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EFCI ça marche

mercredi 18 mars 2009, par L’intendant zonard

Je m’étais promis de ne pas vous en parler avant d’être convaincu par l’outil : oui, EFCI fonctionne bien, c’est un vrai progrès qui nous permet d’économiser de précieuses minutes.

Tout le mode d’emploi pour en tirer le meilleur :

- Réceptionnez vos mandats exactement comme d’habitude. Rendez-vous dans le menu paiement, réceptionnez, validez, et enfin l’option de règlement, tout comme d’habitude exactement. Ca peut commencer à changer au moment de générer le fichier de transfert numérique.

- En premier lieu : la date. Oubliez toutes les stupidités sur le "conseil" de postdater de quatre jours. Vous pouvez demander la date du lendemain, en fait même le jour même si vous travaillez après minuit : testé par un collègue ça passe jusqu’à 2 heures du matin, c’est traité immédiatement. On reviendra sur la postdatation si vous avez un besoin particulier.

- Ensuite : le lieu où le fichier sera enregistré quand il sera généré. Aucun besoin d’utiliser une disquette, faites donc cela dans un répertoire quelconque du disque dur. J’ai créé un dossier Transferts dans \Mes_documents, par exemple.

- Imprimez les bordereaux. Sauf que toutes les pages ne servent plus. Il y a 3 exemplaires d’une page de garde, seule la première est indispensable. La liste détaillée des virements, je la garde pour moi, car personnellement je la range avec le relevé TG quand il arrive. Si la machine exige que tout soit imprimé, utilisez donc PDF creator pour ne pas polluer inutilement.

- Après, il faut lancer Microsoft Internet Explorer. Oui, je sais, c’est horrible, comment peut-on utiliser ce machin quand on connaît Mozilla Firefox ? Bin quand on n’a pas le choix. Si, comme moi, vous avez supprimé pour des raisons de sécurité toutes les icônes de M$IE, alors j’ai un truc : lancez Windows Update, et hop vous y êtes. Naturellement, les informaticiens soucieux auront relevé que ceci nous oblige à maintenir à jour ce navigateur bourré de failles de sécurité, et c’est un vrai plaisir d’utiliser un logiciel dangereux pour une application aussi peu sensible et anodine que payer des centaines de millers d’euros par an. J’imagine que l’EN et le Trésor préfèrent vivre dangereusement...

- Connectez-vous à Scon... ah c’est dur, Sconet. Attention, je vous rappelle que ça ne marche qu’avec une adresse pas du tout évidente, et que si vous copiez le contenu d’une barre d’URL d’un autre navigateur, ça ne fonctionne plus. Bref, non seulement il faut utiliser un navigateur idiot, mais en plus un logiciel synonyme d’exaspération. Ca commence mal, mais rassurez-vous, après ça se tasse. Un détail : c’est donc uniquement possible depuis une machine dans un réseau administratif EN correctement connecté. Ce détail compte si AMON fait des siennes... Connectez-vous sous le login habituel qui vous est personnel pour le courriel académique (tdupont pour toto.dupont@ac-quelquepart.fr)

- Votre mot de passe : l’aviez-vous changé ? Est-il correctement sécurisé ? Pour ceux qui ne voient pas de quoi je parle, le code 12345 n’est pas correctement sécurisé. Le prénom de votre gamin non plus. Maintenant vous n’avez plus le choix, et même si vous n’utilisez pas EFCI, vous avez intérêt à faire gaffe à tout ça, je ne vous fais pas un dessin en cas de détournement du système...

- Normalement et si votre Rectorat a fait le boulot, les comptables ont alors accès à l’application EFCI, à côté de la base élèves en consultation ou autres droits que le chef d’établissement vous aura délégué.

- Entré dans EFCI, ce qui est désarmant, c’est la simplicité de tout ça. On vous demande pour quel établissement vous souhaitez faire un paiement. Si vous voyez des RNE qui ne vous disent rien, c’est qu’ils ont mis une SEP ou une EMOP aussi. Tous les RNE de votre agence sont concernés. Ah non, pas les GRETA, ils n’y sont pas, mais on s’en fiche.

