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Mobilisco : Foire Aux Questions

mercredi 20 janvier 2016, par L’intendant zonard

Et voici la FAQ, Foire Aux Questions du logiciel qui gère les voyages pédagogiques pendant que vous pouvez profiter de votre pause-café.

Mais avant d’aller plus loin : nous aussi avons des questions ! Merci de répondre à notre sondage.

Combien ça coûte ?

MobiliSCO est définitivement libre et gratuit. C’est un outil élaboré par des fonctionnaires en EPLE, à destination de leurs collègues. Cette liberté est matérialisée par la licence GPL, utilisée par la majorité des logiciels libres (Linux, Firefox, Libre Office...)

Mais ce logiciel va durer, ou non ?

La technologie utilisée permet à beaucoup de gens de modifier le logiciel, c’est le principe du Logiciel Libre : c’est modifiable, et les bonnes idées sont partagées entre tous. Il y a près d’un millier d’EPLE qui utilisent MobiliSCO à ce jour, nous n’allons pas les laisser tomber !

Quels sont les pré-requis pour s’en servir ?

MobiliSCO fonctionne sur PC, en technologie Microsoft Access. Si vous ne possédez pas ACCESS 2002 ou une version postérieure (logiciel de la suite Office, version Pro), télécharger la version gratuite du RUNTIME ACCESS disponible ici : http://www.microsoft.com/fr-fr/download/details.aspx?id=10910
A noter : cette version gratuite permet d’utiliser MobiliSCO, mais pas d’en modifier les composants.

Comment ouvrir le logiciel ?

Si vous avez l’environnement adapté (MS Access ou Runtime), il vous suffit de double-cliquer sur le fichier que vous avez téléchargé. Sinon, c’est que vous n’avez pas Access, et ça ne marchera pas. Access vous demandera si vous voulez bien activer les fonctions évoluées : répondez oui, sans quoi MobiliSCO ne pourra pas fonctionner.

Quand j’ouvre le logiciel, j’ai une fenêtre d’erreur qui me raconte des horreurs incompréhensibles

Les gens à qui c’est déjà arrivé ne nous ont pas décrit les conditions précises d’apparition du problème. Nous suspectons des incompatibilités entre Access Runtime et certaines versions de Microsoft Office déjà présentes sur le PC concerné. Si vous êtes concerné, signalez-vous sur le forum http://gestionnaires.actifforum.com/t30781-mobilisco-votre-logiciel-libre-pour-la-gestion-des-voyages , et répondez autant que possible aux questions qui vous seront posées.

Comment ça marche ?

Quatre opérations à accomplir, en s’aidant des tutoriels video sur le site Intendance Zone :

  1. télécharger MobiliSCO sur l’IZ ou sur http://openacademie.sgmap.fr
  2. importer la base élèves
  3. saisir les constantes de votre établissement
  4. commencer à remplir les données propres à chaque voyage

Puis-je utiliser MobiliSCO en réseau ?

Nous recommandons même que le fichier soit placé sur un lecteur réseau accessible par plusieurs utilisateurs. Mais il y a des limitations :

  • un seul utilisateur à un moment donné, plusieurs personnes ne peuvent pas modifier les informations en même temps
  • les fichiers pour la mise à jour, ou la base élève, sont toujours à placer sur le disque dur C :\ du PC depuis lequel on travaille

Je n’ai pas les droits pour extraire la base élèves dans SIECLE

Opération à demander à votre chef d’établissement, ce qu’il fera à l’aide de l’application DELEG-CE (dans Sconet-Arena)

Comment faire pour les établissements rattachés de mon agence comptable ?

MobiliSCO est un logiciel destiné à l’amélioration de l’ordonnancement. Même si les comptables profitent des progrès qu’il autorise, ce n’est pas à eux de faire ce travail ! L’application est donc mono-établissement. Il serait toutefois possible de faire plusieurs fichiers de Mobilisco sur une même machine, un par établissement. Mais attention, la base élève se prend toujours au même endroit, vérifiez alors que vous y avez mis la bonne ! Bref, convainquez chaque gestionnaire d’utiliser MobiliSCO, et contentez-vous de bénéficier de la qualité du travail qu’il fournit.

Je n’y arrive pas tout-e seul-e

Appeler à l’aide sur le forum des gestionnaires : http://gestionnaires.actifforum.com/t30781-mobilisco-votre-logiciel-libre-pour-la-gestion-des-voyages

Quand j’édite le budget, il est incomplet, certaines informations n’apparaissent pas

Vous n’avez pas rempli toutes les informations, et cela empêche MobiliSCO de générer les écritures. Pensez en particulier à renseigner tout ce qui concerne les accompagnateurs.

