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A apprendre par coeur pour les débutants

Vocabulaire comptable

lundi 8 août 2005, par L’intendant zonard

Les termes comptables ont un sens ! Celui des écritures qui vont derrière. Rapide coup d’oeil sur les plus intéressantes définitions à apprendre par coeur :

Flash rappel sur les classes : 1 le capital, 2 le patrimoine, 3 les stocks, 4 les zôtres, 5 les sous, 6 les dépenses, 7 les recettes (7 re7, hahaha, la mémnotechnie attaque en force).

Apprenez par coeur le plus bêtement possible : la classe 5 augmente en débit ; les classes 4 et 6 augmentent en crédit. Répétez...


- Un mandat, c’est un débit classe 6, crédit classe 4. Par exemple, l’ordonnateur dit de payer le téléphone, ça donne D 626 (P&T) / C 4012 (fournisseurs)

- Un paiement, c’est un débit classe 4, crédit classe 5. Par exemple, je fais le virement du téléphone, ça donne D 4012 (fournisseurs) / C 5159 (chèques, ou disquettes de virement)

Moralité, quand tout est fini, la classe 6 a cumulé du débit, témoin des dépenses réalisées ; le compte courant 5151 a baissé quand le virement a été accepté ; le compte 5159 conserve la trace que c’est un virement qui a eu lieu ; le compte 4012 conserve la trace que c’est à un fournisseur qu’on a payé quelque chose.

Un auditeur comptable peut donc, en lisant le journal général, comprendre que c’est un fournisseur de télécommunications qui a été payé par virement, facile.


- Un encaissement, c’est un débit classe 5, crédit classe 4. Par exemple, on me verse le prix d’un carnet de tickets repas, ça donne D 531 (caisse) / C 4713 (tickets repas)

- Un ordre de recettes, c’est un débit classe 4, crédit classe 7. Par exemple, je fais la recette des tickets repas encaissés le mois écoulé, ça donne D 4713 (tickets repas) / C 7065 (hébergements)

Moralité, dans la classe 4 les débits sont les ordres de recettes, et les crédits les encaissements. Et mon 4713 est soldé dans l’exemple. La classe 7 augmente, augmente, avec l’espoir d’être au moins aussi grosse que les débits de la classe 6 à la fin de l’exercice, ce qui permettra d’avoir un résultat positif.


- Un ordre de reversement, le truc qui sert à annuler un mandat, ça donne l’inverse du mandat, débit classe 4, crédit classe 6. En théorie, après un reversement on récupère les sous d’un fournisseur qu’on avait payé deux fois, par exemple. La pratique n’est pas toujorus aussi simple...

- Un ordre d’annulation/réduction de recettes donnera un débit classe 7, crédit classe 4.

- Un ordre de paiement, c’est un débit classe 4, crédit classe 5. Comme un paiement, bin oui... Mais il ne s’agit pas de l’action d’un comptable avec le mandat de l’ordonnateur, mais bien d’un paiement faisant l’objet d’un ordre spécifique, dans certains cas même qui est très indépendant de la volonté de l’ordo. Voir l’article dédié aux OP.

- Une réimputation va passer en négatif l’écriture fausse, puis la refaire là où il convenait. Ca concerne la classe 6 (réimputation de dépense) ou 7 (réimputation de recette).

Messages

  • Bonjour,
    Nouvelle dans l’intendance (je viens du secrétariat de direction), j’avoue être perdue dans mes nouvelles fonctions. Donc merci pour tous ces sites et forums en ligne qui éclaire ma "petite"chandelle".
    Une question, donc : kesako, le terme de "prise en charge", et techniquement comment cela se traduit-il ?

    • La prise en charge, c’est le moment où le comptable accepte de traiter le mandat de l’ordonnateur, une fois qu’il est certain que ce mandat était bien réglementaire.

