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Traitement des DAO en compta générale

dimanche 12 juin 2005, par L’intendant zonard

Les différentes manières de gérer les dépenses avant ordonnancement Voir aussi l’article technique de la DAO.

1) Traitement immédiat

Dès la seconde où l’argent est sorti de caisse ou le chèque signé, il est essentiel d’immédiatement saisir en écritures courantes un débit 4721 / Crédit classe 5.

Dès lors, un débit existe en 4721 (de préférence subdivisé). Cette écriture permet à GFC de "savoir" qu’il y a une DAO à traiter.

Parallèlement, il est conseillé de saisir la dépense en engagement, pour que l’on puisse suivre les crédits.

2) Procédure normale

A la suivante validation de votre session, les DAO seront envoyées dans un module de traitement de ces petites choses. Occupez-vous bien d’elles, ne les laissez pas traîner, ça met le cirque et risque de vous faire dépasser les crédits d’un chapitre.

Les DAO renvoyées en comptabilité budgétaire par le circuit prévu dans GFC feront l’objet d’un bordereau spécifique, et seront mandatées à la prochaine occasion. Quand on suit les procédures câblées dan GFC, ça roule tout seul, au pire un débutant se fait guider par un collègue.

3) .. et si je ne valide pas ma session ?

Premier élément de réponse : un comptable qui ne valide pas sa session régulièrement ira rôtir en enfer... nan, pas la peine, il vit déjà un sacré purgatoire !

Bref, si pour une raison ou pour une autre vous ne pouvez pas valider votre session, ce n’est pas une raison pour laisser les DAO pourrir sur place, et désorganiser encore plus votre compta qui doit pas être très fraîche.

Dès lors, pas de quartier : vous les liquidez chez "divers fournisseurs", et les mandatez à la main ! Ensuite, lors de la réception dans le module de comptabilité, changez le compte de paiement pour mettre 4721, et le tour est joué (la prise en charge reste au 4012).

Pour avoir quand même un bordereau des menues dépenses, il faudra le faire au traitement de texte, par exemple en utilisant mon modèle de bordereau des DAO.

Messages

  • et pour les prélèvements automatiques faits début 2007 pour un service fait en 2006 (EDF par exemple ) comment fait-on ????
    dao - mandat ou autre ....

    • J’estime que le traitement automatisé des DAO est à réserver aux menues dépenses, aux petits machins avec ticket de caisse. Je ne pense pas qu’il soit sérieux que toute l’électricité d’un établissement passe par le bordereau des menues dépenses. Donc il faut subdiviser le 4721, en conservant le 47210 pour les menues dépenses à la caisse, le 47211 pour les quelques chèques qu’on est amenés à signer, et avec des subdivisions (n’oubliez jamais que c’est nettement plus sympa avec des lettres) pour les différentes opérations : 4721E pour EDF, 4721W pour ouanadou etc etc.

      Ces subdivisions spécifiques aux prélèvements sont alimentées en débit par les prélèvements au 5151, et soldées en crédit par les mandats. En temps normal le prélèvement intervient avant le mandat, c’est le sens normal de fonctionnement du 4721 débiteur ou nul, mais si vous mandatez plus vite que votre ombre, personne ne vous le reprochera.

      Du point de vue des dates, on a le choix : si le budget le permet, on mandate et on laisse l’argent disponible sur le 4081, après le bilan d’entrée il suffira de faire un débit 4081/crédit 4721E.

      Si le budget ne le permet pas, on mandate l’année d’après et on a fait de la cavalerie budgétaire, mais c’est mal.

      Si le budget ne permet pas de mandater ce qui est prélevé en décembre, pas de panique ce cas est rencontré très souvent et pour l’instant personne n’a été vraiment inquiété pour cela. Mais c’est une situation inconfortable à éviter... Et la cavalerie budgétaire c’est mal.