- Après avoir choisi votre établissement, on vous demande où est le fichier à émettre. Vous allez alors le chercher dans votre dossier \Mes_documents\transferts, si vous m’avez bien suivi.

- Vous pouvez mettre un commentaire. Il est pour vous si vous le voulez (du genre : 4e bord des mdts ex 2009), mais cela ne semble pas avoir d’intérêt. C’est plutôt important si vous avez quelque chose à dire à la tégé ; par exemple, si vous souhaitez postdater un règlement, répétez ici la date que vous aurez mise dans GFC. Ca attirera l’attention sur ce point, et votre date devrait être respectée. Ca me sert pour les salaires du Greta à verser le 28 du mois, par exemple.

- Ensuite, vous pouvez aller constater qu’il y a un fichier en attente. Et retourner là le lendemain pour constater qu’il a été traité. Sympa !

- Quittez bien EFCI puis Sconet avant de fermer le navigateur, trou de sécurité possible sinon.

- Faxez à votre tégé la page de garde, signée de votre main avec le cachet, et assurez-vous que c’est bien arrivé.

- Personnellement, j’ajoute à ce fax une page de garde spécifique que je signe derechef, dans laquelle je rappelle le montant du règlement demandé. C’est un peu de la maniaquerie, mais bon un fax ça s’envoie sous bordereau, ça limite quand même les risques de perte.

Voilà. Vous avez ainsi émis des virements en quelques minutes, sans sortir de votre bureau (enfin si, s’il n’y a pas de fax à l’intendance), qui seront effectivement payés dès le lendemain, ou plus tard si vous l’avez demandé. Et vous pouvez recommencer autant de fois que vous le voulez. C’est un confort extraordinaire. Si un jour vous êtes en panne d’accès ouaibe, vous n’aurez qu’à refaire comme avant avec les bonnes vieilles disquettes, ça marche encore très bien : d’autres administrations en sont encore là et tout marche parfaitement.


Appel à témoins : si quelqu’un sait ce que veut dire EFCI, il m’aidera à mieux dormir.

Messages

  • Fastoche : Echange de Fichiers Comptables par Intranet !

  • J’oubliais, cher collègue, un lien à ce sujet vers un site de mon académie : http://webdaip.ac-lille.fr/documents/logiciels/logiciels-web.html

    A toi de voir si c’est utile

  • Bonjour article utile merci encore pour votre travail. Juste une remarque : ne pas créer vos fichiers de mandatement sur le serveur Horus (X :) si celui-ci, par défaut, transforme les majuscules en minuscules sinon il y a un message d’erreur dans EFCI sur le format du fichier. Expérience vécue et surmontée après quelques remues-méninges. Mes documents est un lieu sur où les enregistrer si ce répertoire est sauvegardé régulièrement.

    • Merci pour cette importante précision que je n’aurais pas pu donner, n’étant pas sou Horus.

      D’une manière générale, je pense qu’il faut éviter d’écrire sur le serveur quand il n’y a pas de motif sérieux de ce faire. Pour transférer un petit fichier, ça se fait dans un coin du disque dur tout aussi bien.

  • Et pourquoi la délégation de droits ne fonctionne -t-elle toujous pas ?

    Ceux qui ont une délégation théoriquement que pour tous les ER d’une agence comptable n’ont en fait qu’accès à l’établissement support !

    • Pas encore fouillé la question des délégations EFCI pour l’instant ; il m’avait semblé que ce n’était pas mûr. En effet, j’ai lu une todo-list des objectifs pour que la délégation fonctionne de manière optimale, il y a encore peu de temps, et je n’ai pas eu l’écho de sa réalisation.

      J’en reparlerai ici le moment venu, histoire que l’article soit complet.

      Une chose est certaine : la délégation ne peut être faite que si le comptable est lui-même très à l’aise avec l’outil informatique. D’après moi, si l’AC a eu besoin de mon article pour vraiment comprendre (je ne parle pas d’un blocage idiot du genre "marche avec avec firefox"), il vaut mieux qu’il évite de déléguer.

  • cadeau : EFCI = echanges de fichiers comptables par internet.
    bon rolland garros (pour ceux que le rugby laisse froids)