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Quelques indications pour passer à SEPA sous Alise

jeudi 29 novembre 2012, par L’intendant zonard

Le logiciel de gestion des droits constatés le mieux représenté dans la Zone (ce qui ne veut aucunement dire que d’autres outils lui soient inférieurs, faites vos marchés) a finalisé sa mise à jour vers la norme SEPA de manière satisfaisante.

Toutefois, à l’attention des collègues qui s’en sortiraient mal, une aimable collègue lectrice de l’IZ me fit passer quelques fiches de procédure.

Prérequis

Tout ce qui suit est valable dans le cadre de la version dite "perf+" du logiciel, si vous n’aviez pas encore migré, il y a urgence à le faire. Perf+ change un peu quelques habitudes, mais rien de bien grave, et l’ergonomie générale de l’outil reste très satisfaisante, sans rentrer dans le jugement de valeur sur les choix de changements.

Pour vérifier que la dernière mise à jour a été faite correctement

  • attention, ceci est à faire en-dehors des horaires de repas, il faut que la fenêtre de contrôle des passages soit fermée
  • à côté de l’horloge Windows en bas à droite de l’écran, cliquer du bouton droit sur l’ordinateur dont l’écran clignote et demander "Ouvrir Alise update"
  • Cliquer sur le bouton Paramètres tout en tenant la touche Ctrl enfoncée
  • Allez sur l’onglet Versions en haut de la fenêtre
  • Vérifier les versions indiquées dans les deux zones de la fenêtre (l’une pour ce qui a été téléchargé, l’autre ce qui a été installé). Les versions doivent être les mêmes, la première de la liste dans le carré du haut doit être la même que la première de la liste du 2e carré. (n. de l’IZ : chez moi je n’ai rien dans la zone du haut, et je sais que tout est OK, donc ne vous affolez pas)
  • vous pouvez aussi tout simplement voir si la date de la dernière mise à jour indiquée au bas de la fenêtre est récente ou non, Alise émet de l’ordre d’une mise à jour tous les trois mois en moyenne pour ce que j’ai pu observer.

Si les versions ne sont pas les mêmes et que l’une des deux n’a pas été installée, il faut :

  • Appuyer simultanément sur les touches ctrl et F12
  • demander Alise update
  • Aller dans le dossier update
  • Sélectionner le dossier à installer
  • Demander l’installation

Pour vérifier le mode SEPA

Attention, vous ne devez passer à SEPA qu’avec le feu vert de votre agent comptable, de manière synchronisée avec tout le reste de l’agence comptable.

  • Saisir les rib des familles ou considérer que cette saisie est déjà faite
  • Ensuite sur l’onglet iban : indiquer seulement FR + ok et tout l’iban s’inscrit automatiquement

Note de l’IZ : c’est vraiment comme ça, vraiment très agréable. Je rappelle que les IBAN n’ont rien de sorcier et que je propose un outil pour les calculer au besoin (avec prudence), et que le plus pénible c’est le BICS mais on peut trouver la liste de ces codes.

Au moment de l’édition de la disquette de paiement :

  • Menu Finances puis Bordereaux (ou accès direct par la touche F9)
  • A gauche de l’écran choisir par exemple le bouton Dk-trésor bourses
  • Par le clic droit dans la fenêtre, ou par l’icône en haut, demander ajouter un nouveau bordereau
  • Dans la fenêtre qui apparaît alors, en bas le mode GFC (comprendre : le logiciel produira un fichier de règlement de bourses à l’ancienne norme Banque de France avec des RIB franco-français à 23 chiffres) est sélectionné pour l’instant
  • Choisir SEPA
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Attention, on en arrive au paiement des bourses

Après avoir installé la mise à jour SEPA de GFC, vérifier que les paramètres de l’établissement sont remplis :

Note de l’IZ : a priori, c’est en comptabilité générale ce qui est décrit ci-dessous, mais l’IBAN doit aussi être renseigné dans les paramètres établissement des comptabilités ordo, donc pointez-le aussi à tout hasard.

  • dans GFC, menu Paramètres, Agence comptable ou Etablissement jumelé
  • Mode SEPA : à renseigner impérativement, sinon la disquette des bourses ne passera pas

Si on ne sait pas faire, il existe une aide :

  • Avoir rib de l’établissement sous la main
  • appuyer sur la touche F1 (aide)
  • e) fonctionnalité complémentaire
  • 7) sepa dk nouveauté
  • 1) paramètreage sepa
  • Renseigner les tableaux
  • Trouver la liste codique pour votre département, qui a des chances d’être : 0930000 comme pour mon bô département 93
  • Renseigner l’IBAN et le BIC de l’établissement, d’après le relevé fourni par la DDFIP tenant votre compte

Voir en ligne : Alise Arc-en-self gestion d’accès et calcul des droits constatés

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