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Mise en forme des mandats

vendredi 3 mars 2006, par L’intendant zonard

Ci-dessous, une lettre circulaire adressable aux gestionnaires d’un groupement comptable. Naturellement, les idées présentées peuvent être exploitées au siège de l’agence !

Objet : Mise en forme des documents comptables

Chèr-e collègue,

Voici un détail des formes sous lesquelles je souhaite que les mandats et autres documents comptables me soient transmis.

L’objet de cette note n’est pas d’exiger la perfection sur chacun de ces points. D’une manière générale, il importe que l’agence comptable soit en accord avec ses gestionnaires sur les éléments fondamentaux.

La production des pièces doit se faire avec esprit d’à-propos, en tâchant de s’imaginer ce qui sera utile au moment où le juge du compte ou l’auditeur du Trésor voudra comprendre la justification des opérations. Aussi il est légitime que le gestionnaire fasse état de ses suggestions, ou de ses réserves sur l’utilité de telle ou telle pratique ; c’est par la discussion entre les services que la qualité de ce travail s’améliorera progressivement, et l’expérience de chacun peut être utile à cet effet.

Une bonne présentation permet à l’ordonnateur d’exercer son contrôle de manière optimale, et affiche de manière éclatante la bonne marche du service d’intendance au chef d’établissement. En soignant cette tâche, vous ferez mieux apprécier votre travail à sa juste valeur.

- Les mandats sont présentés dans un parapheur, avec l’original à gauche et le duplicata à droite
- Je souhaite recevoir les pièces revêtues de la signature du gestionnaire, ou d’une autre personne clairement identifiée, attestant la réalité du service fait : Chef de Travaux, documentaliste... Ce visa, dans les faits sera souvent sur le bon de livraison joint au duplicata, c’est suffisant.
- De préférence, les signatures et les cachets ne seront pas à l’encre noire, mais en couleur (bleu ou autre), de manière que l’on n’ait pas de doute sur le statut d’original des documents signés.
- Les mandats (pas les pièces) seront revêtus d’un tampon « original » ou « duplicata » bien visible.
- Les pièces doivent porter le numéro d’ordre du mandat, le chapitre et le compte, et l’année d’exercice comptable.
- Les triplicata ne concernent pas l’agence comptable : nul besoin de me les transmettre. Vous devez les conserver pour avoir, dans des formes efficaces, un jeu de votre propre comptabilité ordonnateur, aux fins de bonne gestion.
- Certains établissements pratiquent un classement alphabétique par nom du fournisseur, mais je considère que le classement le plus approprié est celui de la nomenclature comptable : qui la maîtrise correctement saura toujours retrouver le document recherché. Si l’on veut un classement par fournisseur, ou autre, on édite dans GFC la liste des mandats dans l’ordre souhaité (on n’est même pas obligé d’imprimer, utilisez PDF Creator)
- Les mandats originaux doivent être assortis du nombre précis de pièces comptables annoncé sur le mandat lui-même : une page supplémentaire posera la question de son statut de pièce comptable ou pas, et attirera des remarques du juge du compte
- Il est entendu qu’une pièce comptable peut comporter plusieurs pages
- Avec les duplicata des mandats, je souhaite que soient ajoutés à la pièce comptable proprement dite des éléments de preuve supplémentaire : bon de commande (exemplaire jaune du carnet de bons de commandes), bon de livraison, devis (y compris devis concurrents non retenus dans le cas d’opérations d’un montant élevé). Des documents comme un accusé de réception de commande, un bon de transporteur s’il existe un bon de commande, ou la sollicitation d’un professeur, ne me paraissent pas de nature à intéresser le juge du compte, et sont donc inutiles ; en cas d’hésitation à ce sujet, contactez l’agence comptable
- Si vous utilisez le module approvisionnements de GFC, mettez en pièce jointe la fiche d’appro, pas le bon de commande.
- Je ne souhaite pas que plusieurs factures soient rassemblées en une seule liquidation : respections la logique une facture, une liquidation, un virement, ce qui permet au fournisseur de s’y retrouver lui-même. Parfois des fournisseurs envoient aussi des relevés de factures, il est alors possible de regrouper les paiements sous ce relevé et sous le numéro du relevé, avec pour nombre de pièces le nombre de factures plus le relevé.
- Si vous scindez une seule facture sous deux mandats différents (ce qui est à éviter autant que possible), posez en clair le calcul et la répartition en surcharge sur la facture, et laissez systématiquement une copie de la facture ainsi annotée à l’appui du second mandat.
- La fonction de commentaire dans GFC doit être systématiquement utilisée, dans l’objectif d’expliciter le mieux possible l’objet de la transaction aux yeux du contrôle légal ; au besoin, une facture à la rédaction laconique ou hermétique sera annotée pour éclaircir le propos.
- Lorsque l’occasion se présente, il est utile de limiter le volume et le poids des archives en faisant les copies en recto-verso ; mieux encore, les fonctions des copieurs numériques modernes permettent de condenser de nombreux documents de manière réduite sur un petit nombre de pages. (à utiliser suivant la lisibilité et l’importance des pièces concernées)
- Dans le cas des ordres de reversement, ou des factures représentées après un rejet, mettez comme pièce justificative la copie de la facture originale, en annotant en surcharge les coordonnées comptables de l’opération d’origine. Toute autre pièce (courrier au ou du fournisseur...) sera appréciée, au moins avec le duplicata.
- Il est utile de regrouper les ordres de recettes quand la logique comptable l’autorise (pour limiter le nombre de signatures à obtenir de l’ordonnateur) : consultez l’agence comptable pour connaître le degré de subdivision minimum.
- Les ordres de recettes n’ont pas forcément besoin de pièces : les OR sur subvention affectée du montant d’une dépense unique peuvent simplement porter la mention « cf. mdt X bord Y (chapitre/compte) », et indiquer zéro pièce jointe.
- Il est toujours préférable de faire souvent de petits mandats, plutôt qu’un très gros de manière intermittente. Dans le cas par exemple d’un gros paquet de factures en attente (à la période de la bascule, ou au retour des vacances...), rien n’empêche de faire un mandat par jour, plusieurs jours de suite. Le comptable, lui, pourra choisir de payer en une fois si transmettre plusieurs disquettes ne lui convient pas.

