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Exemples de rapports de contrôle sur les mandats

jeudi 17 juin 2010, par L’intendant zonard

Je suis tuteur du gestionnaire débutant d’un établissement rattaché. Obtenir d’un gestionnaire (et de l’ordonnateur !) des mandats conformes à la réglementation et au bon goût est une très longue tâche.

Après presque une année, je me dis que la collection des remarques que j’ai pu faire sur les mandats de cet établissement pourrait être un document intéressant à consulter pour des débutants dans le métier, que ce soit dans la position du contrôleur ou dans celle du contrôlé.

Avertissement

J’entends trop souvent parler sur le forum de collègues comptables inventant des règles fantaisistes, et je suis à peu près certain de ne pas le faire. Il n’empêche que vous trouverez dans ces extraits de correspondance à peine expurgée des demandes ou des remarques qui excèdent largement le seul pouvoir d’appréciation du comptable.

Avant de monter sur vos grands chevaux, considérez bien que je suis aussi le tuteur du gestionnaire matériel, pas seulement le censeur des mandats de l’ordonnateur.

D’autres me trouveront dangereusement tolérant, et excluront de leurs pratiques une certaine forme de confiance dans le lendemain que je pratique avec mes gestionnaires rattachés.

Bon, de toutes manières, je me doute bien qu’il y aura énormément de choses à redire sur ce que j’écris ci-dessous. Faites la part des choses avant de m’incendier en commentaire, merci !

La présentation des mandats

En premier lieu, je préconise que les mandats soient présentés dans un parapheur, avec l’original et le duplicata se faisant face. Cette présentation contraignante est nécessaire à un bon contrôle, et ce contrôle a lieu, si mes intentions sont respectées, deux fois : d’abord l’ordonnateur, moi ensuite. Pour faire clair, je suis exigeant sur la présentation, mais je le suis parce qu’il me semble indispensable de le faire pour que l’ordonnateur, qui n’est pas toujours très aguerri en comptabilité publique, ait une chance de s’y retrouver.

Mes réflexions portent parfois sur des aspects très matériels de cette présentation, éphémère puisque j’extrais du parapheur ce qui est contrôlé et convenable.

La méthode

Lorsque le gestionnaire me fait parvenir son parapheur, je m’isole pendant 15 minutes (en général ça suffit) pour faire le contrôle. Et je contrôle tous les points suivants :

- bien entendu, je me laisse guider par GFC pour ce qui relève de la disponibilité des crédits du chapitre (et je n’ai aucune idée de la dispo des crédits ligne par ligne et je m’en moque). Pas question d’exiger des SDE ou des choses comme ça. Si le gestionnaire veut me consulter à titre de conseil entre pairs gestionnaires, je suis disponible.
- montant du règlement proposé
- régularité de la pièce justificative
- bonne imputation
- règlement proposé au bon fournisseur et sur le bon RIB : en général je me contente de pointer la clé du RIB, ça me donne 99 chances sur 100 d’être dans le bon.
- présence d’un duplicata complet (avec jamais moins d’informations que l’original, et si possible beaucoup plus avec des bons de livraison, etc, mais pas non plus tout ce qui traîne sur le bureau, hein !)


Les messages qui suivent sont ceux que j’ai envoyés au collègue entre janvier et juin, expurgés. Parfois tout n’est pas abordé, certains mandats n’y sont pas : pas mal de choses se font au téléphone ou entre quatre zyeux.


Mandat n°1

Salut
Je te fais la liste, au fil de ma validation de ton mandat, de ce qui ne va pas :

- Attention, tu utilises des catégories de l’EPCP dans lesquelles il n’y a pas de crédits ! Supprime-les, si elles ne doivent pas servir. (problèmes avec la Poste, Neofrastascap, l’assurance, des réceptions en DAO, Fromagfrais, Vaisseldechval... ça fait beaucoup dans un EPCP tout neuf !

