Op@le : comment se préparer — IV. Formation et informations, stratégie à adopter

Avertissement : cet article n°4 n’est pas une énième version des supports à votre disposition. Cela fait l’objet d’un article toujours remis à jour et fort complet ici.

Il s’agit ici de vraiment comprendre et de s’approprier le processus d’acquisition de l’esprit d’Op@le tout autant que du clic-clic. C’est pourquoi je ne vous remettrai pas l’ensemble des liens mais seulement un exemple à chaque fois, sur la compréhension générale de la première opération de l’année : la recette de la DGF.

Le ministère a compris très tôt que cette "petite révolution pas seulement informatique" qu’il ne devait pas louper ne passerait pas par l’envoi à chaque nouvelle version d’un simple mode d’emploi en ligne. La formation et l’information dont ont disposé les établissements de la Vague [1] 1, réalisée en grande partie par les concepteurs d’Op@le, n’a cependant pas eu l’effet escompté : reposant sur l’architecture générale de l’outil et la stratégie de conception, elle était trop éloignée des besoins au quotidien pour permettre d’entrer au premier janvier dans le logiciel et de savoir y faire ce que nous avons à y faire. [2]

Les académies ont donc rapidement été sollicitées par les gestionnaires et comptables de cette vague pour "faire quelque chose" et au final, beaucoup ont réclamé des supports d’utilisation pratico-pratiques que je ne qualifierais pas du tout de formateurs, mais qui sont devenus les ’indispensables’ du quotidien des vagues consécutives. Qui dit traitement académique, dit nécessairement que cette stratégie d’accompagnement du changement à propos d’Op@le est très variable... A l’heure de la V6, elle est devenue surabondante et fait même l’objet d’une sort de concurrence interacadémique dans laquelle l’utilisateur lambda peut avoir infiniment du mal à se repérer.

Une stratégie d’équipe et d’individus : à chacun sa méthode

Votre appropriation d’Op@le passera nécessairement par ces supports, mais elle ne sera pas la même en fonction de :

• votre service et notamment
  • si vous êtes seul ou si vous travaillez en équipe,
  • si vous êtes comptable ou gestionnaire ;
• votre expérience et notamment
  • si vous débutez ou si vous avez vingt ans d’intendance derrière vous,
  • si votre formation a été limitée à quelques concepts réglementaires assez vagues et un innombrable nombre de clic-clic GFC (très utile, et je loue mes formateurs d’alors, mais pas très formateur au sens du recul à prendre sur nos process) ou si vous avez des bases de gestion et de comptabilité très solides, hors tuilage ;
• votre personnalité et notamment
  • votre capacité d’intellectualisation et d’abstraction des concepts ;
  • votre capacité d’animation et de transmettre autour de vous, dans votre établissement, dans votre bassin, dans votre département... ou votre académie, et surtout à vos collègues de l’équipe de direction ;
  • votre goût du risque... aussi.

La stratégie de l’entonnoir

Et le meilleur moyen de déterminer ce qui vous convient, c’est de vous positionner dans la stratégie de l’entonnoir — qui consiste à aller du plus large au plus précis dans Op@le — et ses trois étapes que je vous décrirai après.

Une question de leadership au sein d’une équipe : le champ large, en haut correspond aux postes organisationnels : chef d’établissement, adjoints gestionnaires — d’autant plus s’ils sont en charge d’une équipe —, agents comptables. Plus l’entonnoir se rétrécit, plus on atteint les missions dites d’exécution.

Une question de timing par rapport au déploiement d’Op@le : la position dans l’entonnoir est aussi celle dans votre rétroplanning par rapport à la "bascule" Op@le.

Mon conseil est donc, pour toutes les équipes V7, V8 ou V9, que les comptables et secrétaires généraux s’emparent de la première boule au plus tôt — Comprendre.

Comprendre Op@le

Sans être ironique du tout, je dirais que la compréhension d’Op@le, c’est comme toutes les étapes de la compréhension de l’autre, en se détachant de tous les a priori. Et des a priori sur Op@le, ce n’est pas ce qui manque, depuis cette fameuse V1 et toutes les difficultés rencontrées par les collègues. Je cite un florilège de réactions épidermiques venant du forum des gestionnaires. Certains se reconnaitront peut-être. C’est généralement spontané, simple et direct :

• WTF ? (Une gestionnaire plutôt bienveillante et modérée.)
• Franchement je n’en peux plus de ce logiciel de merde.... (Un gestionnaire au bout du rouleau.)
• Mon Dieu, que c’est nul... (Un agent comptable très expérimenté parmi ceux qui me servent de modèle.)

Comme le nerd du lycée, Op@le a une personnalité hyper performante, mais avec un look qui ferait fuir les corbeaux et une énorme incapacité à communiquer de manière claire avec les autres. La majorité des élèves prennent en grippe ce gamin sans jamais essayer de l’approcher ni de le comprendre.

Les premières communications ministérielles n’ont rien arrangé : la gazette MF² semble écrite dans un langage "codé" à qui n’a pas encore Op@le... Et même après.

Ne vous arrêtez donc pas à un support pour appréhender Op@le. Il vous faudra juste l’aborder sous un autre angle pour le comprendre. N’hésitez pas non plus à en parler aux collègues autour de vous : il y en a forcément un qui est déjà passé sous Op@le et qui arrive à rester objectif par rapport à cet outil, sans être ni hater, ni fan.

