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MobiliSCO, application de gestion des voyages pédagogiques [màj version 5.7 de mars 2016]

mercredi 9 mars 2016, par Ndoyi

L’application qui gère les mobilités et voyages scolaires !

Mobilisco est l’une des productions du projet OpenAcadémie ; ce logiciel a reçu le premier prix national au concours Impulsions de l’administration innovante, remis par Mme la ministre de l’Éducation le 10 juillet 2015.

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MobiliSCO primé par Mme la ministre le 10 juillet 2015

Présentation

Voici une application qui automatise la gestion des voyages pédagogiques en produisant toutes les pièces dont on peut avoir besoin.

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MobiliSCO fait tout :

  • l’inscription des élèves, sans aucune saisie puisque tout est repris (et mis à jour !) depuis SIECLE
  • les listes d’élèves dont on peut avoir besoin
  • les documents comptables pour les mandats, les OR, le fonds social
  • la lettre d’engagement des parents
  • le bilan financier du voyage
  • le suivi des encaissements

Tout, on vous dit !

Mode d’emploi et tutoriels

Consultez la Foire Aux Questions des utilisateurs de MobiliSCO

MobilSCO est une application développée avec Microsoft Access, l’un des composants de la suite Microsoft Office dans sa version Pro [1] Il est hélas nécessaire d’avoir ce logiciel sur sa machine pour pouvoir utiliser notre travail. Cf. plus bas le paragraphe sur la compatibilité des versions de MS Access.

NB : si Access vous demande, à la première ouverture, d’activer le contenu, il faut répondre oui, sans quoi de nombreuses fonctions ne seront pas utilisables.

Pour faire fonctionner MobiliSCO, il vous faudra télécharger l’application, récupérer une exportation Excel de SIECLE (le fichier elevescomplete.xls) et placer cette dernière sur votre PC, à cet endroit précis : C :/Sauvegardes/SIECLE (créez les répertoires nécessaires). Après la machine fonctionne toute seule, ou presque.

Nous n’avons pas produit de mode d’emploi écrit à ce stade, mais un tutoriel vous aidera dans cette première démarche :

Un autre tutoriel plus complet en seconde livraison :

Essayez-le vite, et ensuite faites-le connaître autour de vous !

Nouvelle version, ergonomie revue et nettoyage du code par un développeur professionnel : 5.7 de mars 2016

Les fonctions de la version 5 sont à peu près les mêmes, mais l’ergonomie est entièrement repensée. Comme nouveautés, vous trouverez tout de même par exemple la récupération de la liste des profs depuis GI-GC ! Allez-y testez, vous nous en direz des nouvelles.

Note : la diffusion directe sur l’IZ est abandonnée, http://openacademie.beta.gouv.fr devient le point unique de téléchargement des nouvelles versions de Mobilisco. Cela nous permet de compter les utilisateurs : plus de mille EPLE en mars 2016 !

Précédentes versions diffusées : 4.2.5 du 2 février 2015

Les premières versions (4.1 puis 4.2.1, 4.2.2 et 4.2.4) comportaient un certain nombre de défauts mineurs que les premiers utilisateurs nous ont permis de détecter puis traiter : merci à eux !

Naturellement, cette démarche ne s’arrête pas là : tout utilisateur qui aurait des propositions à formuler peut s’adresser à nous ! Cet outil a été imaginé pour rendre service au plus grand nombre d’entre nous, et tout ce qui peut élargir les perspectives est le bienvenu !

Les états sortis par l’application sont conformes aux préconisations d’un groupe de travail de collègues qui de leur côté cherchaient déjà à sécuriser la qualité du travail sur les voyages, et ont été séduites par l’économie de temps offerte par MobiliSCO.