- Je suis amené à rejeter une facture URSS Telecom, à cause de leurs sales pratiques débiles de rappeler le montant de la facture précédente. C’est d’autant plus idiot que tu avais entouré au crayon le bon chiffre... La prochaine fois fais-le au fluo qui pète... Le fichier du rejet est joint.

- ne coche pas la case marchés pour la Poste, jusqu’à nouvel ordre on n’a pas le choix d’un autre prestataire

- Neofrastascap, c’est pas de l’affranchissement, c’est de la location 613 de machine à affranchir, groumph ! Je ne rejette pas, mais j’ai besoin que tu passes la réimpuation. N’oublie pas d’en faire 6 exemplaires.

- en commentaire de la DAO 53, tu me mets "livres cadeaux élèves". Le mot "cadeau" est à éviter à l’avenir, je suppose que tu imagines pourquoi. Le politiquement correct administratif préférerait "prix", "remis aux élèves", ou des trucs de ce genre...

- pour Bidulitor, tu me mets un compte au Crédit Rural alors que la facture porte un RIB de la Banque Urbaine. T’es sûre au moins ?

- qui est-ce que je dois enguirlander chez toi pour ne plus avoir mes locaux d’archives encombrés de papier réutilisé à l’envers pour agrafer des factures qui tiennent très bien quand on sait mettre l’agrafe au bon endroit !? (boucherie Sanzot notamment)

- Enfin, tu m’envoies un mandat pour solder des DAO, alors que tu n’as toujours pas faire de remise de ton activité sur la régie ! Il faut donc que je te rappelle que obligation nous est faite de solder cela tous les 30 jours minimum.

Voilà, on va y arriver, hein !

Mandat n°3

Ca y est, j’ai payé le mdt 3.

Je t’envoie le fichier des rejets, il sera aussi sur la dk qui te revient si ça marche mal par courriel. Je suis plus qu’ennuyé, déçu par le problème de URSS Telecom : tu continues à me mandater la "somme à payer" au lieu du montant de la facture, deux fois ce mandat-ci sont celle que j’avais déjà rejeté, avec le même montant, me suis-je fait bien comprendre !?

Il faut que tu recherches une facture de 302 € de UT qui semble ne pas avoir été mandatée, laquelle se retrouve dans ces totaux fantaisistes que cet exécrable fournisseur met sur ses factures.

Mandat n°4

Merci pour le mandat, il est au poil, je finis de le payer dans les prochaines minutes.

Comme j’ai toujours quelque chose à dire, j’ai trouvé une facture dans le R2/6011 qui n’avait pas de marché, sur une ligne EPCP "denrées", intitulé énooorme qui me semble non viable.

Question imputations, le rectorat m’a rappelé dans le passé que les remises de principe sont à affecter au compte 6573 "autres bourses". Il faudrait donc peut-être passer une DBM 11 pour ouvrir cette ligne, puis réimputer les 40 € déjà faits, et penser à utiliser cette ligne pour les prochains trimestres. C’est vraiment de la sodomie sur les diptères, mais puisque c’est une des rares observations qui aient pu être formulées sur mes comptes, on va le faire, n’est-ce pas ?

Sur le plan de la présentation, tout est comme j’aime bien, merci, sauf les petites bandes perforées détachables de certaines factures du R2 qu’il faut enlever sans quoi le paquet de justificatifs est vraiment affreux. Ah oui aussi pour les justifs des DAO avec le duplicata, pas besoin d’une pochette transparente, une bête enveloppe suffit. Enfin comme quoi toutes mes demandes sont assimilées, merci à la gestionnaire et à ses collaboratrices.

Cela me fait d’autant plus plaisir que cela augure bien du travail de présentation des pièces justificatives du compte financier 2009.

J’ai bien pu recevoir le fichier des bourses 2tr et je les paie, tout me semble bon.

Bon ouiquende, la semaine prochaine on donne sa claque au cofi ?