Messages

  • Dans le cas d’éspèce, quelle est l’espérance de vie d’un AC qui exigerait cela d’un établissement rattaché ???
    La suppression de l’attestation du service fait par l’ordonateur sur chaque mandat ne doit pas donné lieu àsa substitution par une signature du gestionnaire.

    Petit rappel dans l’expression "simplification administrative", il y a simplification.

    L’exigence de BC, BL etc... est sans objet, si l’ordonateur a déjàattesté du service fait sur le BJME, ce n’est pas àl’AC de se transformer en sherlock holmes pour vérifier ces dires.

    La multiplication des mandats est àmon avis àproscrire, il faut simplement fixer une périodicité selon la taille de l’établissement.

    Par contre, pour ma part, j’exige une attestation de l’ordo comme quoi le mandatement est conforme soit àl’EPCP soit....(cf. décret 85-924 modifié) et je déconseille fortement son suivi pour cette année en tout cas sur GFC.

    Sinon la qualité des infos dans le domaine de la gestion matérielle est àrelever sur ton site car c’est dans ce domaine que les informations sont le plus difficile àobtenir et où les formations àl’attention des gest. sont inexistantes (aprés avoir fait plusieurs académies, je n’ai jamais rien vu au PAF alors que comme je dis toujours au risque de choquer quand je fais des formations : "il ne faut jamais oublier que la gestion est l’important alors que la compta n’est que l’urgent).

    Bon courage
    un collègue

    • Merci pour cette opinion motivée et détaillée, encore plus pour les bonnes idées ! Un petit mot sur le bordereau des mandats pour remplacer le suivi d’un EPCP totalement foireux, c’est pas mal du tout !

