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MobiliSCO, application de gestion des voyages pédagogiques [màj version 6.2.5 du 21 novembre 2018]

lundi 19 novembre 2018, par L’intendant zonard, Ndoyi

L’application qui gère les mobilités et voyages scolaires !

Mobilisco est l’une des productions du projet OpenAcadémie ; ce logiciel a reçu le premier prix national au concours Impulsions de l’administration innovante, remis par Mme la ministre de l’Éducation le 10 juillet 2015.

MobiliSCO primé par Mme la ministre le 10 juillet 2015

Présentation

Voici une application qui automatise la gestion des voyages pédagogiques en produisant toutes les pièces dont on peut avoir besoin.

Ecran d’accueil MobiliSCO 6.2

MobiliSCO fait tout :

  • l’inscription des élèves, sans aucune saisie puisque tout est repris (et mis à jour !) depuis SIECLE
  • les listes d’élèves dont on peut avoir besoin
  • les documents comptables pour les mandats, les OR, le fonds social
  • les régies d’avances ou de recettes pour les organisateurs
  • la lettre d’engagement des parents, entièrement paramétrable
  • l’autorisation de sortie du territoire
  • l’export des informations vers le serveur Ariane de gestion de crises du ministère des Affaires étrangères
  • un budget de projet à présenter en CA
  • le bilan financier du voyage complet et précis d’après les dépenses réelles
  • le suivi des encaissements et/ou le transfert des créances vers GFC
  • des mandats de prélèvement SEPA pré-remplis
Ecran de gestion des élèves

Tout, on vous dit !

Mode d’emploi et tutoriels

La Foire Aux Questions

MobiliSCO est une application développée avec Microsoft Access, l’un des composants de la suite Microsoft Office dans sa version Pro [1] Il est nécessaire d’avoir ce logiciel sur sa machine pour pouvoir utiliser notre travail. Cf. plus bas le paragraphe sur la compatibilité des versions de MS Access.

NB : si Access vous demande, à la première ouverture, d’activer le contenu, il faut répondre oui, sans quoi il ne sera pas utilisable. Techniquement nous serions capables de programmer à l’intérieur de ce logiciel une fonction-virus qui détruirait votre disque dur, mais à ce stade on n’en a pas eu envie...

Pour faire fonctionner MobiliSCO, il vous faudra télécharger l’application, récupérer une exportation Excel de SIECLE (le fichier elevescomplete.xls). Après la machine fonctionne toute seule, ou presque.

Tutoriel vidéo pour la première prise en mains :

Comment mettre à jour vers la dernière version :

Mon premier voyage dans MobiliSCO 6.2.5 :

Mise à jour de stabilité : 6.2.5 le 21 novembre 2018

Problème inattendu : certains utilisateurs (avec le Runtime) se faisaient éjecter des deux versions précédentes. On a revu le protocole de test pour l’avenir, et cette version 6.2.5 doit marcher chez tout le monde. Le calcul du bilan financier n’était pas encore satisfaisant (incohérence dans les dépenses), cette fois-ci il est costaud.

Mise à jour mineure suite à formation à Créteil : 6.2.4 le 19 novembre 2018

Le 15 novembre, deux groupes d’une demi-journée de formation totalisant 35 stagiaires ont pu découvrir ou se perfectionner à MobiliSCO dans l’académie de Créteil. Un certain nombre de problèmes ont été soulevés, et des suggestions formulées. Cette 6.2.4 apporte donc :

  • utilisable sur un système Windows 64 bits (personne n’avait signalé le problème, on a tous de vieilles bécanes !?)
  • retour de la fiche santé qui existait en version 5, mais qui avait été ôtée car elle avait besoin de retouches. C’est fait
  • suppression des lettres d’engagement en doublon qui pouvaient apparaître dans certains cas d’utilisation des boutons d’édition
  • dans le bilan financier, les dépenses prennent en compte seulement les élèves engagés, et non plus le nombre des élèves préinscrits

Mise à jour mineure correction de défaut : 6.2.3 le 9 novembre 2018

Bien planqué, un bogue vicieux qui ne devait pas concerner grand monde : la nationalité des élèves était bien importée, mais ne se mettait pas à jour en cas de modification de SIECLE. C’est le seul changement par rapport à 6.2.2 quelques jours auparavant.