Mandat n°5

Merci pour le mandat. Je l’ai bien reçu. Ne crois-tu pas qu’il serait une bonne habitude que tu joignes le bordereau de chèques de la veille quand tu m’envoies des opérations ainsi ? Ca permettra d’accélérer un minimum les encaissements, parce que là on prend 15 jours de mieux pour pas un rond, c’est quand même dommage !

Enfin, le mandat ; voici mes observations rituelles :

- A1/622, intervenante théâtre : la miss a oublié de numéroter sa facture, elle n’a pas vraiment digéré comment utiliser le modèle qui lui était fourni. Le problème, c’est qu’en l’absence d’une numérotation, on peut supposer qu’il n’y a aucun moyen d’assurer le suivi de ses propres comptes, et qu’elle est donc en mesure d’émettre des factures qu’ensuite elle "oublie" de déclarer. C’est la raison pour laquelle chaque document doit être identifié. PJ non conforme, je devrais rejeter, mais je ne suis pas un méchant : il suffit qu’elle nous produise un nouveau document conforme que je classerai à la place. Voire qu’elle nous indique un numéro à ajouter. Pour elle, il serait important qu’elle ait bien compris l’enjeu.

Et pis ça serait mieux s’il y avait un marché pour cette prestation. Je sais c’est bidon, mais il faut prévoir une catégorie "services divers", et tu le colles là. On est d’accord que c’est idiot d’indiquer un marché pour une visite d’un musée ou même une sortie cinéma. Mais là, vu le montant en plus...

- Facture d’eau : j’ai besoin que le duplicata soit recto-verso !

- location copieurs : j’ai vu que tu paies des intérêts de retard à la Banque Routh. Ca solde un vieux truc et on n’en parlera plus, j’espère ?

- location copieurs toujours : autant OK pas de marché sur les intérêts moratoires, ça se comprend, autant sur la location elle-même il faut impérativement qu’une catégorie EPCP soit ouverte pour cela ! Ca suffit maintenant !

- la poste : là aussi il manquait le verso de la facture dans le duplicata. Et j’ai du en rater quelques unes d’autres de ce genre. Merci de bien faire passer le message aux collègues qui font la mise en forme.

- une idée stupide : pour limiter le papier consommé et stocké, une facture en 4 pages comme celle des cars au R1 aurait pu être dupliquée en recto-verso, pour le duplicata.

- Pommes de terre : tu m’as mandaté le montant hors taxes, ce n’est pas libératoire, je dois rejeter. Rappel : il faut refaire le mandat du bon montant (234.25 €), mettre zéro pièce cf. mdt 90 bd 5. Ca serait chic de rapidement passer un coup de fil au fournisseur pour t’excuser du retard de 15 jours que ça causera. Ils apprécieront, c’est important de soigner nos partenaires.

- Comptoir d’Alsace fournitures de cuisine : le RIB sur lequel tu paies n’est pas celui que je vois en tête de facture, je corrige. Merci de faire de même dans la base fournisseurs.

Mandat n°7

Ma salve habituelle de remarques acerbes concernant le mandat qui m’est soumis, attention prêts partez :

- Lancelot jeunesse, le RIB est bon mais le libellé de la banque (Banque française de banque Asnières 22) n’était pas saisi : ce genre de truc, si je ne le remarque pas, est de nature à provoquer le rejet de toute la disquette ! Merci d’ajouter la mention dans la fiche GFC du fournisseur.

- EDF : je m’attends à des pénalités de retard. Les dates d’EDF sont à respecter impérativement, les pénalités tombent à chaque facture suivante. De la nécessité de faire ses mandats en temps et en heure, et plutôt tous les 10 jours que toutes les 6 semaines...

- Machinchose rejeté comme tu me l’avais aimablement suggéré, pour absence de PJ puisque tu ne l’avais pas fournie.