Le support M@gistère de présentation du projet et de l’outil est également là pour ça. Il se peut que vous soyez rebuté par les diaporamas sans autre forme d’explications. Certains tutoriels disposent également du son, mais c’est la voix atone du logiciel de lecture automatique qui a été préféré à celle d’un humain. Mon meilleur conseil pour appréhender les supports M@gistère, surtout dans les premiers temps, c’est de regarder uniquement les premières diapos, sans entrer dans le détail des écrans Op@le que vous ne pourrez pas absorber à ce stade.

Une fois que vous aurez fait le tour de la question sous M@gistère, ce que vous pouvez d’ailleurs en amont de la disponibilité de l’outil et de son bac à sable, vous aurez mis toutes les chances de votre côté pour comprendre comment fonctionne Op@le. Mais comprendre, cela veut dire être en mesure de faire l’analyse du sujet, mais aussi d’en faire une synthèse pour une tierce personne. Alors entraînez-vous aussi dès maintenant : développez la communication active autour de vous au sujet d’Op@le, avec vos collègues ou vos homologues, faites participer vos équipes à votre réflexion sur l’outil, ouvertement et positivement.

Exemple : comment gérer la dotation de fonctionnement en recette dans Op@le ?
Phase 1 : Comprendre le processus de la recette dans Op@le. Vous apprendrez ainsi que le fait générateur de toute recette est un droit constaté — dans le cas de la DGF, ce droit est constaté par la notification envoyée par la collectivité à l’établissement pour établir le budget. Vous saurez donc qu’il faudra chercher dans Op@le quelque chose qui s’appelle « Droits constatés » pour liquider cette dotation.

Apprendre Op@le

C’est sans doute la phase que la plupart d’entre vous appréhende le plus : vais-je avoir une formation ? Sous quelle forme ? Etc.

Sachez dans un premier temps que le format, la durée et le contenu des formations proposées va dépendre de votre académie et qu’ils sont susceptibles d’évoluer d’une phase à une autre.

Le choix des candidats à la formation : il arrive que l’ensemble des personnels concernés par la formation ne puisse pas y participer, faute de place. C’est notamment le cas dans les agences comptables. Les inscriptions de stagiaires étant nominatives et généralement pour tout le module de formation, il peut y avoir du mécontentement et de la frustration.

Mon conseil, c’est d’envoyer dès la première vague de formation, ceux des agents qui vont avoir le plus gros des opérations de dépenses à faire : de la saisie d’un RIB fournisseur à la demande de paiement sur EJ, c’est le plus long des processus et celui pour lequel, le nombre d’écueils est impressionnant, sur un temps limité par le délai global de paiement. Le collaborateur qui ne fait que la recette ou qui ne s’occupe que des voyages aura tout le temps d’apprendre, que ce soit aux travers des pas-à-pas ou des fiches métier, ou que ce soit par capillarité grâce à ses collègues formés.

C’est là où le pragmatisme va devoir s’affirmer au-dessus d’une priorisation par grade : préférez former votre adja qui a les mains dans le cambouis en permanence que votre SA qui n’effectue que du contrôle ou des opérations spécifiques parsemées dans le temps.

Formation ou autoformation : les fourches caudines du calendrier. Comme évoqué dès l’épisode 1, vous aurez accès à Op@le en production environ quatre mois avant de basculer sur l’outil. Cet accès pleinement actif vous permettra notamment le transfert automatique de votre base élève dans Op@le (élèves et responsables), mais également d’entamer des opérations fort simples de configuration et de préparation de l’outil.
Parallèlement à cet espace de production, vous disposerez également d’un espace appelé Bac à sable qui vous permettra de faire des essais, et comme les châteaux de sable au bord de la mer, sera effacé régulièrement, sans que cela ne compromette jamais l’outil.

Vous serez donc en mesure de mettre en pratique Op@le de manière "non définitive" dans le bac à sable, puis sans doute de mettre en œuvre votre progression dans l’espace en production, alors même que les formations pratiques n’auront pas commencé. N’en voulez pas à l’avance à votre rectorat : il faut des formateurs, il faut des espaces de formation avec des accès informatiques à Op@le, il faut que ces formations ne soient pas trop loin des établissements pour que les collègues y aillent. Tous ces paramètres mis bout à bout rendent le planning de formations souvent décalé par rapport à vos besoins.

C’est là que les supports Tribu notamment entrent en action. Les pas-à-pas vous aideront dans cette autoformation : quelque soit leur origine, ils sont tous pensés et conçus par des collègues, donc, normalement, ils vous parlent...

Exemple : comment gérer la dotation de fonctionnement en recette dans Op@le ?
Phase 2 : Apprendre à constater un droit et à liquider une recette grâce à la fiche pas-à-pas d’Orléans Tours.

Dans la réalité, pour réussir à faire cette opération, il vous faudra uniquement au niveau du gestionnaire :

1. Avoir fait votre budget ou l’avoir intégré
2. Avoir saisi votre collectivité de rattachement comme tiers
3. Saisir votre DGF en liquidation et valider cette liquidation

Mais deux de ces opérations sont constituées d’un ping-pong à trois (gestionnaire, ordonnateur, comptable), sachant que l’ordonnateur, lui, n’a pas de fiche pas-à-pas.

Donc, soyez patients également, et apprenez à décomposer toutes vos opérations pour retrouver les explications et formations correspondantes.

Entreprendre Op@le

Cette étape fera l’objet d’un cinquième épisode de notre saga et je vous y parlerai de la notion de bascule et du fameux kit pour s’y préparer.