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Savoir utiliser une calculatrice comptable

mardi 24 mars 2015, par L’intendant zonard

Les gestionnaires ont tous découvert ces drôles de calculatrices dans le bureau en débarquant sur leur premier poste. Comme j’ai constaté qu’il arrive à des collègues de renoncer à les utiliser, voici quelques notions pour comprendre le pourquoi et le comment de ces drôles d’engins, déroutants bien que fort simples.

En effet, ces beaux appareils, qui même vieillissants ont l’apparence du luxe et du confort, se montrent récalcitrants au premier usage pour le néohpyte. Et oui, ce sont des outils de comptables, qui ont une manière particulière de fonctionner.

Savez-vous additionner 1 et 1 ?

Je vous le fais sous forme de tableau, c’est encore le plus rapide pour comprendre l’affaire :

objectif calculatrice d’écolier calculatrice comptable
additionner 1 et 1 1 + 1 = 1 + 1 +
logique à l’oeuvre premier terme, opération, second terme, commande du calcul premier terme, signe du premier terme, second terme, signe du second terme, et le calcul se fait sans qu’on le demande

Ce que cela veut dire, c’est que l’énorme touche + de la calculatrice comptable n’est pas faite pour commander une opération d’addition, mais juste pour entrer le nombre que vous venez de composer, en indiquant son signe. Ainsi, pour une soustraction :

objectif calculatrice d’écolier calculatrice comptable
soustraire 2 à 7 7 - 2 = 2 - 7 +, ou 7 + 2 -
logique à l’oeuvre premier terme, opération, second terme, commande du calcul premier terme, signe du premier terme, second terme, signe du second terme, et le calcul se fait sans qu’on le demande
ordre de saisie contraignant on saisit dans l’ordre qu’on veut

Utilisons l’imprimante et comprenons la fonction Total

Quand on presse sur + ou -, alors la machine imprime le chiffre composé, puis affiche le résultat intermédiaire. Le total est affiché à l’écran, mais pas imprimé ! Si l’on veut utiliser ce total pour une autre opération (par exemple lui appliquer un taux de TVA), ça ne marchera pas !

Il faut d’abord valider la terminaison du travail d’addition (ou soustraction) en appuyant sur la touche T ( par fois aussi *), total. Alors à ce moment, le résultat de mon calcul est affiché. Si je veux le réutiliser, comme il est à l’écran, je peux appuyer sur +, et hop, ce nombre se retrouve dans la mémoire de la machine pour la prochaine opération, qui peut être une multiplication par 1,2 pour ajouter 20 % de TVA dans mon exemple.

C’est agaçant au début, mais au troisième jour, on n’y pense plus !

Utiliser à bon escient l’affichage des décimales

Les calculatrices comptables permettent de choisir combien de décimales doivent s’afficher. Le F correspond à la virgule flottante, ce que vous connaissez sur les calculatrices "normales". Ensuite, les chiffres 0 à 5 permettent de demander l’affichage d’un nombre fixe de décimales. Si vous demandez zéro, aucune ne s’affiche, et si vous en demandez deux, quand vous composerez 12 +, la machine affichera 12,00.

Comme nous sommes de vénaux comptables qui comptent des sous, avec deux chiffres après la virgule et normalement jamais plus, ce qui tombe sous le sens c’est de demander deux chiffres. Oui, mais : des collègues en affichent systématiquement trois, pour s’assurer qu’il n’y a pas de souci d’arrondi dans les calculs qu’ils pratiquent, ni certaines erreurs de frappe. Ca alourdit un peu l’affichage, mais si l’on sait ce que l’on veut, c’est une bonne méthode de sécurisation.

En tout cas, vous aurez besoin de savoir quelle règle demander à la machine pour cet affichage arrondi à un nombre précis de décimales :

A connaître absolument : la règle d’arrondi

L’un des boutons de ces calculatrices mérite une explication : c’est celui de la règle d’arrondi. En effet, quand vous enchaînez les opérations et en particulier les pourcentages ou les divisions, vous allez avoir des problèmes d’arrondi.

La règle standard en comptabilité, c’est celle des 5/4, l’arrondi dit bancaire, au pair le plus proche.

Les machines permettent aussi, par le réglage d’un simple curseur, d’utiliser le "cut" : ce qui est inférieur à ce qui s’affiche est complètement ignoré. cela peut avoir son utilité, mais restez par défaut réglé sur 5/4 pour ne pas risquer de surprise.

Il y aurait encore énormément de choses à dire...

... mais je n’utilise pas les autres touches de fonction : mémoires, programmes etc. Du temps jadis des conversions francs/€uros, je les ai bien maniées un peu, mais depuis, jamais eu besoin. Si un visiteur renseigné veut compléter l’article, il peut m’écrire par courriel, ou tout simplement par un commentaire ci-dessous.

Et pour imprimer ?

C’est quand même la première fonction qui vient à l’esprit. Il faut savoir qu’il existe trois technologies d’impression :

  • l’impression matricielle, avec des caractères qui s’encrent sur un petit rouleau d’encre avant de frapper le papier : c’est bruyant, mais fiable et ça permet souvent d’imprimer en deux couleurs, avec les nombres négatifs en rouge
  • l’impression thermique : sur du papier thermique adapté seulement
  • l’impression à jet d’encre : luxueuse, peu courante

Choisissez le bon papier, et tâchez de trouver la réserve d’encre si vous avez une machine à papier standard. Sinon ça s’achète, au prix des saucisses pour attacher son chien, dans les catalogues par correspondance de matériel de bureau. Le papier thermique est à base de bisphénol A, perturbateur endocrinien enfin reconnu comme cause d’une catastrophe sanitaire : évitez de l’utiliser comme succédané du chewing-gum, ça vous ferait pousser un petit bras dans le front, ou des trucs de ce genre.

Mais je n’ai pas de calculatrice comme ça dans mon intendance !?

Trois possibilités :

- il est extrêmement probable qu’un collègue voisin puisse vous en ramasser une vieille dans le bas d’une armoire

- utilisez un simulateur qui fait la même chose sur votre PC

- utilisez un simulateur qui fait la même chose sur votre téléphone (Androïd)

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