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La course à la qualité comptable : le registre des non-conformités

lundi 15 juin 2015, par L’intendant zonard

Pour aller plus loin que le seul contrôle interne comptable, il faut chercher la qualité par l’amélioration continue. Et pour cela, la première des mesures à prendre, c’est d’être capable de détecter tout écart à la norme qu’on se donne !

D’où l’idée du registre des non-conformités, un document immédiatement inspiré de ce que la Direction de la protection de la population demande à nos cuisiniers de tenir lors d’une inspection inopinée.

Comment se présente un registre de non-conformités ?

Tout simplement un tableau en six colonnes :

No Problème Date de détection Localisation Traitement envisagé Visa de clôture

N’importe quel cahier, feuillet volant dans un classeur ou une reliure à anneaux fera l’affaire, et je crois plus pertinent de le remplir à la main : informatiser cela ne me semble pas apporter de plus-value.

  • Dans la colonne problème : n’importe quel défaut constaté dans la comptabilité. Le problème relevé peut venir de l’ordonnancement, du comptable, d’un crash au DFT, peu importe : tout ce qui n’est pas exactement dans la trace doit pouvoir être noté dans le registre.
  • Colonne date de détection : indiquer ici le moment où l’on a eu connaissance d’un problème. Cela peut être une prospective (on peut s’attendre à telle chose qui ne marchera pas plus tard), ou une découverte très tardive d’un souci existant depuis longtemps.
  • Dans la colonne localisation : ce qui permet de facilement retrouver le souci diagnostiqué. On peut indiquer quel numéro de compte, ou quel document comptable présente un défaut.
  • Dans la colonne Traitement envisagé : solution possible proposée par celui qui relève le problème, s’il a une idée à cet effet. C’est important car parfois l’on se rend compte un peu plus tard que la correction qu’on croyait apporter à un problème en a posé un autre ! On gagnera alors du temps en allant voir comment cette première tentative a pu être menée.
  • Colonne visa de clôture : lorsque la non-conformité est définitivement traitée, le comptable ou son délégué indique qu’on lui a réglé son compte, avec une date.

Des exemples

No Problème Date de détection Localisation Traitement envisagé Visa de clôture
1 Chèque refusé 05/05 Règlement DP Tartempion Blocage carte d’accès au self + harcèlement téléphonique Somme remise en espèces par le père le 10/05, chèque restitué, 5117 soldé
2 Montant mandat URSS télécom trop élevé 05/05 ALO-626 Mandat admis ; montant du virement diminué ; montant en trop placé en 4091 ; en attente ordre de reversement partiel Orvt admis le 12/05
3 Montant mandat boucherie Sanzot inférieur à la facture, non libératoire 05/05 SRH-6011 Rejet du mandat ; en attente bordereau de rejet signé de l’ordonnateur ; nouveau mandat à refaire du bon montant Bord rejet + nouveau mandat OK le 09/05
4 Caisse en négatif après reconstit régie 05/05 531 en crédit Virement DFT du collège vers le lycée virement émis le 05/05
5 OR DP 3tr : bordereau des droits constatés non signé 05/05 PJ OR SRH 7062 OR admis, en attente retour du document signé en original
6 Reçu virement remboursement assureur S. Lampion suite vol magnétoscope 06/05 Encaissé au 4718Divers OR à émettre sur le AP-771 OR admis le 20/05, 4718Divers soldé

En quoi cela permet-il d’améliorer la qualité du travail ?

Le remplissage du registre permet d’abord de ne plus jamais oublier un problème : fini les mauvaises surprises au moment du compte financier ! L’on peut en permanence pointer le nombre de non-conformités, et se rendre compte avant qu’il soit trop tard qu’on n’a pas suffisamment harcelé M. Tartempion pour obtenir l’argent de son chèque en bois.

Ensuite, vous risquez de voir le même problème revenir plusieurs fois : cela sera instructif sur le niveau de compréhension du travail par ceux qui le réalisent. Vous pourrez ainsi identifier des besoins en formation ou en éclaircissements chez les personnels. Cela permet d’aller jusqu’à identifier un flou dans la manière de travailler de la secrétaire du gestionnaire rattaché que vous ne rencontrez quasiment jamais.

Autre avantage : dans mon exemple n°2 ci-dessus, hésiteriez-vous à faire de la sorte ? Moi je n’hésite plus, pas de risque que les 0.02 € de trop sur le mandat URSS Télécom ne restent en plan jusqu’au moment du cofi où ils sèmeront la panique. Parce qu’aussi longtemps que je n’ai pas mon visa de clôture, je rappelle au gestionnaire qu’il doit me faire un ordre de reversement. Et je peux au besoin monter le ton si trois semaines plus tard il n’est toujours pas fait. Ou bien me rendre compte que mon gestionnaire ne sait pas faire les reversements, et l’aider un coup.

Je vous laisse imaginer l’impression que produirait sur un auditeur DGFiP la présentation d’un tel registre, bien fourni avec à chaque fois des corrections rapides et visas de clôture. Il est entendu que le manquement en qualité le plus bénin a toujours sa place dans le registre, mieux vaut en mettre trop que pas assez. Notamment ne négligez pas de le remplir même si le traitement du problème est immédiat à son identification, car vous rendriez impossible la lecture de l’organisation par la récurrence des défauts.

Lors de la grande session de vérification de fin de mois, on prendra à chaque fois quelques instants pour consulter les non-conformités, tâcher de traiter celles qui seraient encore en instance, et tirer des enseignements de tout cela.