Je suis embêté-e avec les impressions, une page sur deux sort blanche ou presque

Nous avons du radiner à l’extrême sur les marges de certains documents, tant il y avait de choses à mettre dedans ! Si votre imprimante est incompatible avec ces marges minuscules, vous pourrez imprimer sur un autre appareil. Mais attention : il y a un défaut dans Access (et pas dans MobiliSCO !), car les marges que le logiciel imprimera sont celles de l’imprimante par défaut de votre PC, et cela même si vous sélectionnez une autre imprimante. Il faut donc changer cette imprimante par défaut pour, par exemple, mettre le photocopieur de l’étage, qui se laissera faire. C’est bien sûr réversible à la fin de vos éditions avec MobiliSCO.

Comment supprimer un voyage que j’ai créé par accident ?

Avec un clic droit dans la case à gauche du nom du voyage, comme dans l’illustration ci-dessous. Attention, le voyage doit être vide, sans élèves ni accompagnateurs !

Le nombre d’accompagnateurs est faux

Vous devez déclarer l’enseignant organisateur du voyage dans la liste des accompagnateurs. Nous réfléchissons à une manière ergonomique de le faire figurer automatiquement dans cette liste, dans une prochaine version, dans le respect de notre cahier des charges "jamais de double saisie".

Je ne comprends pas bien le système de suivi des encaissements

Les pratiques sont trop différentes d’un établissement à l’autre, et nous n’arrivons à ce jour pas à profiler l’attitude de MobiliSCO de manière à éviter toute double saisie avec la comptabilité. Pour l’avenir et si nous ne rencontrons pas de blocage technique, nous envisageons de faire sortir les encaissements de MobiliSCO, pour exporter des créances qu’il sera simple de suivre dans GFC (comptabilité générale et/ou régie).

Comment sauvegarder MobiliSCO et ses données ?

Faites tout simplement une copie du fichier !

J’aurais des suggestions d’amélioration à faire

Vous êtes la/le bienvenu(e) : le tiers des fonctionnalités de MobiliSCO proviennent des contributions des utilisateurs. Émettez directement vos suggestions sur le fil des utilisateurs du forum http://gestionnaires.actifforum.com/t30781-mobilisco , ou bien envoyez-nous un courriel en cliquant sur le bouton "Nous contacter"

J’ai essayé de modifier l’application, et cela ne marche plus bien, comment récupérer mes données ?

Re-téléchargez l’application sur l’IZ ou http://openacademe.sgmap.fr ; puis utilisez la fonction de mise à jour, pour reprendre les données depuis votre version abîmée vers celle officielle. La prochaine fois, travaillez sur une copie "martyre" de vos données, pour éviter tout accident.

Sur ACCESS 2010, un message de sécurité apparaît à chaque ouverture du document (bandeau jaune sous le ruban) "Avertissement de sécurité : du contenu actif a été désactivé. Cliquez pour plus d’information"

Pour éviter ces boites de message : approuver l’emplacement de la base.

  • Cliquer sur la phrase "Du contenu actif…"
  • Renvoi sur le Menu Fichier d’ACCESS, Informations, pavé Avertissement de sécurité. Cliquer sur Paramètres du centre de gestion de la confidentialité, Emplacements approuvés, bouton Ajouter un nouvel emplacement
  • Dans la zone Chemin d’accès, tapez le chemin d’accès complet de l’emplacement contentant la base Mobilisco (ou plus simplement, cliquer sur Parcourir pour atteindre l’emplacement).
  • Activer la case à cocher Les sous-dossiers de cet emplacement sont également approuvés.

A noter : si cet emplacement est sur un réseau, il vous faudra peut-être des droits d’administrateur pour l’approuver.

Je voudrais me rendre utile au projet Mobilisco

Devenez ambassadeur(drice) Mobilisco : formez les collègues en réunion d’agence comptable ou de district, animez une action de formation inscrite au plan académique de formation... Contactez-nous à l’adresse mobilisco esc@rgot intendancezone.net

Je veux utiliser MobiliSCO pour des sorties pédagogiques gratuites, pour la conteuse du CDI ou pour la vérification de la jauge d’huile du véhicule de service et ça ne marche pas bien

MobiliSCO a été conçu pour gérer les relations avec les familles dans le cadre des voyages facultatifs. Il permet donc à titre principal d’éditer une lettre d’engagement propre et solide. Par extension, l’application gère le budget, les encaissements et tout un tas d’autres trucs.

Mais si votre opération n’a pas besoin d’une lettre d’engagement des familles, vous ne devriez pas essayer d’utiliser MobiliSCO pour cela.

