IntendanceZone

Parce que l’intendance, c’est la zone !

Accueil > Informatique, outils logiciels > Pour classer ses documents dans l’explorateur

Pour classer ses documents dans l’explorateur

mardi 26 février 2008, par L’intendant zonard

Une fonction de présentation dans l’explorateur de fichiers qui m’avait échappé à ce jour : l’affichage par groupe.

Une fois n’est pas coutume, je vous indique ici une astuce pour un logiciel qui n’est pas libre, à savoir l’explorateur de Microsoft (r) Windows (r) dans sa version expie, heu, XP (r). C’est peut-être valable aussi dans les versions ultérieures et précédentes, à vérifier.

Vous avez pas mal de fichiers dans le même répertoire, et vous commencez à avoir mal aux yeux ? Bon, normalement vous devriez alors créer des sous-répertoires suivant un classement thématique ou chronologique, et rediffuser les fichiers dedans de manière à n’avoir pas trop plus dans chaque sous-répertoire qu’il ne s’en affiche agréablement à l’écran.

Mais si ce travail vous rebute, que vous n’êtes pas d’accord avec moi, ou que vous êtes en train de chercher sur la bécane de quelqu’un d’autre et que ce n’est pas à vous de faire ce travail, en attendant vous vous esquintez les yeux pour trouver ce fichu fichier facturation_loyers_Trucmuche_exercice 2006.ODS qui est noyé parmi les 255 fichiers d’un énorme répertoire intitulé Comptabilité.

Dans l’explorateur, demandez le menu Affichage, puis Réorganiser les icônes par. Déjà vous pourrez les classer dans l’ordre alphabétique ou ce qui sera le plus pratique pour votre recherche, mais ça vous le connaissiez sans doute déjà.

Avant

Je viens de découvrir qu’à cet endroit se cache aussi la fonction Afficher par groupe, et cette fonction une fois activée, présentera les fichiers du répertoire d’une manière très agréable à consulter, en tout cas dans certains cas de figure.

Après

L’exemple que je vous présente ici est basé sur un classement alphabétique, mais le groupage se fera en fonction de la clé de tri que vous aurez demandé. En effet, l’aide de Windows (r) précise : « Afficher par groupe vous permet de grouper vos fichiers sur la base d’une des informations détaillées du fichier, comme le nom, la taille, le type et la date de modification. Par exemple, si vous groupez par type de fichier, les fichiers image apparaissent dans un même groupe, les fichiers Microsoft Word apparaissent dans un autre groupe et les fichiers Excel dans un autre encore. Afficher par groupe est disponible dans les vues Miniatures, Icônes et Détails. Pour afficher les fichiers par groupe, dans le menu Affichage, pointez sur Réorganiser les icônes par, puis cliquez sur Afficher par groupe. »

Bien entendu, c’est limité : si, dans un dossier Facturation, vous avez 400 fichiers qui commencent tous par les lettres FAC, ils seront tous ensemble sous la lettre F et vous ne serez pas plus avancé.

NB le système d’exploitation retient vos choix de présentation, mais ceux-ci ne seront normalement valables que pour le répertoire que vous aurez demandé. Cette option doit donc être sélectionnée à chaque répertoire où elle est nécessaire. Pas de raccourci de touches connu pour accélérer la manip, désolé.