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Encaisser des chèques avant la bascule

lundi 8 août 2005, par L’intendant zonard

Vous avez plein de chèques à encaisser, mais là comme ça, en janvier-février, votre bascule se passe mal, des soucis, des incertitudes : encaisser les chèques est un problème. Ne renoncez pas !

C’est vraiment très simple : faites un bordereau manuel de chèques en suivant le modèle ci-dessous :

Cela ne posera aucun problème. Deux exemplaires avec le tampon et la signature du comptable vont au Trésor, et le troisième est conservé pour justification du compte 5112. Parce que vous allez mettre, manuellement, une écriture provisoire D 5112 / C classe 4, mettons 4632 en attendant. (ou le compte concerné si ce n’est pas un gros mélange)

Lorsque votre GFC sera pleinement opérationnel, et que vous pourrez accéder à volonté au module d’encaissement, commencez bien par recopier patiemment vos bordereaux dedans, en validant les bordereaux, les vrais, de manière à ce qu’à un bordereau manuel corresponde un vrai bordereau de GFC. Ainsi tout sera rentré dans l’ordre, et la trésorerie assurée au mieux.

Cette technique est tout particulièrement intéressante, pendant la période d’inventaire, pour encaisser les chèques de demi-pension qui arrivent tôt parce que vous éditez vos factures en début de trimestre. Mettre cela dans la compta de l’année N-1 supposerait en effet charger le compte 4191 avances clients, en devant le justifier avec une liste détaillée, beaucoup de boulot pour pas grand chose en fait.

Détail technique : utilisez les onglets du fichier de tableur pour faire plusieurs bordereaux, au lieu de recouvrir le précédent. Ainsi, vous conservez l’historique dans vos fichiers, pour pas un rond en plus.