Le rythme de sortie des versions s’accélère, maintenant que vous n’avez plus qu’à mettre à jour le moteur en conservant tout le travail antérieur. :-)

Dans la 4.2.5 :

- amélioration du système de reprise des données précédentes
- liste des enseignants participant à un ou plusieurs voyages (la lettre de mission est pour la prochaine fois)

La version 4.2.4 proposait :

- la fonction Vigipirate vous produit un courrier personnalisé aux familles, pour s’assurer de l’accord des parents dans la situation particulière d’alerte attentats (en particulier si vous avez des lettres d’engagement qui datent d’avant)
- enfin, la récupération de vos données dans une version précédente : si vous avez fait partie des early adopters, pas de punition pour vous : en quelques clics, vous récupérez tout votre travail et embrayez avec les nouvelles fonctions.
- un bouton Remerciements, parce qu’on n’est jamais mieux remercié que par soi-même ;-)

Compatibilité

Développé avec Access 2002, MobiliSCO fonctionne convenablement avec toutes les versions de ce logiciel diffusées depuis : nous avons des retours satisfaisants sur Access 2016.

Je rappelle que Access est le gestionnaire bureautique de bases de données inclus dans Microsoft Office en version pro. Si vous ne l’avez pas sur une machine de l’intendance, il vous faudra vous le procurer. Demandez à votre prof-chargé-des-TICE s’il peut vous aider, mais ne vous mettez pas dans l’illégalité !

Autre possibilité : téléchargez gratuitement le Runtime Access, qui est une sorte de lecteur. Avec lui, vous pourrez utiliser MobiliSCO, mais il sera impossible d’ouvrir le capot pour faire des réglages personnalisés.

A ce stade, il n’est pas prévu une version sous Libre Office, mais si quelqu’un se sent d’essayer, cela serait la solution radicale pour échapper aux problèmes de disponibilité de l’application-support.

Utilisation en réseau

MS Access n’est pas fait pour une utilisation simultanée par plusieurs personnes. Toutefois, il est possible de placer le fichier sur un lecteur réseau du serveur, pour que plusieurs personnes du service d’intendance puissent y accéder. Mais pas en même temps !

NB le logiciel vide, une fois décompressé, "pèse" deux mégao-octets. Une fois la base élèves importée, cela fait le double, et il faudrait y ajouter les données que vous y rentrerez au fil de son utilisation : il peut représenter jusqu’à cinq ou six mégas. C’’est assez peu pour la plupart des matériels en 2015, mais si vous devez l’envoyer par courriel, compressez-le impérativement !

Retours sur l’utilisation

Développé par des gestionnaires pour des gestionnaires, comme le reste de la rubrique des applis en bases de données, ce travail vous est entièrement offert. En contrepartie, nous ne demandons que deux choses :

  • dites que vous l’utilisez, nous avons besoin de savoir combien d’établissements ont adopté chaque outil
  • signalez les défauts, les oublis, les fonctions géniales auxquelles nous n’avions pas pensé

En échange, on ne vous promet pas de faire de l’assistance à distance à haute disponibilité, mais si vous expliquez proprement par courriel ce qui vous arrive, on pourra peut-être vous aider.

Une adresse spécifique a été créée : mobilisco es@rgot intendancezone.net ; vous pouvez aussi vous adresser à nous sur le forum des gestionnaires : http://gestionnaires.actifforum.com/t34223-mobilisco-le-fil-des-utilisateurs-demandes-d-aide-remarques

Important : les commentaires sont désactivés dans les articles de l’IZ concernant MobiliSCO, pour vous obliger à aller sur la discussion du forum où tous les utilisateurs se retrouvent : http://gestionnaires.actifforum.com/t34223-mobilisco-le-fil-des-utilisateurs-demandes-d-aide-remarques


[1Hélas Microsot Access n’est pas "un truc qu’on télécharge" ! Il vous faut une installation propre d’une version cohérente de Microsoft Office Pro, qui prend un bout de temps à partir d’un CD-Rom. Il y a tout de même un possibilité de s’en passer : le Runtime

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