Mise à jour correction de défauts : 6.2.2 le 6 novembre 2018

Dans certaines situations, la version 6.2 voyait les lettres d’engagement bloquées ; cette version 6.2.2 éradique le problème. Un certain nombre de petites retouches un peu partout complètent cette mise à jour mineure.

La compatibilité avec Access 2007 demeure, mais il y a une fonction, à laquelle je tiens, la réindexation automatique, qui n’existait pas à l’époque. Cela cause un message d’insultes, mais c’est la seule manifestation -à ma connaissance- d’incompatibilité, cela ne gêne en rien l’utilisation de MobiliSCO.

Consolidation des progrès du logiciel : 6.2 en octobre 2018

Il était nécessaire et urgent de sortir une mise à jour, compte tenu des Nièmes modifications aberrantes de l’export standard SIECLE fourni par le ministère. Le nouveau système d’importation est désormais en plusieurs étapes au lieu d’une, mais il devient relativement imperméable aux retouches sauvages de la base élèves, qui a changé de forme en cours de phase de développement sans que cela n’eut de conséquence.

En termes de modification des fonctionnalités, le fait marquant de cette 6.2 est la personnalisation intégrale de la lettre d’engagement. Chaque établissement pourra reprendre les termes à sa manière, utiliser ou pas les différents items de la lettre, chaque voyage pouvant avoir des besoins différents.

Accès individuel aux documents d’un élève

Il y a aussi l’accès aux documents d’un élève individuellement, au lieu de devoir chercher les pages le concernant dans une édition comprenant les éditions de tout le groupe. Enfin, MobiliSCO peut fournir un mandat de prélèvement SEPA pré-rempli, pour ceux qui pourront par ailleurs produire les fichiers de prélèvement.

Deux ans de remarques utilisateurs, affinage de l’ergonomie, nouvelles fonctionnalités : 6.0 en février 2018

Votre serviteur a assuré des formations académiques, et le défi lancé était le suivant : supprimer toutes les questions qu’on pouvait nous poser à cette occasion. Ce sont presque cent déclarations de bogue ou demandes de nouvelles fonctionnalités qui ont été traitées pour cette nouvelle version !

En particulier, les process ont été repassés sur le marbre de la conformité comptable maximale. Dans cette optique, le statut de l’élève engagé par la signature de sa famille déclenche l’OR, et parallèlement le transfert d’une créance individuelle réceptionnable dans GFC. Cela permet alors au comptable et/ou au régisseur de suivre, sans erreur et sur deux sites séparés, la perception des recettes préalables. MobiliSCO rend ce Nirvanâ comptable accessible, même pour les voyages !

Ergonomie revue et nettoyage du code par un développeur professionnel : 5.7 de mars 2016

Les fonctions de la version 5 sont à peu près les mêmes, mais l’ergonomie est entièrement repensée. Comme nouveautés, vous trouverez tout de même par exemple la récupération de la liste des profs depuis GI-GC ! Allez-y testez, vous nous en direz des nouvelles.

Note : la diffusion directe sur l’IZ est abandonnée, http://openacademie.beta.gouv.fr devient le point unique de téléchargement des nouvelles versions de MobiliSCO. Cela nous permet de compter les utilisateurs : plus de mille EPLE en mars 2016, le double un an plus tard !

Précédentes versions diffusées : 4.2.5 du 2 février 2015

Les premières versions (4.1 puis 4.2.1, 4.2.2 et 4.2.4) comportaient un certain nombre de défauts mineurs que les premiers utilisateurs nous ont permis de détecter puis traiter : merci à eux !

Naturellement, cette démarche ne s’arrête pas là : tout utilisateur qui aurait des propositions à formuler peut s’adresser à nous ! Cet outil a été imaginé pour rendre service au plus grand nombre d’entre nous, et tout ce qui peut élargir les perspectives est le bienvenu !

Menu général - version 4

Les états sortis par l’application sont conformes aux préconisations d’un groupe de travail de collègues qui de leur côté cherchaient déjà à sécuriser la qualité du travail sur les voyages, et ont été séduites par l’économie de temps offerte par MobiliSCO.

