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Petite initiation aux ordres de paiement

lundi 31 décembre 2007, par L’intendant zonard

Les OP ont été longtemps pour moi un truc un peu nauséeux, dont je tâchais de me tenir à l’écart avec prudence et dégoût. Bon en fait j’ai apprivoisé la bête, elle ne mord pas, il suffit de ne pas lui demander ce qu’elle ne sait pas faire.

L’ordre de paiement, c’est le comptable qui paie sans mandat. Aaarrgh, s’écriront certains débutants bien imprégnés de réglementation des finances publiques ! Bin oui, c’est pour cette raison que les OP m’ont fichu la pétoche pendant quelques années.

Et pourtant... on a un gentil GFC qui fait de très zoulis documents tout bien préparés qui nous permettent de laisser des traces propres et saines de ce qu’on est amenés à faire en termes d’OP. Alors taïaut, prenez votre lasso de débutant comptable, et lancez-vous dans le rodéo.

Comment fait-on un OP ?

Dans la comptabilité générale, rendez-vous dans la liste des paiements en attente. Vous l’atteignez par une icône d’accès rapide, le sac jaune avec de l’argent qui sort.

Une fois là, vous ajoutez un paiement (en général par un clic droit de la souris dans le vide, ou la touche Inser, bref faites comme quand vous ajoutez un encaissement.

Vous accédez alors à une fenêtre de création de paiement manuel. Vous indiquerez d’abord quel établissement est concerné, puis le montant, la référence (qui apparaîtra sur le relevé bancaire du destinataire), puis un bénéficiaire.

Fenêtre de création d’un OP

Les bénéficiaires, vous devrez les saisir comme vous saisiriez des fournisseurs. A l’occasion ça peut être les mêmes d’ailleurs. Le cadre Destinataire qui suit peut servir en cas d’affacturage ou autre complication ; quant à faire un OP pour ordre, là j’ai beau chercher je ne vois pas à quoi ça peut servir. Mais il doit bien y avoir un intérêt.

Le cadre des coordonnées bancaires est rempli par ce que vous avez déjà indiqué concernant le destinataire. Le compte de paiement sera le 5159 dans 99.99 % des cas (ne faites pas de paiements à la caisse, au pire remettez un chèque au porteur qui vous aura prouvé son identité !), et ensuite on ne arrive au compte de liaison, toute la difficulté de la chose.

Quels sont les comptes à utiliser et quels résultats ?

GFC a un comportement différent suivant le compte de liaison qu’on précise lorsqu’on fait un OP. Il est donc important de savoir dans quel compte doit se trouver la somme faisant l’objet de l’ordre de paiement.

- Si c’est une somme déjà payée dans le cadre d’un mandat, et qui a boomerangué (RIB faux...), on encaisse son retour au 4663 et c’est de là qu’on refera le paiement par OP cette fois.

OP venant du 4663
Seul l’agent comptable agit ici

- Si c’est une somme que l’établissement n’aurait pas du recevoir, du genre on vous demande de rembourser l’élève Tartempion qui ne veut plus aller à Londres parce qu’il s’est rendu compte qu’on y mangeait de l’agneau à la sauce à la menthe, l’argent doit se trouver au 4664.

OP venant du 4664
La signature de l’ordonnateur est requise. Ca donne la même chose au 408.

Dans ce second cas, notez bien l’opération qui consiste à annuler la FQE ayant encaissé l’argent sur le compte du voyage (normalement 468263 subdivisé) par une écriture manuelle négative avec intitulé "Annul FQE 53", immédiatement suivie d’une écriture "Rétabl FQE 53 Non partant Angleterre Tartempion" qui remet l’encaissement au 4664.

4663 et 4664 vont générer des documents différents, l’un signé du seul comptable (l’ordo est tout de même impliqué par la signature mais du seul état de décompte), l’autre signé aussi par l’ordonnateur.

- Enfin il y a les OP qu’on fait suite aux opérations de fin d’exercice : on fait en N+1 le paiement de ce qui avait été mandaté en N. Le compte concerné est ici le 408x

Selon un doc des Finances datant de l’époque du passage à l’euro
Les comptes de charges à payer se signalent par la présence systématique du chiffre 8 en troisième position :
408 Fournisseurs - Factures non parvenues
4081 Fournisseurs - Factures non parvenues
4084 Fournisseurs d’immobilisations- Factures non parvenues
428 Personnel - Charges à payer et produits à recevoir
4282 - Dettes provisionnées pour congés à payer.
438 - Organismes sociaux - Charges à payer et produits à recevoir
4382 - Charges sociales sur congés à payer.
4386 - Autres charges à payer
448 - État et autres collectivités publiques - Charges à payer et produits à recevoir
4482 - Charges fiscales sur congés à payer.
4486 - Autres charges à payer
468 - Charges à payer et produits à recevoir
4682 - Charges à payer sur ressources affectées
4686 - Charges à payer

Pièces justificatives

Vous avez rudement intérêt à en mettre ! Pour un rejet, ça sera tout simplement le document envoyé par la tégé. Dans le cas de Tartempion qui ne part plus avec sa classe en Patagonie, ça peut être une belle lettre de désistement de la famille. Bref, tâchez de trouver des pièces intelligibles et pertinentes ; au besoin annotez-les, mais de grâce, n’utilisez le certificat administratif bidon fait maison et donné à signer à l’ordo sur un coin de table qu’en cas d’extrême nécessité !

Mise à jour : Les OP qui n’en sont pas

Comme je l’explique ci-dessus, c’est le compte de liaison de l’OP qui détermine le comportement du logiciel pour la confection des documents d’ordres de paiement. Or je viens de découvrir qu’il y a une possibilité de faire des paiements manuels qui ne génèrent pas d’OP : il suffit de mettre un autre compte que ceux cités ci-dessus (enfin le mieux serait la liste complète de la manière dont les comptes influent sur la procédure, mais là je ne parle que d’après ce que j’ai observé pour l’instant)

En fait il s’agira en toute logique d’une DAO, qu’il faudra mandater par la suite. Le compte idéal est donc une subdivision du 4721, pour respecter cette logique. Mieux encore, en écrivant ces lignes je me demande s’il n’est pas utile de pratiquer de la sorte lorsqu’on est amené à rédiger un chèque, alors qu’actuellement je passe une écriture manuelle d4721/c5159. Et pourquoi seulement les chèques, d’ailleurs, et pas les opérations au 531 aussi ? Je phosphore et je reviens là-dessus, dans cet article et peut-être en mettant à jour ceux sur les DAO.

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