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De l’importance de l’organisation… et du contrôle

jeudi 25 mars 2021, par catiteo

Selon l’article 15 de la Déclaration des Droits de l’Homme et du Citoyen La société a le droit de demander compte à tout agent public de son administration.

Dans l’organisation d’un EPLE, même si le CICF (Contrôle Interne Comptable et Financier) incombe à l’agent comptable, ce sont tous les acteurs de la chaîne financière et comptable qui portent, chacun à son niveau, la responsabilité de la limitation des risques, du devis à la mise en paiement.

L’adjoint-gestionnaire, véritable couteau suisse de l’établissement, se voit investi de missions qui s’articulent autour de plusieurs axes parmi lesquels se trouvent

  • Le pilotage et la gestion administrative
  • Le management et la gestion du personnel d’intendance

En tant qu’interlocuteur indispensable (et privilégié parfois) de l’agent comptable, il doit veiller aux bonnes pratiques en matière de traitement des opérations comptables.
Les fiches de contrôle, qui s’inscrivent dans un cadre général de procédures internes, participent pleinement à la mise en œuvre du plan d’action visant à maîtriser les risques comptables et financiers. Elles répondent aux principes :

  • d’organisation
  • de vérification
  • de traçabilité

pour répondre aux objectifs :

  • de sécurisation des procédures
  • d’amélioration de la qualité du service

De plus, la mise en place de fiches de contrôle procède d’une démarche proactive d’harmonisation des pratiques et développement du travail collaboratif.

Au niveau du service d’intendance, la multiplicité des personnels qui interviennent sur les différentes opérations (saisie des OR, liquidation des factures, gestion des droits constatés etc.) justifie pleinement la mise en place d’un contrôle interne, supervisé par l’adjoint-gestionnaire.

Voici des fiches de contrôle, à modifier et adapter en fonction des points de contrôle à effectuer.

Fiche de contrôle régie de recettes
Au format OpenDocument
Tableau synthétique de contrats
Au format OpenDocument
Fiche de contrôle régie d’avance
Au format OpenDocument
suivi conventions
Au format OpenDocument
Fiche de contrôle bourses
Au format OpenDocument
Fiche de contôle mandatement
Au format OpenDocument
Envoi des contrats et conventions - fiche de suivi
Au format OpenDocument
Fiche de contrôle des droits constatés
Au format OpenDocument

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