmis.

Mme AKKARI nous dit que le rectorat n’est pas toujours informé des problèmes rencontrés par les collègues, et qu’il arrive parfois même que le rectorat apprenne dans le journal les difficultés des établissements. Il faudra faire encore plus attention aux nouveaux-elles collègues, passer un coup de fil, ne pas les laisser seul·es.

Francise BONA, qui ne sera pas disponible dans les prochains mois, fait appel à des volontaires pour animer le réseau local des gestionnaires. Deux personnes présentes sont - bien que légèrement stressées - volontaires : Antonia ENDRASS (lycée Jean Moulin Vincennes) et Fabien DALQUIER (collège Cesaria Evora, Montreuil). Nous aurons donc un binôme à la rentrée pour continuer le travail excellent que Francise BONA a accompli ces dernières années.

La réunion se clôt par un moment convivial.

Compte rendu par Antonia ENDRASS