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Classe 8 pour les tickets-repas

Comptabilisation des valeurs inactives

vendredi 3 mars 2006, par L’intendant zonard

La comptabilisation des valeurs inactives (VI) devrait se faire très régulièrement, et non pas seulement en même temps que le compte financier. N’hésitez pas à mettre dessus le même collaborateur qui a déjà fait le travail avec GTI.

Pour guider ce travail, les points essentiels :

1) Les valeurs inactives se traitent... dans les onglets des valeurs inactives ! C’est valable pour la balance, les écritures, les fiches de compte... Ne vous énervez pas en cherchant la classe 8 là où elle n’est pas, et cliquez en haut de la fenêtre de GFC pour trouver vos petits.

2) Pensez bien à passer, comme toute première écriture, le bilan d’entrée. Le BE des VI est à faire, comme tous les BE, du montant précis qui apparaîtra au compte financier ; la réévaluation des tickets quand on fait évoluer les prix, est une opération à faire après.

3) Les comptes de valeurs inactives sont les suivants : les comptes de VI proprement dits, 881 et 882 ; le compte 883 de prise en charge. Pour les tickets repas, il faut subdiviser le 881 en autant de sous-compte qu’il y a de couleurs différentes de tickets. Les subdivisions sont habituellement avec des chiffres, mais je rappelle le truc très agréable de mettre des lettres : 881B pour Bleu, 881J pour Jaune... (ou 881A pour Agents, 881P pour Profs, etc)

Les 881x sont débiteurs ou nuls. Ces comptes retracent la valeur (inactive) du stock de tickets présents dans le coffre. Le 883 est créditeur ou nul, et permet de connaître d’un coup d’œil le total des 881 subdivisés.

4) Le bilan d’entrée se fait avec débit des 881x, crédit du 883.

5) La réévaluation du stock suite à l’augmentation des tarifs se fait par débit des 881x, crédit du 883 (... et l’inverse si les prix baissent !)

6) Les achats de tickets à l’imprimeur se traduisent par un débit des 881x, et un crédit du 883

7) Les ventes de tickets aux commensaux, telles que retracées dans le journal des tickets vendus, provoquent un débit du 883 et un crédit des 881x.

8) Si le pointage du stock de GTI, comparé avec le contenu du coffre, correspond à ce qui est en classe 8 des VI, alors il est possible de valider la session des VI. Cela n’a pas d’influence sur les opérations courantes "normales", et ça fera plaisir au contrôle financier. On peut donc valider ça tous les mois.

Conservez à portée de compte financier, en archives, les journaux des tickets vendus et les inventaires au 01/01 et 31/12 de l’exercice (le reste n’est pas essentiel).

Messages

  • Une bonne valeur inactive est une valeur inactive morte. Flinguez ces dinosaures. Même les plus petits bahuts peuvent maintenant passer au dématérialisé. La carte àcode barre faite maison et le lecteur de code relié àun PC et vos tickets rejoignent la machine RUF.
    Ceux qui veulent s’en donner la peine peuvent réellement gérer avec des petites solutions un système de contrôle d’accès sans ticket et du coup finie la compta des valeurs inactives. Avec un peu d’effort sur un tableur avec macro ou mieux une base de données, il est possible de gérer àl’interne les personnes concernées qui au bout du compte ne sont au mieuxque quelques dizaines de commensaux et les rares visiteurs.
    Et pour les plus riches, un vrai logiciel complet avec distributeur de plateaux et gestion de tous les droits constatés et au revoir les tickets de couleur par paquet de 10 que oui mais moi j’en voudrais que 3 passque je suis àmi-temps... Ce qui est imparable car la vente par carnet uniquement est interdite (c’est de la venre par lot).

    • C’est mignon, les dinosaures, les enfants adorent ces bêbêtes-là.