Important : les commentaires sont désactivés dans les articles de l’IZ concernant MobiliSCO, pour vous obliger à aller sur la discussion du forum où tous les utilisateurs se retrouvent : http://gestionnaires.actifforum.com/t34223-mobilisco-le-fil-des-utilisateurs-demandes-d-aide-remarques

Messages

  • Bonjour,
    Lorsqu’un élève arrive en cours d’année scolaire et que la base de SIECLE a déjà été réceptionnée, on ne peut pas créer un élève dans MOBILISCO, s’ il n’était pas dans la base SIECLE ?

    Merci
    I feyssat

  • merci de m’expliquer comment modifier ou supprimer un encaissement. un bug c’est produit lors d’un encaissement lors de la saisie. il apparait 2 fois dans la colonne "total "et une fois dans la colonne "campagne1".
    Un autre probleme : ayant oublié de noter la campagne l’encaissement n’apparait pas dans la colonne "campagne" mais apparait dans la colonne "total"

    • Merci d’abord de lire l’article et de poser vos question sur le forum !

      Pour supprimer un encaissement , il faut, en utilisant Access version complète, ouvrir manuellement la table des encaissements, repérer celui qu’on veut dézinguer et le supprimer après avoir sélectionné la ligne complète en marge.

      Ensuite, il est toujours possible de rectifier, au pire en accédant directement à la table, une ligne incomplète. Mais le comportement décrit est étonnant, on le retestera.

  • Le système est fait pour que la base élèves soit mise à jour aussi souvent que nécessaire. Sur un autre outil appliquant les mêmes routines, je le fais jusqu’à une fois par jour, ça fonctionne parfaitement.

  • Merci d’abord de lire l’article et de poser vos question sur le forum !

    Pour supprimer un encaissement , il faut, en utilisant Access version complète, ouvrir manuellement la table des encaissements, repérer celui qu’on veut dézinguer et le supprimer après avoir sélectionné la ligne complète en marge.

    Ensuite, il est toujours possible de rectifier, au pire en accédant directement à la table, une ligne incomplète. Mais le comportement décrit est étonnant, on le retestera.

    • merci de m’expliquer comment modifier ou supprimer un encaissement. un bug c’est produit lors d’un encaissement lors de la saisie. il apparait 2 fois dans la colonne "total "et une fois dans la colonne "campagne1".
      Un autre probleme : ayant oublié de noter la campagne l’encaissement n’apparait pas dans la colonne "campagne" mais apparait dans la colonne "total"

  • Bonjour
    Je souhaiterais supprimer la ligne "en cas de demande d’aide financière, je m’engage à fournir les justificatifs de revenus du ménage à l’assistante sociale" mais n’y parviens pas. En effet ce champ ne semble pas ouvert à la saisie. L’un d’entre vous peut-il m’indiquer comment faire ?
    Avec mes remerciements.

  • Bonjour tout le monde,
    L’intendante de mon établissement rencontre un problème avec MOBILISCO.
    Suite à une sauvegarde, elle n’a plus de visuel sur le contenue du logiciel. Je m’explique :
    Dans l’accueil général lorsqu’elle clique sur "Voyages", elle ne voit pas le contenue avec les onglets, elle a le logo en haut de page, puis page blanche.
    Quand on passe en mode création, nous visualisons le contenue, lorsque nous remettons le mode formulaire, page blanche.
    Auriez-vous une idée pour pallier à ce problème ? Y a t il eu une fausse manipulation qui aurait fait sauter les liens et requêtes des pages ?

    Très cordialement,

    • Ca ressemble à un bug que j’ai vu en session de formation, mais je n’ai pas trouvé comment il avait eu lieu, ce qui m’interdit d’espérer le corriger rapidement. Je pense que le code plante quand une information quelque part lui manque, parce que cela arrive à quelques rares utilisateurs, en tout début de travail.

      Je n’ai pas d’autre remède à proposer, pour l’instant, que de recommencer avec une base vierge. Si vous aviez déjà beaucoup travaillé avec MobiliSCO, je peux tâcher de sauver le contenu de vos bases à la main, éventuellement.

  • Bonjour,
    Je rencontre plusieurs problème avec la lettre d’engagement des familles. Premièrement, le montant de la part de chaque famille n’apparaît pas, mais j’ai probablement oublié de remplir quelque chose...
    En revanche, malgré la saisie des paramètres de mon établissement, n’apparaît pour le libellé du chèque à établir que "à l’ordre de l’agent comptable du".

    Deuxièmement, je souhaiterais apporter des modifications au contenu de la lettre, mais la partie que je souhaiterais modifier ne m’est pas proposée. Je débute avec access, et je ne parviens pas à trouver le document original.

