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Rédiger correctement un procès-verbal de CA

mercredi 22 février 2017, par L’intendant zonard

A quoi devrait ressembler un procès-verbal de conseil d’administration ? La mécompréhension de la nature de ce document occasionne des dégâts réguliers à nombre d’EPLE, où un précieux temps de travail est gaspillé, et l’ambiance de travail gênée. Explications et exemples.

A quoi sert vraiment le PV du CA ?

Les actes d’administration de l’EPLE doivent être certifiés par l’autorité qui les a pris, le CA lui-même. La relecture du PV lors de la séance suivante permet de garantir que les actes enregistrés par le chef d’établissement n’ont pas été falsifiés. Ce n’est pas théorique, j’ai eu connaissance au moins une fois d’un CE qui rédigeait n’importe quoi en guise d’acte, attestant d’une séance de conseil qui n’avait pas eu lieu !

Dans ce but, il n’y a aucune nécessité de rédiger un PV verbeux, c’est même le contraire qui est nécessaire. En fait, le PV ressemble beaucoup... à l’ordre du jour sur la convocation du conseil qu’il décrit !

Pourquoi il est malsain de faire des comptes-rendus bavards

Les administrateurs de l’établissement ne devraient pas se méprendre : ils sont là pour prendre quelques décisions. Pour éclairer ces prises de décision, un certain nombre d’informations doivent obligatoirement lui être communiquées. Et ça s’arrête là.

Pour le reste, le CA n’est pas une enceinte pour que les profs règlent leurs comptes avec le CE, il a un bureau pour ça, il y a des conseils de classe, un conseil pédagogique. Toutes les interventions homériques en CA ne sont qu’une pure nuisance au bon fonctionnement de l’EPLE.

Il est certes d’usage que soient échangées des vues sur des sujets connexes, ou mentionnées des positions de principe, et c’est même souhaitable, tant que cela ne nuit pas à l’objet de la réunion, la prise de décisions. Les échanges en conseil seront plus fructueux, libres et efficaces, s’ils ne sont pas retranscrits dans un compte-rendu indigeste et inutile. La bonne tenue d’un PV permet de limiter cette tentation tribunicienne de l’élu en CA, privé de l’auditoire, au demeurant chimérique, des lecteurs du compte-rendu des débats.

On ne doit donc pas fournir un compte-rendu des débats ?

Ce n’est pas interdit, mais ce n’est pas un document administratif : les membres élus du conseil devraient souhaiter rendre compte à leurs électeurs. Libre à eux de produire un machin dégoulinant, affiché en salle des profs ou quel sais-je.

Mais un tel document ne doit pas être utilisé comme procès-verbal. Le PV est un document professionnel, qui doit être établi par un professionnel. J’ai connu des chefs qui demandaient à leur secrétaire d’assister aux CA, pour en rédiger le PV. C’est disproportionné, compte-tenu de la quantité de travail que représente un PV bien compris.

La rédaction du procès-verbal sera donc partagée entre le gestionnaire, le chef et l’adjoint pédagogique, qui prennent quelques notes succinctes sur un conducteur de réunion. Dans l’idéal, les trois prennent les mêmes notes, de manière à ce qu’elles se complètent en cas de passage à vide.

Un conducteur de réunion pour le conseil d’administration ?

Oui, comme toute réunion, et c’est même la mère des batailles, un CA se prépare et se cadre. Hélas les personnels de direction n’y sont pas formés, ou en tout cas ça ne se voit pas. Mais mettez-leur entre les pattes le machin ci-dessous, ils devraient assez vite en comprendre l’intérêt !

OpenDocument Text - 14.3 ko
Conducteur de conseil d’administration pour l’équipe de direction
Au format OpenDocument

Préparez une personnalisation de ce document à l’avance, et imprimez-en un exemplaire pour chacun des trois membres de l’équipe de direction. Les trois complètent rapidement en cours de séance, et le tout peut être confié au secrétariat qui produira le lendemain matin le PV, en même temps que les actes.

Et le contentieux ?

En matière d’actes des CA des EPLE, le contentieux est exceptionnel. Reste que le jour où ça se passera mal, si vous comptez sur un compte-rendu restitué huit semaines plus tard par un élu des parents d’élèves, vous serez mal !

Un PV laconique ne laissera pas de prise pour une contestation, et il sera d’autant moins contesté qu’il aura été rédigé, transmis aux zautorités de kontrolle, et envoyé aux membres du conseil (présents ou non), dès le lendemain de la séance.