      Moi je trouve pas si mal ces repas qui sont payés àl’avance, donc avec lesquels on n’a pas de problèmes pour faire rentrer l’argent. A mon avis, assurer la comptabilité d’avances clients sur repas de commensaux ayant des "crédits" entièrement virtuels dans un logiciel n’est pas nécessairement plus facile àjustifier suivant les formes de la comptabiltié publique.

      Quant àimaginer envoyer une facture en fin de mois aux profs, bonjour pour récupérer l’argent. Làoù tu es maintenant, ça pourrait marcher (encore que nos amis les surveillants et le paiement des repas àla DP...), mais nous qui sommes restés ici, dans le vrai monde de la vraie vie, ça serait un Seppuku rituel du comptable.

      Concernant la vente par lots, celui qui ne veut pas acheter un carnet de 10 en achète un avec un collègue, ou rachète àl’unité àun collègue. Il ne faut pas transiger sur ce point, sans quoi le dérapage est inéluctable : dans le collège où je suis arrivé en 2001, chaque surveillant quittait son poste chaque jour pendant dix minutes pour venir chercher son ticket du jour !

      Cela dit, je suis pour la reconnaissance biométrique sous contrôle de vidéo-surveillance enregistrée 24/24, avec prélèvement direct sur la carte bleue des personnels, quand l’établissement peut s’offrir le système.

    • Rien de plus pratique que le paiement àla prestation avec gestion des passages àla restauration par un badge magnétique. Les convives approvisionnent leur compte àl’avance. Les soldes sont ainsi suivis individuellement. En fin d’année scolaire on peut rembourser les éventuels excédents des élèves. Moi j’utilise winresto et wingerest d’Ianord en complément de GFC, ce qui me permet de gérer àla fois le crédit nourriture, l’epcp du R2, les droits constatés, les bourses et FSL. nickel

  • Vous ne mentionnez pas les écritures àpasser pour des tickets repas achetés et vendus par un gestionnaire-régisseur dans un établissement jumelé.

    • Je ne comprends pas exactement cette remarque : dans le cas d’un établissement rattaché àl’agence comptable, il n’y a strictement aucune différence, si ce n’est que le comptable doit de temps àautre se déplacer pour "faire une descente" dans le stock de tickets et s’assurer qu’il correspond bien àce qui est saisi dans les JTV et inventaires GTI qu’on lui transmet.

      Le statut de régisseur de celui qui vend les tickets ne change rien : les fonds arriveront de toutes manières sur le compte 4713 de l’établissement concerné ; la classe 8 des valeurs inactives est propre àchaque établissement et n’est pas partagée dans l’établissement support de l’agence comptable (ce qui serait peut-être le cas d’un SACD, mais je vous garantis que je ne le laisserais pas mon Greta s’embarquer dans ce genre de chose !)

      Si, cher christophe, vous connaissez des situations plus complexes (cas d’hébergement croisés ou des choses exotiques de ce genre), ça serait très sympa d’en parler plus en détail.

    • Allez faire un tour sur le site de la DAf du ministère et vous verrez qu’il y a des pratiques différentes :
      - écritures dans la compta de l’étab support et dans celle de l’étab rattaché (Christobal)
      - écritures seulement dans la compta de l’étab support (Saint Pierre)
      - écritures seulement dans la compta de l’étab rattaché (la votre si j’ai bien compris)
      pour le cas concerné.
      Il semble que la lettre de la DGCP du 18/08/04 ne soit pas si claire que cela pour tout le monde. Il suffit pour cela d’aller faire un tour sur d’autres sites.
      Dans l’agence comptable dans laquelle je travaille, nous pratiquons la double écriture mais cela entraine un doublon dans la pièce 15 du compte fi (comme Christobal) et cela passe auprès des autorités de contrôle depuis 9 ans. Mais je suis personnelement de votre avis, les écritures ne doivent être passés seulement dans l’établissement détenteur et vendeur des TR.

    • Je confirme qu’il ne faut plus tenir la compta des valeurs inactives àl’agence comptable ; la CRC vient de me le confirmer (et même l’exiger).

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