    Merci

      • le montant de la part de chaque famille n’apparaît pas, mais j’ai probablement oublié de remplir quelque chose...

      Le montant qui s’affichera est celui du "montant final" dans le paramétrage du voyage. Cette case "montant final" pose plein de problèmes. On va probablement la supprimer dans les prochaines versions ; d’ici-là, mon conseil c’est de mettre dedans systématiquement le même montant que dans la case au-dessus.

      • malgré la saisie des paramètres de mon établissement, n’apparaît pour le libellé du chèque à établir que "à l’ordre de l’agent comptable du".

      Le système va chercher l’information qui se trouve dans la case "établissement support". C’est idiot. En attendant une correction de ce comportement, dans cette case il faut remettre le nom de son établissement (et pas celui du comptable !)

      • je souhaiterais apporter des modifications au contenu de la lettre, mais la partie que je souhaiterais modifier ne m’est pas proposée.

      Il faut ouvrir l’état E1471 (il y en a plusieurs, faites les modifs sur celui qui vous concerne). Attention, les traficotages des états et autres éléments Access sont à faire sur une copie de la base, pour ne pas casser son outil de travail !

    • le montant de la part de chaque famille n’apparaît pas, mais j’ai probablement oublié de remplir quelque chose...

    Le montant qui s’affichera est celui du "montant final" dans le paramétrage du voyage. Cette case "montant final" pose plein de problèmes. On va probablement la supprimer dans les prochaines versions ; d’ici-là, mon conseil c’est de mettre dedans systématiquement le même montant que dans la case au-dessus.

    • malgré la saisie des paramètres de mon établissement, n’apparaît pour le libellé du chèque à établir que "à l’ordre de l’agent comptable du".

    Le système va chercher l’information qui se trouve dans la case "établissement support". C’est idiot. En attendant une correction de ce comportement, dans cette case il faut remettre le nom de son établissement (et pas celui du comptable !)

    • je souhaiterais apporter des modifications au contenu de la lettre, mais la partie que je souhaiterais modifier ne m’est pas proposée.

    Il faut ouvrir l’état E1471 (il y en a plusieurs, faites les modifs sur celui qui vous concerne). Attention, les traficotages des états et autres éléments Access sont à faire sur une copie de la base, pour ne pas casser son outil de travail !

    • Bonjour,
      Je rencontre plusieurs problème avec la lettre d’engagement des familles. Premièrement, le montant de la part de chaque famille n’apparaît pas, mais j’ai probablement oublié de remplir quelque chose...
      En revanche, malgré la saisie des paramètres de mon établissement, n’apparaît pour le libellé du chèque à établir que "à l’ordre de l’agent comptable du".

      Deuxièmement, je souhaiterais apporter des modifications au contenu de la lettre, mais la partie que je souhaiterais modifier ne m’est pas proposée. Je débute avec access, et je ne parviens pas à trouver le document original.

      Merci

  • Ca ressemble à un bug que j’ai vu en session de formation, mais je n’ai pas trouvé comment il avait eu lieu, ce qui m’interdit d’espérer le corriger rapidement. Je pense que le code plante quand une information quelque part lui manque, parce que cela arrive à quelques rares utilisateurs, en tout début de travail.

    Je n’ai pas d’autre remède à proposer, pour l’instant, que de recommencer avec une base vierge. Si vous aviez déjà beaucoup travaillé avec MobiliSCO, je peux tâcher de sauver le contenu de vos bases à la main, éventuellement.

    • Bonjour tout le monde,
      L’intendante de mon établissement rencontre un problème avec MOBILISCO.
      Suite à une sauvegarde, elle n’a plus de visuel sur le contenue du logiciel. Je m’explique :
      Dans l’accueil général lorsqu’elle clique sur "Voyages", elle ne voit pas le contenue avec les onglets, elle a le logo en haut de page, puis page blanche.
      Quand on passe en mode création, nous visualisons le contenue, lorsque nous remettons le mode formulaire, page blanche.
      Auriez-vous une idée pour pallier à ce problème ? Y a t il eu une fausse manipulation qui aurait fait sauter les liens et requêtes des pages ?

      Très cordialement,

  • On se note que les établissements n’ayant pas d’AS ne devraient pas voir cette ligne s’afficher. D’ici-là, pour s’en sortir il faut modifier manuellement l’état E1471.

    • Bonjour
      Je souhaiterais supprimer la ligne "en cas de demande d’aide financière, je m’engage à fournir les justificatifs de revenus du ménage à l’assistante sociale" mais n’y parviens pas. En effet ce champ ne semble pas ouvert à la saisie. L’un d’entre vous peut-il m’indiquer comment faire ?
      Avec mes remerciements.