      La signature du gestionnaire sur les mandats, je l’ai mis mais personnellement j’ai appris àm’en passer, puisque en tant que gestionnaire et comptable àla fois, je me fais confiance àmoi-même. Dans une grosse agence, je n’en voudrais pas àun CASU de réclamer ça àses gestionnaires s’ils ne sont pas très sérieux.

      Je maintiens fermement l’histoire du bon de commande, de livraison et autres. Ces documents ont le mérite d’exister, et je préfère les avoir avec mes mandats si un contrôle poussé devait avoir lieu. Si on ne les inclut plus dans le classement comptable, ils courront le risque d’être tout simplement traités par dessus la jambe : plus de pointage des livraisons, plus d’obligation de principe d’un écrit avec une signature de l’ordonnateur ou de son délégué àla commande... Ca pourrait déraper gravement. Et làmême avec une gestionnaire rattachée de la qualité dont j’ai le plaisir de bénéficier en ce moment (elle lit l’IZ de temps àautre...), je préfère maintenir le joug.

      Je suis curieux du sens profond de la phrase "la qualité des infos dans le domaine de la gestion matérielle est àrelever sur ton site". Dois-je comprendre que tu as relevé au sens de noté qu’il y a des infos de qualité, ou que la qualité des infos est àrelever, pour améliorer, histoire de dire que c’est insuffisant ?

      Allons, les deux mon général !

    • Il s’agit bien sà»r de noter la pertinence des infos dans le domaine de la GM car c’est souvent làque le gestionnaire se retrouve seul. En cas de d’interrogation sur la compta., il est facile d’appeler un collègue mais il est beaucoup plus difficile de trouver des renseignements dans le domaine technique (choix du matériel, travaux àgérer...).

      Sur les pièces àjoindre aux doubles des mandats, je suis sur la même ligne que toi mais en tant que conseils àdonner àun gestionnaire et non pas en tant qu’exigence d’un Agent comptable.

      Salutations
      Tendance Haine

    • Point de vue d’un gestionnaire matériel.

      Ce qui m’agace chez les comptables, c’est qu’ils ont un peu trop tendance àse mêler de la gestion matérielle des établissements rattachés.

      Concernant le service fait, si c’est mandaté, le bordereau est signé, par l’ordonnateur ou son délégataire, le service est attesté comme fait. Point ! Juridiquement le comptable est blindé, pourquoi e******r les gestionnaires ?

      Ensuite la logique du le gestionnaire est pas sérieux, je le fais signer. Cela change quoi ?

      C’est la même chose pour le suivi des commandes. Le comptable vérifie la qualité de l’ordonnateur, l’ouverture de crédits, la disponibilité, le caractère libératoire, le service fait, l’intervention du contrôleur financier. Pourquoi les bons de commandes ? Bons de livraisons ? Déraper sur quoi ? L’agent comptable est agent comptable, point, rien d’autre.

    • Cher Jean-Mic,

      Comme tu l’auras constaté, le document que je propose ici est précédé d’une grosse littérature indiquant que tout ceci se négocie, et si j’ai mis ici un très grand nombre de points dont certains te semblent aller trop loin, c’est pour permettre aux visiteurs de l’IZ de faire leur marché entre certaines demandes importantes et d’autres qu’on peut négliger.

      En tant que comptable, et malgré le peu d’expérience que j’affiche au compteur, je souhaite avoir avec mes gestionnaires rattachés des relations de conseil et de soutien. Souvent, le comptable par ses "exigences exorbitantes" peut, mine de rien, assister son gestionnaire dans le redressement de mauvaises pratiques de l’établissement, que ça soit de la part des personnels d’intendance ou du chef d’établissement.

    • L’enfer est pavé de bonnes intentions. J’ai un agent comptable qui àpeu de choses près demande ce que tu décris dans ton document.

      Les arguments sont les mêmes. Sauf que ça m’ennuie. Et au bout d’un moment de l’ennui je suis passait au conflit. Au final, j’ai plus le sentiment d’être le NG de l’agent comptable que le gestionnaire de mon établissement.

      C’est le risque de ce genre de document. On oublie les textes et au final au loupe l’objectif initial.

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