      Pour prendre en charge, le comptable commence donc par vérifier la qualité de l’ordonnateur (ce qui n’est pas le plus compliqué chez nous, ça l’est plus pour un TPG), s’assurer de la présence de pièces valides, que le paiement s’il le fait sera bien libératoire, que le chapitre n’est pas en dépassement et que l’imputation est faite dans le bon compte. Je ne pense pas en oublier.

      Concrètement, ça se passe dans GFC avec l’écran des écritures réceptionnées en attente. Pour chacune des écritures en question, le comptable doit valider ou rejeter. S’il rejette il dit pourquoi, normal. S’il valide, il précise un compte de liaison en classe 4.

      (Regrettablement pour la clarté de la frontière entre les différentes opérations de la comptabilité publique, mais c’est très efficace en pratique ce qui est l’essentiel), dans le même écran on prépare le paiement en indiquant aussi le compte de classe 5 qui sera utilisé.)

      Du point de vue strictement comptable, l’ordonnateur propose des écritures en classe 6 (ou 7 lorsqu’il s’agit d’une recette), et l’agent comptable accepte que l’opération ait lieu ou non. Il passe alors, pour une dépense, un débit 6/crédit 4, en général le compte 4012 fournisseurs. La classe 4 des tiers retrace alors la dette de l’établissement vers le fournisseur.

      Plus tard, la cinquième et dernière opération, le paiement, soldera cette dette en classe 4 par une opération de trésorerie en classe 5 : débit 4/crédit 5.

      Est-ce plus clair ?

  • bonjour,
    tout d’abord merci pour les infos du site très utiles pur les débutants comme moi !!!!
    j’aurais voulu savoir quand est ce qu’on faisait un ordre de reversement ???
    par exemple, j’ai payé une facture et un problème survient ils me font un avoir du montant de cette facture mais je ne constate toujours pas sur le compte trésor que cette somme m’est reversée dois je attendre ??? concrétement quelles sont les différentes étapes de l’ordre de reversement !!!
    une deuxième question !!! quand et comment fait-on une réimputation peux t-on réimputer une partie seulement de la facture (du mandat) ????
    merci d’avance

    • On fait un reversement lorsqu’on attend/reçoit un paiement de la part d’un tiers pour des sommes mandatées qui n’auraient pas du l’être. En fait et fondamentalement, un reversement c’est le contraire d’un mandat.

      Mais quand on reçoit un avoir, c’est qu’en général on pourra payer la facture suivante en faisant la contraction entre la facture et l’avoir reçu auparavant. (mandat avec deux pièces ou plus), et alors on ne fait pas de reversement. Ca pose un problème si ce n’est pas une boîte avec laquelle on travaille régulièrement, et alors il faut ionsister pour obtenir un chèque ou un virement plutôt qu’un avoir.

      Si Tartempion vous rembourse de l’argent dans le cadre d’un reversement, il faut l’encaisser au compte 4291 ou 4292 (sommes reçues avant ou après ordre de reversement). Pour des raisons que j’ignore, ces comptes ne semblent pas disponibles dans les classes 4 des établissements rattachés.

      Pour les étapes ça dépend de la situation, cf. ci-dessus.

      — -

      Concernant les réimputations, oui elles peuvent être partielles. Toujours penser à faire deux jeux de documents de réimputation : un exemplaire ira avec le mandat d’origine, et un exemplaire à l’imputation de destination.

      On réimpute quand on n’a pas imputé au bon endroit. Ca peut concerner le chapitre ou le compte. Si les relations sont bonnes entre la gestion et la comptabilité, au lieu de rejeter un mandat qui ne porte pas une imputation correcte, le comptable peut susciter une réimputation chez l’ordonnateur pour faire propre.

      Rappel : le comptable est responsable devant la CRC de la bonne imputation de ce qui lui est soumis, et doit faire respecter le plan comptable au niveau des comptes, car de la qualité de son travail dépend la bonne présentation des comptes de la Nation. L’ordonnateur, lui, outre le fait qu’il doit fournir les bons comptes dans ses mandats sinon ils sont rejetés, est responsable de la bonne imputation au niveau des chapitres.