Un exemple de PV de CA

Je vous mets en situation d’un CA difficile de collège conflictuel de la Zone. Si ça se passe moins mal chez vous, tant mieux !

A 18 h 15, le quorum étant atteint avec la présence de 19 membres du conseil, M. le principal ouvre la séance. Il donne lecture de l’ordre du jour [1]

Il désigne le gestionnaire/le principal adjoint comme secrétaire de séance. [2] [3]

Le procès-verbal de la précédente séance, qui avait été envoyé avec la convocation [4], est mis aux voix et adopté à l’unanimité moins une éventuelle abstention ou deux. [5]

Arrivée de M. Labsan-Dhabitud, représentant du conseil dépional ; le nombre de membres du conseil est porté à 20. [6]

1- Dotation horaire globale

M. le principal fait un exposé de son projet de répartition de la dotation horaire globale. Le tableau de répartition des moyens est présenté. Des questions sont posées, des réponses apportées. Les élus enseignants demandent une interruption de séance et, à l’issue, donnent une explication de vote.

Le chef d’établissement met le projet aux voix. Résultat du vote : Pour : /Contre : / Absentions : / NPPV :

Une partie des représentants élus des enseignants présente une motion (document joint). M. le principal accepte de la mettre aux voix. Résultat du vote : Pour : /Contre : / Absentions : / NPPV :

2- Compte financier

M. l’agent comptable présente le compte financier de l’exercice écoulé. Lui ou le gestionnaire voire le chef donnent lecture des montants des mouvements en dépenses et en recettes des différents services de l’établissement ; ils indiquent les faits ayant marqué l’exécution financière du budget de cet exercice. M. l’agent comptable déclare solennellement n’avoir connaissance d’aucun manquement de la part de l’ordonnateur à l’intention du conseil d’administration ayant établi le budget ainsi exécuté.

Des questions sont posées, des réponses apportées. Le chef d’établissement demande aux administrateurs de valider la clôture des comptes. Aucune réserve motivée n’étant formulée, le compte financier de l’exercice est adopté.

L’agent comptable revient sur le résultat de l’exercice écoulé maintenant clos. Il propose que ce résultat soit agrégé aux réserves de l’établissement sur le compte 1068. Résultat du vote : Pour : /Contre : / Absentions : / NPPV :

3- Décision budgétaire modificative pour information

M. le gestionnaire présente les modifications regroupées n° 3 à 7 du budget, sur lequel le conseil d’administration n’a pas de décision à prendre, la plupart suite à des ressources nouvelles sous condition d’emploi (cf. document joint).

4- Décision budgétaire modificative pour vote

Le gestionnaire présente un projet de décision budgétaire modificative n°8, consistant à prélever la somme de X € sur le fonds de roulement, pour équiper l’établissement d’un photocopieur à l’issue du contrat actuel de location, bientôt échu (cf. document joint) Après débat, questions et réponses, le projet est mis aux voix. Résultat du vote : Pour : /Contre : / Absentions : / NPPV :

5- Bilan du voyage à Valparaiso

M. le principal donne lecture du bilan financier et pédagogique du voyage linguistique à Valparaiso (cf. document joint)

A 22 h 05, [7] l’ordre du jour étant épuisé, la séance est close.


[1Rayez ici la mention cette andouille de CE qui n’a rien compris met à la négociation l’ordre du jour. J’ai vu ça, je vous dis pas les dégâts !

[2Le PV du CA est un document sérieux, il doit être établi par un professionnel. Il est exclu de "faire tourner" la responsabilité de ce document entre "l’administration", les profs et les parents. En plus on gagne à chaque séance trois minutes à tenter de désigner un courageux volontaire.

[3J’ai eu vu des EPLE où la secrétaire-du-chef était invitée au CA, sans droit de parole, uniquement pour en assurer le secrétariat. En échange de 4 semaines de vacances supplémentaires, bien entendu, comme il sied à cette corporation à part, mais bon au moins le boulot était bien fait.

[4Totalement indispensable, et d’ailleurs vachement plus facile à faire si le PV est réalisé suivant mes conseils, il est vraiment facile de le sortir dès le lendemain du conseil, voire le soir même.

[5Un PV fait suivant mes conseils n’est jamais contesté. On gagne jusqu’à dix minutes par CA.

[6Indiquer ainsi en italique les didascalies décrivant une modification du nombre de votants.

[7J’avais dit : dans un collège conflictuel de la Zone. Dans un établissement pacifié, pour faire ce qui précède, une grosse heure peut surffire

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