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Des idées pour limiter les DAO

vendredi 26 mars 2010, par L’intendant zonard

Les dépenses avant ordonnancement sont un dangereux chiffon rouge agité au nez du contrôleur des comptes. Il est important d’après moi de les limiter en valeur et en nombre d’opérations, et pour cela il y a des choses très simples à faire.

Il ne s’agit pas de se rendre désagréable, mais d’être plus efficace

Je en m’étendrai pas ici derechef sur les différentes manières d’être désagréable avec les profs pour les dégoûter de vous demander le remboursement de leurs dépenses. Voyez plutôt nos autres articles sur le sujet : 78, 127 et 129.

L’objet de cet article est de vous donner des pistes de réduction massive de ce type d’opération par des moyens corrects et adaptés, qui vous laisseront justement le loisir de songer à de temps en temps vous laisser tordre le bras par un prof.

La base réglementaire

Une citation de l’instruction de 2010 sur la modernisation des procédures de la dépense publique :

3.2. LES DÉPENSES PAYABLES SANS ORDONNANCEMENT PRÉALABLE

En principe, l’autorisation de dérogation à la règle de l’ordonnancement préalable porte sur des dépenses payables directement à la caisse du comptable. Deux catégories de dépenses doivent être distinguées :

3.2.1. Certaines dépenses urgentes, notamment :

- les dépenses payables au comptant telles que droits d’enregistrement, frais de poste ;
- les avances sur frais de mission ou les frais de mission lorsqu’il n’a pas été consenti d’avance ;
- les salaires à la journée, à l’heure ou à la vacation ;
- certaines dépenses de matériel de faible montant dont le règlement ne peut supporter les délais d’ordonnancement, compte tenu de la nature de l’établissement ou des conditions particulières de son fonctionnement sont payables avant ordonnancement préalable. La limite unitaire de ces dépenses est fixée par décision conjointe de l’ordonnateur et de l’agent comptable pour les EPN, par décision de
l’ordonnateur visée par l’agent comptable pour les EPLE.

3.2.2. Certaines dépenses qui s’engagent automatiquement, qui découlent de contrats ou qui sont récurrentes et ne nécessitent donc pas une décision spéciale et préalable de l’ordonnateur :

- factures d’électricité, de gaz, d’eau ;
- redevances de crédit bail ;
- loyers et charges locatives ;
- dépenses liées aux contrats de services après vente, d’entretien du matériel et des installations lorsque ceux-ci ont été souscrits antérieurement au paiement, pour une période supérieure à un an, à condition que les prestations soient réalisées régulièrement ;
- frais postaux, de télécommunications et internet ;
- services bancaires ;
- impôts et taxes ;
- traitements et indemnités des personnels ;
- contribution de solidarité ;
- remboursement d’emprunts ;
- dépenses de carburants et de péages autoroutiers ;
- locations de matériels (de type imprimante, terminal de paiement électronique, photocopieur,…) et crédits-baux mobiliers ;
- leasings et crédits-baux automobiles ;
- cotisations d’assurances.

Vous le constatez, il y a pas mal de possibilités, mais le tout c’est de faire en sorte qu’elles servent le moins souvent possible, et soient sous contrôle certain et permanent.

Les idées promises pour dé-DAOïser vos comptes

- les fournitures diverses, dépannages et autres réceptions : en insistant un peu, presque tous les supermarchés vous ouvriront un compte à terme, pour des achats par bon de commande sans règlement en caisse. Attention à mandater vite, ils ne sont pas très patients ! Souvent l’ouverture du compte peut se faire sur un achat un peu lourd, puis ultérieurement vous pourrez en profiter pour prendre des gobelets en plastique et des kawettes.

- il est souvent possible d’aller plus loin avec les hypermarchés, avec des bons de commande conditionnels pouvant servir pour le fonds social  : vous confiez un bon de commande pour un maximum de 100 € de vêtements, et les baskets et le jogging sont assurés. Voilà qui simplifie énormément ce type d’opération, mais attention, pensez bien à faire signer en même temps une demande de subrogation

- l’infirmerie  : la pharmacie du quartier devrait accepter de vous ouvrir un compte, et ainsi vous permettre de subvenir aux besoins de votre personnel infirmier. Il existe aussi des catalogues spécialisés, mais les minima de commande les rendent rarement intéressants pour un petit établissement, et ils ne pourront pas vous fournir tous les produits nécessaires, en particulier les médicaments tels que l’aspirine.

- le carburant des véhicules de l’établissement : optez pour une carte d’abonnement à un réseau de stations. Profitez-en pour faire proprement sinon un marché (je ne vois pas les stations-service du coin faire de la veille marchés sur le ouaibe de l’AJI...), mais laisser des traces de la manière dont vous faites le choix : tarifs constatés à l’instant T, mais aussi et surtout proximité des stations par rapport à l’établissement, horaires d’ouverture, frais éventuels de la formule de paiement par carte, présence ou non du GPL si vous en avez besoin, et autres critères auxquels je ne pense pas ici (NB pas les points cadeaux, ça fait tache).

- les tickets de la RATP à acheter en gros, ou l’équivalent pour les transports publics là où vous vous trouvez

- ne désespérez jamais de ce qui semble a priori impossible : je ne voyais vraiment pas comment faire pour les inévitables réceptions du Greta. Et bien il a fini par se trouver une pizzeria qui accepte les bons de commande et les virements administratifs, qui m’assure une bonne moitié de ce type de frais depuis. Et ils ne s’en plaignent pas !


Bref, il est relativement simple d’analyser les DAO que votre établissement a faites dans l’année passée, et d’identifier celles, récurrentes, qui peuvent être traitées autrement avec un peu de travail préalable. Et vos comptes n’en seront que plus propres et nets.

Gestionnaires rattachés, faites-vous bien voir de votre comptable en adoptant ces petites recettes !

Messages

  • Je suis d’accors. Si on s’y prend bien, on peut s’en sortir avec zéro DAO.
    Pour les réceptions et autres beuveries du C.A., les fournisseurs de la cuisine font très bien l’affaire. Ils nous livrent de tout sur commande : petits fours, champagne, jus de fruits et même eau en bouteille. Sinon il y a aussi la solution supermarché avec ouverture de compte.

  • Pour limiter les D.A.O. j’ai en plus des idées émises sur ce site trouvé une parade encore plus dissuasive.
    Je ne rembourse aucune D.A.O. en espèces. Les remboursements s’effectuent par virement fin de mois ou le mois suivant si le mandatement est déjà dans les tuyaux.
    Ainsi, j’ai diminué en une année de moitié les dépenses avant ordonnancement et je n’ai quasiment plus de petites dépenses.

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