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Par une débutante d’il y a peu

Premier poste : conseils et recommandations

samedi 27 août 2011, par Patronette

Cet article est plus particulièrement dédié à celles et ceux qui débutent par un poste de gestionnaire matériel leur vie active. Il faudra à certains beaucoup de force de caractère pour passer l’épreuve du feu qu’est la première année.

Les petits nouveaux du cru 2011 ont une chance que bien peu de leurs aînés ont eu : ils arrivent accompagnés d’un Vademecum tout neuf !

Prenez le temps de le parcourir : même si vous survolez certains chapitres, faite une copie des pages concernant la prise de poste. Appelez celle ou celui que vous remplacez ou mieux encore, allez le voir pour faire le point avec lui de la gestion matérielle.

L’académie de Clermont Ferrand a conçu un référentiel de passation de gestion matérielle très intéressant.

Identifiez les contacts

Faites notamment le point sur les commandes passées avant les vacances (dates de livraison, lieu de livraison, facturation, contentieux éventuel…), sur les emplois du temps et les fiches de poste de tous les personnels dont vous êtres le supérieur, demandez les dates des évaluations (en Seine-Saint-Denis, elles doivent généralement avoir eu lieu avant les vacances de Toussaint, il faudra prévoir du temps pour les entretiens dès la rentrée), voyez les dates de retour des uns et des autres, notamment si certains de vos agents ont bénéficié d’un congé bonifié ou sont en congé maternité.

Demandez ou notez rapidement qui sont vos principaux interlocuteurs, non seulement à l’agence comptable mais également à la collectivité de rattachement, à l’inspection académique (si la RGPP ne l’a pas déjà éradiquée), au rectorat et pour toutes les institutions avec qui vous serez potentiellement en contact. Je pense notamment aux mairies et à la préfecture pour certaines subventions pour des projets particuliers.

Si vous avez une ou plusieurs personnes dans votre service d’intendance, regardez les fiches de poste (jetez également un coup d’œil à celles du secrétariat, au partage des tâches au sein de la vie scolaire si vous avez plusieurs CPE…). Discutez avec les uns et les autres pour savoir comment ils conçoivent leur travail quotidien.

Attention, le temps va vous manquer

La gestion du temps est primordiale, surtout si vous êtes dans une académie qui organise de nombreuses formations pour ses nouveaux gestionnaires : récupérez un calendrier mural relativement grand (avec un peu de chance, un fournisseur en aura laissé traîner à la fin de l’année passée) et notez-y vos jours de formation pour surtout ne rien prévoir au bureau en même temps, notez-y également vos dates prévues de visite à l’agence comptable et n’hésitez pas à prévoir au début une bonne journée pour faire votre premier mandatement si comme moi vous faites l’erreur de liquider toutes vos factures au moment du mandatement et non au fur et à mesure.

Il y a assez de raisons de stresser pour ne pas en inventer !

Rassurez-vous, les erreurs en comptabilité sont celles qu’on rattrape le mieux. Pour ce qui est des personnes, c’est une autre paire de manches.
Pensez à noter également les échéances de l’année, y compris de manière approximative : conseils d’administration, droits constatés, journées portes ouvertes…

En parlant des autres personnes que vous allez voir au quotidien et avec qui, contre mauvaise fortune bon cœur, il va vous falloir travailler : arrivez sans a priori. Sans vous laissez marcher sur les pieds (ce qui n’est pas évident pour un premier poste), n’oubliez pas que le chef d’établissement, ordonnateur, est votre supérieur. Mais que cela ne vous empêche pas de poser une question innocente à votre agent comptable si quelque chose vous paraît étrange.

Si vous avez un tuteur, n’hésitez pas à lui poser des questions, dans les limites du raisonnable qu’il définira lui-même. Prenez rapidement contact avec vos homologues des établissements voisins.

Un exemple à suivre ? Le nouveau GM du collège voisin de mon établissement est ainsi invité à déjeuner avec son chef d’établissement (lui aussi nouveau, c’est la Seine-Saint-Denis) et le chef d’établissement adjoint, avec le triumvirat de mon établissement et des autres établissements de la ville. Si l’idée vous plaît mais qu’autour de vous les autres ne l’ont pas eue, vous pouvez dès maintenant faire une proposition constructive et originale...

Sans la solidarité entre collègues, vous allez en crever

S’il y a des réunions de gestionnaires de bassin (ou district, ou d’agence comptable, peu importe), allez-y à tout prix. Ça sera difficile au premier semestre parce qu’entre le 1er septembre et les vacances de Noël, la cote est pentue et on est vraiment le nez dans le guidon. Mais c’est pourtant là que ça sera le plus utile.

N’oubliez pas de prendre soin de vous et de votre famille : ne faites pas comme moi qui à force de tirer sur la corde ai perdu 7 kilos en deux mois et failli perdre un œil suite à une infection.

Nous avons la chance, en plus de ce site, d’avoir celui de N@n@rd et le forum lié : prenez le temps d’y aller, notamment d’y chercher les documents et modèles susceptibles de vous faciliter le travail quotidien. Venez aussi y parler de vos problèmes, notre « corporation » sait être solidaire dès lors qu’un collègue fait savoir qu’il a besoin d’aide.

Bon courage.


Note de l’IZ : j’avais déjà fait ce truc il y a quelques années ; le papier de Patronette le complète bien.

Messages

  • MàJ mai 2012 :

    Pour ceux qui commenceront en septembre 2012
    - demandez où votre prédécesseur en est de la prépa bud 2013 : l’inventaire est à jour ?
    - la communauté éducative a-t-elle été informée des changements budgétaires à venir ?

    De façon plus globale, plus tôt vous prendrez contact avec votre prédécesseur, mieux la passation se fera.

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