Le rythme de sortie des versions s’accélère, maintenant que vous n’avez plus qu’à mettre à jour le moteur en conservant tout le travail antérieur. :-)

Dans la 4.2.5 :

- amélioration du système de reprise des données précédentes
- liste des enseignants participant à un ou plusieurs voyages (la lettre de mission est pour la prochaine fois)

La version 4.2.4 proposait :

  • la fonction Vigipirate vous produit un courrier personnalisé aux familles, pour s’assurer de l’accord des parents dans la situation particulière d’alerte attentats (en particulier si vous avez des lettres d’engagement qui datent d’avant)
  • enfin, la récupération de vos données dans une version précédente : si vous avez fait partie des early adopters, pas de punition pour vous : en quelques clics, vous récupérez tout votre travail et embrayez avec les nouvelles fonctions.
  • un bouton Remerciements, parce qu’on n’est jamais mieux remercié que par soi-même ;-)

Compatibilité

MobiliSCO 6.2 fonctionne convenablement avec Microsoft Access 2007 ou plus récent.

On est toutefois rattrapés par les fonctionnalités de plus en plus évoluées que nous intégrons dans l’application : de manière stupide, Microsoft n’a pas permis que l’exportation vers GFC fonctionne dans la version 2013. Dans la version 2016, ça marchera, mais attention à condition de l’avoir bien mise à jour.

Je rappelle que Access est le gestionnaire bureautique de bases de données inclus dans Microsoft Office en version pro. Si vous ne l’avez pas sur une machine de l’intendance, il vous faudra vous le procurer. Demandez à votre prof-chargé-des-TICE s’il peut vous aider, mais ne vous mettez pas dans l’illégalité !

Autre possibilité : téléchargez gratuitement le Runtime Access, qui est une sorte de lecteur. Avec lui, vous pourrez utiliser MobiliSCO, mais il sera impossible d’ouvrir le capot pour faire des réglages personnalisés. C’est toujours suffisant, et c’est parfois même préférable si vous craignez que la personne qui utilise le logiciel s’amuse à y faire des modifications sauvages.

A ce stade, il n’est pas prévu une version sous Libre Office, mais si quelqu’un se sent d’essayer, cela serait la solution radicale pour échapper aux problèmes de disponibilité de l’application-support.

Utilisation en réseau

MS Access n’est pas fait pour une utilisation simultanée par plusieurs personnes. Toutefois, il est possible de placer le fichier sur un lecteur réseau du serveur, pour que plusieurs personnes du service d’intendance puissent y accéder. Mais pas en même temps !

NB le logiciel vide, une fois décompressé, "pèse" cinq méga-octets. Une fois la base élèves importée, cela encore plus, et il faudrait y ajouter les données que vous y rentrerez au fil de son utilisation : il peut représenter jusqu’à dix mégas. C’’est assez peu pour la plupart des matériels en 2018, mais si vous devez l’envoyer par courriel, compressez-le impérativement !

Retours sur l’utilisation

Développé par des gestionnaires pour des gestionnaires, comme le reste de la rubrique des applis en bases de données, ce travail vous est entièrement offert. En contrepartie, nous ne demandons que deux choses :

  • dites que vous l’utilisez, nous avons besoin de savoir combien d’établissements ont adopté chaque outil
  • signalez les défauts, les oublis, les fonctions géniales auxquelles nous n’avions pas pensé

En échange, on ne vous promet pas de faire de l’assistance à distance à haute disponibilité, mais si vous expliquez proprement par courriel ce qui vous arrive, on pourra peut-être vous aider.

Une adresse spécifique a été créée : mobilisco es@rgot intendancezone.net ; vous pouvez aussi vous adresser à nous sur le forum des gestionnaires

Important : les commentaires sont désactivés dans les articles de l’IZ concernant MobiliSCO, pour vous obliger à aller sur la discussion du forum où tous les utilisateurs se retrouvent : http://gestionnaires.actifforum.com/t36906-les-voyages-c-est-facile-avec-mobilisco-version-6-2-livre-le-8-octobre


[1Hélas Microsoft Access n’est pas "un truc qu’on télécharge" ! Il vous faut une installation propre d’une version cohérente de Microsoft Office Pro, qui prend un bout de temps à partir d’un CD-Rom. Il y a tout de même un possibilité de s’en passer : le Runtime

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