- Léguman une facture m’a été mise avec l’ex. rose dans l’original et le blanc dans le duplicata, c’est gênant et il faut faire attention à ça aussi

- Généralement, les commentaires sont OK, merci pour leur saisie qui participe à la bonne présentation des mandats. En revanche, je recommande que les références soient complétées, outre le numéro de facture, par le numéro de client : si on fait une erreur de saisie, ça donne une chance de plus au fournisseur de retrouver ses petits. Dans presque tous les cas, ça rentre dans le cartouche de saisie, juste mais ça rentre. En revanche, saisir la date de la facture ne présente en général pas d’intérêt.

En tout cas c’est de mieux en mieux. Reste à accélérer radicalement le rythme, quitte à me présenter des mandats de 3000 euros, on s’en fiche, pour moi c’est validé en quelques minutes et payé dans la journée.

En PJ le fichier de rejet. Bonne réception

Mandat n°8

Les problèmes sur le mandat bd 8 :

- le bordereau de mandat original n’est pas signé de l’ordonnateur. Je considère cela comme de la provocation ! Tu sais exactement ce que cela implique si je ne vérifiais pas ce genre de truc : six mois de salaire pour ma pomme. Alors je te prie vivement de vérifier ce genre de point avant de me faire transmettre quoi que ce soit, parce que ça je le prends très mal.

Alors toutes tes écritures vont rester en attente dans le purgatoire de la compta, parce que je ne peux pas payer dans ces conditions.

Pour le reste :

- la première liquidation de Papetidoizeau : es-tu certain qu’il faut vraiment payer des agendas au A1 !? Là comme ça je trouve cela étrange.

- le bordereau des DAO n’est pas signé de l’ordonnateur. je ne rejette pas, mais il faudra me faire repasser les documents conformes rapidement stp.

- pas un casus belli encore, mais la perceuse sur le C aurait été mieux au 6068 qu’au 6063, compte destiné aux vis qu’on manipule avec l’outil.

- chez Netoyator : t’achètes encore des balais coco !? Interdit ! C’est cautionner les mauvaises pratiques non professionnelles de tes agents.

- la facture de location pour le copieur Infomec IZ990 : le IZ990, c’est pas celui des profs par hasard ? Donc pourquoi au D ?

- Trucmuche : je veux la facture originale ! Celle avec les tampons arrivée, c’est comme ça que j’ai débusqué l’arnaque. Je ne rejette toujours pas, remarque comme je suis tolérant. J’ai fait l’effort d’aller pointer dans les règlements antérieurs, pour m’assurer que tu ne me mandatais pas la copie d’un original déjà payé précédemment. J’espère que tu retrouveras le bon document dans le triplicata...

- URSS Telecom : je veux que le duplicata contienne toutes les informations qui sont dans l’original, jamais une seule page de moins ! Là ça m’oblige à aller au photocopieur et tout et tout. ca va que je n’ai que deux clg rattachés, mais ailleurs ça énerverait vraiment le collègue.

- théâtre du Chaudron : le RIB aurait du être accroché au dupli, pas à l’original. Je ne le répèterai jamais assez : si on dit qu’il y a une pièce, il faut un document (éventuellement en plusieurs pages).

- mélange dangereux entre Boucherie Sanzot et Boucherie Moulinsart. Là encore si je ne suis pas vigilant, c’est paiement non libératoire, donc pour ma pomme.

Voilà où l’on en est. C’est pas brillant. La longueur de l’énumération ci-dessus est trompeuse car il s’y trouve aussi des remarques et conseils sur l’opportunité de la dépense, ce qui est hors de la stricte mission du comptable. Mais il y a tout de même pas mal de non-conformités. La vérification de ce travail ne se limite pas à pointer les montants.

Je t’ai déjà recommandé que tes collègues fassent la saisie le surligneur à la main, pour mettre en avant les montants nets à payer (pièges à khons avec UT, montants indiqués en francs, montant total figurant au verso mais on croit en avoir un au recto ; mais aussi pour ne pas chercher trop longtemps la clé du RIB à la vérification). C’est un petit investissement pour beaucoup de sécurité : la qualité des mandats par ton collègue de l’autre ER s’est brusquement fortement améliorée quand il a commencé à faire ainsi.

Voilà, pas encore finie, cette première année...

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