      J’explique : ce n’est pas au comptable de savoir si les stylos sont achetés pour la pédagogie ou pour des besoins administratifs. En revanche, le chef d’établissement se fera lyncher par le CA (c’est un motif de réserves émises en Conseil contre le compte financier) s’il s’amuse à piquer du fric entre les chapitres. Le comptable ne peut que l’alerter sur la nécessité de respecter la volonté du Conseil à ce sujet.

    • Bonjour à tous !!!

      je vais bientôt effectuer ma bascule en 2007 et comme c’est la première fois j’aurais voulu savoir . Je n’ai pas passé tous mes ordres de recettes de l’exercice 2006 et je voulais savoir concrétement comment faire Dois je faire des ordres de recettes pour ordre maintenant avt la bascule ce qui est compliqué puisqu’il est plus facile d’évaluer les dépenses que les recettes ou pourrais je passer mes OR en N-1 ( ex antérieur ) ou sur 2007 au 46311 ????

      enfin si quelqu’un pouvait me décrire la manière la plus simple de faire !!!!

      merci beaucoup !!!!

    • Votre situation est tres simple : basculez tout de suite ! En effet, seules les operations impliquant un mouvement de tresorerie sont affectees par la bascule : paiements ou encaissements.

      En gros, a moins d’avoir un paquet de factures en retard et encore des credits au budget, un gestionnaire materiel peut basculer a tout moment ! Au pire si son comptable n’est pas pret, ses mandats du nouvel exercice attendront, mais la responsabilite de son Ordonnateur cheri ne sera pas engagee.

      Les recettes peuvent parfaitement se passer apres la bascule. En toute rigueur comptable elles seront considerees comme des recettes pour ordre a realiser l’exercice suivant : ca se verra par des mentions legerement differentes sur les documents, et par la reception automatique chez le comtable sur des comptes propres a ces operations de fin d’exercice.

      Cela dit, ensuite le comptable n’a qu’a corriger l’operation automatique pour directement imputer la recette sur le bon compte, et on n’en parle plus. Simplement le gestionnaire qui fait trop de recettes de cette maniere pourra se le faire reprocher (bonne vieille methode dite des gros yeux) par un eventuel controle financier un peu exigeant : les recettes sont supposees etre faites au fil de l’annee, pas pendant la periode d’inventaire.

      Les ordres de recettes sont des actes "sans consequence immediate", je veux dire qu’ils ne sont, comme explique ci-dessus, que des debits classe 4/credits classe 7. Pas de consequence facheuse par eux-memes sur de l’argent envoye a tort ou a travers. DONC un gestionnaire ou un comptable qui passe regulierement et sans etat d’ame des mandats doit passer ses OR sans aucune crainte particuliere, au moins la tout erreur peut etre corrigee sans autre consequence que generer un peu de paperasse.

    • Bonjour,

      Nouvelle dans la fonction de comptable ma collègue a procédé à un ordre de reversement (à partir du logiciel ALISE) en 2008 pour rembourser des repas non-pris par des commensaux mais qui sont des repas non pris en 2007.
      J’ai fait mon basculement, je ne peux pas plus toucher à la classe 5 de 2007.
      Je n’ai pas pu stopper les DK envoyées par la collègue à la TG. Les commensaux ont eu leur argent.
      Qu’est-ce que je dois faire sur 2008 quand l’opération va revenir sur les relevés TG ?

      Merci d’avance.

    • ma collègue a procédé à un ordre de reversement (à partir du logiciel ALISE) en 2008 pour rembourser des repas non-pris par des commensaux mais qui sont des repas non pris en 2007.

      Un ordre de reversement !? J’espère que non ! Un reversement c’est un mandat à l’envers. On ne fait certainement pas un reversement pour rembourser quelqu’un, mais pour récupérer de l’argent qui doit être rendu à l’agence comptable. A quoi il sert mon article ci-dessus, scrogneugneu !!??!!??

