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Actualité de janvier : nettoyez votre fichier fournisseurs !

vendredi 24 janvier 2014, par L’intendant zonard

Quand la fiche d’un fournisseur a été utilisée, on ne peut plus la modifier. Mais à la date où nous sommes, vous n’avez pas commencé ou commencez tout juste à exploiter le fichier, c’est maintenant qu’il faut le mettre à jour !

Les pratiques que j’indique sont, à ma connaissance, les bonnes pratiques générales des services administratifs et comptables bien au-delà des EPLE et du domaine de l’éducation. Si vous avez encore d’autres idées, alors donnez-les en commentaire, et vite, c’est la saison !

Dans quel ordre saisir les noms des fournisseurs

C’est le principal problème, et c’est celui qui exige une action immédiate en début d’exercice comptable. Un bon fichier fournisseurs est construit autour du nom du fournisseur, et pas d’autres considérations le concernant et qui ne sont guère pertinentes.

Par exemple : La Société Anonyme Boucherie des fils de M. Hafez El Assad (exemple inventé complètement au hasard, mais je présente mes excuses aux bouchers qui sont des gens respectables). Comment doit-on nommer ce fournisseur dans notre logiciel ? El Assad boucherie.

C’est le nom qui doit primer, se trouver au début, c’est le nom que vous allez chercher et qui doit être la clé de classement alphabétique. Ensuite, le métier, précision toujours utile même si elle n’était pas prévue dans la dénomination commerciale habituelle du fournisseur : cela vous prémunit en grande partie contre les homonymies. Parce que j’ai eu des problèmes avec un fournisseur de légumes et un fabricant d’outillage industriel qui avaient le même nom : bonjour le virement de 40 000 € pour une machine de l’atelier envoyé au fournisseur de salades !

Donc envoyez balader :

- tous les articles
- les SA, SARL, SNC
- les Monsieur et les Madame (y compris pour les bourses, fonds sociaux et autres frais de déplacement) ; quand vous les mettez ailleurs, rappelez-vous que la norme typographique française demande que Monsieur s’écrive M. hemme point : Mr veut dire Mister en britiche dans le texte. Mme est mieux utilisé, mais ne mettez pas Me, c’est l’abréviation de Maître, pour votre avocat. Et des demoiselles, il n’y en a plus.
- les prénoms, ou alors vous les mettez après le nom (NB je peux vous mettre en relation avec l’APNPPNM [1])
- les intitulés de métiers doivent être renvoyés après le nom : éditeurs, librairies, papèteries, etc, c’est pour préciser.

Il y aura toujours des cas limite où vous hésiterez, des casse-tête, mais quand même en appliquant ces consignes, 99 % des cas sont cadrés et vous savez comment faire.

Trois lettres qui se courent après

Ce n’est pas tout : il y a les marques commerciales se présentant sous formes d’initiales. Par exemple le très connu fournisseur de papèterie JPG, en profitant du fait qu’il est en train de changer de nom, comme ça pas de pub. Et bien non, on ne doit pas le mettre dans le fichier fournisseurs sous la forme J.P.G. ni J-P-G ni J P G ou je ne sais quoi d’autre : on met JPG sans rien entre les lettres et c’est très bien comme ça.

Dans certains cas toutefois, la marque commerciale met visiblement en valeur un tiret entre deux lettres, vous pouvez envisager de vous laisser influencer, mais même là, forcer le trait en respectant une norme invariable vous facilitera le recours au fichier fournisseurs au quotidien.

Cela n’est pas tout : un fournisseur en trois ou quatre lettres seulement, c’est un risque accru d’homonymie. IZN peut vouloir dire Intendance Zone Net, mais aussi Inspections des Zoos Naturistes, ou encore Iranian Zoroastrian Network, voire Industrie Zeptométrique Neuronale, et j’ai pas choisi des lettres faciles !

Il faut donc, comme avec les patronymes, que vous preniez systématiquement la précaution d’ajouter le métier exercé par ce fournisseur dont le nom n’est pas explicite. Donc on devra saisir EPCP gaspillage de temps, ou EPCP énervement garanti, ou encore EPCP gadgets grotesques.

Faites des choix pour les bénéficiaires de virements non commerciaux

Comme j’ai déjà parlé des particuliers dont vous mettez d’abord le nom, ensuite le prénom et rien d’autre, ce qui reste c’est essentiellement les administrations, et surtout les autres établissements scolaires. Ah, le joyeux cirque !

J’ai défini ma propre norme, que je vous suggère de suivre si vous n’avez pas une meilleure idée :

- AC parce qu’on s’adresse toujours à l’agent comptable public chargé des comptes de l’établissement en question. C’est un choix contestable, on pourrait s’en passer, mais l’intérêt c’est que ça permet d’avoir tous les EPLE auxquels vous faites des règlements bien rangés ensemble en rangs serrés.
- LYC pour les lycées, CLG pour les collèges, toujours la même chose, et pas une fois sur deux en toutes lettres etc. LYC pour tous les lycées, parce que si on se met à faire la différence entre les lycées pro, techno, polyvalents, généraux etc, on ne s’en sortira jamais.
- Le nom du personnage célèbre auquel on a dédié l’établissement. J’ai dit le nom ! Jaurès, pas Jean Jaurès, sinon rien ne marchera jamais !
- La ville, à cause des homonymes (cf. l’exemple ci-dessus)

Donc ça donne : AC LYC GANDHI MAUBEUGE, voilà je ne vais pas multiplier les exemples, pas sûr que ça soit drôle.

Supprimez les doublons

Si votre service méconnaissait les normes de présentation que je donne ci-dessus, vous risquez d’avoir un certain nombre de doublons dans la comptabilité. Donc en parallèle de la mise à plat par l’application d’une règle cohérente, ça vous permettra de supprimer tout un tas de doublons. Mieux vaut le faire avant d’avoir risqué, par habitude, de réactiver une fiche qu’il aurait fallu supprimer.

En cas de doublons, renommez à la norme la fiche qui a servi le plus ou le plus récemment, et supprimez les autres.

Les autres vérifications à faire sur le fichier fournisseurs

Ce sont les noms qu’il faut corriger d’urgence en janvier, le reste, les adresses etc, peut se faire au fil de l’année. Vous ne devriez pas tolérer d’avoir des fiches trop incomplètes, sans adresse ni rien, c’est un élément de la sécurité comptable que les fournisseurs soient complètement identifiés sur les documents et dans l’application.

Le fichier fournisseurs comprend un onglet trop souvent ignoré, celui nommé établissement, où l’on indique son numéro de client chez le fournisseur : très important quand on utilise le système des approvisionnements. A renseigner.

Et puis il reste peut-être encore des fournisseurs avec des coordonnées bancaires encore 99 "non SEPA" : supprimez tout, car si ces fiches sont utilisées, elles mettront le bazar dans le 5159, le comptable vous haïra. Si vous travaillez encore avec ce fournisseur, il fournira un IBAN à jour et tout se passera bien.


[1APNPPNM : Association des Personnes dont le Nom est un Prénom et le Prénom un Nom Mécontentes, j’en reparle dans mon article sur les moteurs de recherche

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