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Comment ne pas encaisser deux fois en utilisant Alise ?

samedi 7 mars 2009, par L’intendant zonard

Vous utilisez le logiciel de gestion des passages en cantine qui porte le nom des boîtes qu’on emporte en ’oyage pour mettre ses ’êtements ? Peut-être avez-vous besoin de pousser la réflexion pour améliorer votre productivité à l’encaissement ?

J’ai été dans un premier temps désappointé de constater qu’il n’y avait pas de transfert automatisé des encaissements vers GFC, comme je l’avais imaginé dans mes rêves. Pendant quelques semaines j’ai tout fait en double, avant enfin de sortir le nez du guidon et de définir la ligne d’action suivante. Si vous faites mieux, dites-le en commentaire et vous aurez une médaille !

1) les encaissements se font en temps réel dans Alise, proprement. Je rappelle que la ville de compensation des chèques n’a plus cours de puis le 1er janvier 2002, vous pouvez mettre France partout.

2) Le soir et uniquement en fin de journée (ou au pire le lendemain matin avant de recommencer à encaisser), éditez vos bordereaux d’encaissement des chèques. Utilisez la fonction de prévisualisation pour relire tout, pointer que tous les chèques sont signés et tout le toutim, avant de valider.

3) Vous pouvez donc transmettre les chèques entièrement encaissés avec leur bordereau propre et vérifié au comptable, qui n’aura plus qu’à les endosser et les transmettre à la tégé.

4) Dans la foulée, allez dans les Listes et faites l’extraction des encaissements par chèque de la période correspondante. C’est parce qu’Alise vous permettra de choisir un jour ou l’autre qu’il faut savoir arrêter les opérations le soir, pour que votre recherche colle avec le bordereau. A la limite, pas besoin de demander un état détaillé.

5) La liste en question vous dira que sur 673 € (montant égal au total du bordereau de chèques) il y a 440 € de demi-pension du trimestre, 32 € du trimestre précédent, 197 € de commensaux et un badge perdu à 4 €.

6) En encaissements dans GFC (régie ou compta géné, suivant votre situation), saisissez un seul encaissement du montant total, et les quatre lignes différentes non détaillés. Indiquez que c’est bien par chèque, mais sans bordereau (GFC ne vous demandera donc pas la banque etc).

7) Vous pouvez faire de même avec les espèces : une quittance totale des opérations en espèces de la journée ou de la période, et un seul encaissement correspondant.

Ainsi vous limitez au maximum votre travail de double saisie, et les comptes seront tous OK sans pointage particulier. Si l’on veut le détail des opérations, on se reporte à Alise, qui est soigneusement sauvegardé de manière régulière, naturellement.

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