      Il convient de saisir un ordre de paiement, ça oui. Il y a des articles sur les OP dans l’IZ, faciles à trouver comme le reste par la fonction de recherche, sous le titre du site.

      J’ai fait mon basculement, je ne peux pas plus toucher à la classe 5 de 2007.

      C’est très imparfaitement vrai. Il est parfaitement possible de faire plein de trucs sur la classe 5, mais la caisse et le compte Trésor étant arrêtés, par définition ces deux comptes ne devraient pas avoir besoin d’être manipulés. Ils peuvent l’être nonobstant. Les autres comptes de classe 5 sont susceptibles d’être retouchés si nécessaire : si par exemple tu réalises qu’il y a un chèque qui n’avait pas été inscrit au 5159, il est bien nécessaire de le faire !

      Je n’ai pas pu stopper les DK envoyées par la collègue à la TG. Les commensaux ont eu leur argent. Qu’est-ce que je dois faire sur 2008 quand l’opération va revenir sur les relevés TG ?

      Dans ta situation, concrètement il faudrait que en bilan de sortie 2007, figurent les sommes à renvoyer aux commensaux sous le compte 4664, excédents de versement à rembourser. Dans le cofi, le 4664 est détaillé par la liste des personnes à qui cet argent est du.

      Ce BS est naturellement repris scrupuleusement en bilan d’entrée au 4664. Ensuite, il faut saisir des ordres de paiement en direction des bénéficiaires, en précisant le 4664 comme compte de liaison. Et il n’y a rien d’autre à faire, c’est très facile en fait.

  • Bonjour !!!

    j’ai fait mon premier compte financier cette année et je m’apprete à faire mes bilans d’entrée pour la première fois !!! quel document doit me servir pour ce faire : une balance de 2006 classe 1 , 2 , 4 ??? on dit que les bilans d’entrée doivent etre = aux bilans de sortie mais comment procède t-on pour un bilan de sortie ???est ce que ça se fait automatiquement ???

    merci

    • Saisir le BE c’est très simple : tu prends la balance de ton compte financier n-1, tu te mets devant les écritures manuelles de ton année N, et tu saisis une écriture en cochant la case "Bilan d’entrée", contenant tous les débits de la balance (classes 1 à 5, les autres sont soldées n’est-ce pas), puis la même opération avec une écriture retraçant tous les crédits.

      Par définition, les deux écritures ainsi faites auront le même montant total : c’est pour cela que ça s’appelle une balance.

      NB il est essentiel de saisir scrupuleusement le BE dans les mêmes comptes que le BS, même si à la réflexion tu sais qu’il y avait des erreurs d’imputation. Les erreurs se corrigent en cours d’exercice. Naturellement, il demeure possible de ventiler dans des subdivisions ouvertes avant l’utilisation des comptes.

    • Bonsoir,

      Quand j’étais GM, l’AC effectuait des contrôles de caisse en prenant le quittancier, le registre de trésorerie à son agence. Je suis débutante AC et je souhaite effectuer un contrôle pour mon propre établissement et un établissement qui m’indique que sa régie sur GFC a un écart :

      - Rapprochement manuel du Quittancier, du registre, DAO en menues dépenses espèces ? quelle est la bonne méthode ?

      Merci

      Juliette

    • Une partie de la réponse est dans mon article sur le registre de caisse automatique. Le total du quittancier soit être égal au total des entrées de l’exercice ; le total des sorties au total des DAO + des remises en espèces (au Trésor ou au comptable). Ces totaux sont à comparer au total des débits et crédits du 531.

      C’est la base qui permet de savoir si l’erreur est nichée en encaissements ou décaissements, ça fait gagner du temps !

      Règle d’or de la caisse : elle sera forcément fausse si on ne la fait pas tous les soirs. La caisse fausse d’une seule journée se résout toujours ! (en tout cas dans un EPLE, vu le peu de mouvements).

      Donc il faut remonter dans le temps à la dernière caisse entièrement bonne et validée, et ensuite la reconstruire jusqu’à ce qu’on ait débusqué la bétise.