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Ecritures de stocks en fin d’exercice : le mode d’emploi RCBC

jeudi 24 décembre 2020, par L’intendant zonard, Nicolas AF

On n’y touche qu’une fois par an, et forcément à ce moment-là on ne se rappelle plus du tout comment procéder. Cet article vient enfin mettre à jour l’IZ sur cette procédure, l’article de 2005 sur le sujet n’était plus utilisable depuis la RCBC !

Quelques notions de fond sur le concept comptable de stock

La classe 3 de la comptabilité permet de tracer la valeur de ces biens que l’on détient de manière transitoire, entre l’achat et la consommation (ou entre la production et la vente si c’est un stock d’objets confectionnés). Donc l’idée c’est bien d’ajouter une couche de complexité. C’est pas parce que vous avez payé cette facture de nouilles que l’argent est perdu pour autant : ces nouilles, si elles restent disponibles dans le magasin du cuisinier, vous permettront un peu plus tard de servir des repas sans rien dépenser.

Pour autant, l’enjeu financier en EPLE est très limité. Sur une DP classique, le montant de l’étiage de stock se situe autour de trois fois le coût global d’un service, mais en fonction des livraisons récentes, il peut atteindre deux fois cet ordre de grandeur. Six services sur 120, au plus gros du pire 5 % des mouvements financiers du service.

C’est trop pour que l’on se permette de ne pas contrôler, mais trop peu pour que ce contrôle soit systématique et quotidien : au-delà d’une supervision par sondages ponctuels, le stock intermittent est adapté. C’est la raison pour laquelle vous ne maniez la classe 3 qu’une fois par an. On fait des corrections de suivi de stock au moins pour les congés d’été, mais sans passer par la comptabilité, ça n’aurait pas d’utilité. Ou alors pour une remise de service, à la rigueur.

Je constate une augmentation de mon stock le 31/12

Le chiffre de mon inventaire Presto (ou autre logiciel), une fois vérifié sur le terrain, est plus élevé que celui de l’année dernière : une partie des achats du SRH cette année n’ont en fait pas été consommés. L’écriture de stock doit donc neutraliser ces charges, pour qu’elles soient reportées sur l’exercice où les denrées seront effectivement consommées.

On saisit donc un ordre de reversement, qui annule des bouts de mandat du 6011. C’est de ces très rares cas où l’on fait un ordre de reversement qui n’est pas l’annulation d’un mandat précis. Il se fait au 6031 variation des stocks de matières premières [1].

Pas besoin de DM pour ordonnancer ce reversement, vous le passez direct [2] [3], le comptable le reçoit sur le compte 31, et le boulot est terminé ! Y a du gain en termes de simplicité, si vous retournez voir ce qu’il fallait faire avant la RCBC...

Je constate une diminution de mon stock le 31/12

Après vérifications sur le terrain, le logiciel de suivi de stock confirme une valeur totale moindre que celle de la clôture de l’exercice précédente. C’est donc que, au fil de l’année, finalement les réserves faites auparavant ont été mangées. Cette consommation doit être sanctionnée par une charge de l’exercice comptable, il va falloir mandater.

Mais un mandat supplémentaire suppose des crédits disponibles à cette fin. Si votre service n’est pas en bout de course, une décision de l’ordonnateur vous permettra de retirer un peu de crédit nourriture pour le mettre dans le domaine VSTOCK et le code 0DIMI.

Pourquoi une DO ? Parce que cela évite de la paperasse dont tout le monde se contrefout, que c’est immédiatement utilisable, qu’on n’a pas besoin de transférer un nouveau budget au comptable, et puis c’est quand même d’une logique implacable, de se dire que vous avez mangé des choses achetées l’année dernière et que cela peut être retiré de votre autorisation d’acheter à manger cette année.

Si votre service n’en peut plus et que vous êtes dos au mur, alors seulement faites une DBM. C’est le code 293, spécifique à la diminution du stock. Cette DM ajoute une autorisation de dépense au service, et donc vous permettra de saisir le mandat au 6031 même après avoir bouffé tous les crédits. Notez bien que c’est pas gratuit pour autant : ça se retrouvera dans le résultat du service, qui a des chances d’afficher un déficit.

Bref, après l’une ou l’autre des ces opérations, vous aurez la possibilité technique de saisir votre mandat sur votre service / VSTOCK / 0DIMI / 6031.

Je m’as trompé, qu’est-ce que je dois faire ?

C’est pas difficile : vous reprenez le chiffre atteint par votre stock mal modifié, et vous lui appliquez le traitement ci-dessus approprié pour le rétablir au bon montant. Notez que si vous devez refaire un bout de mandat 0DIMI, la ligne existe déjà, et il est tout à fait possible de la mettre en dépassement, ça n’a aucune conséquence.

La difficulté sera de justifier les mouvements en plusieurs épisodes, mais bon, on en est quitte en s’humiliant à produire un certificat administratif disant "on a fait ça mais c’était faux, il fallait faire ça et la différence c’est tant, voilà l’écriture de correction".

Justification, paperasse

Notre bon vieux Presto peut sortir un extrait sur l’évolution du stock, qui fait une très belle pièce justificative pour un mandat 0DIMI ou un reversement 0AUGM. Nicolas a pensé à vous et vous propose un fichier qui sort automatiquement une PJ magnifique, qui vous dira tout ce que vous aurez à faire. Il suffit de mettre le montant de l’ancien stock, du nouveau, et de préciser de quel stock il s’agit, tout le reste suit. Ce document a été reconstruit d’après le concept d’un célèbre collègue passé par le contrôle de légalité d’une académie méridionale.

Calcul automatisé de la variation de stocks
Au format OpenDocument. Attention, si vous utilisez une version obsolète (antérieure à LibreOffice 6.1 de l’été 2018 tout de même), la fonction des chiffres en lettres ne marchera pas.

Pensez toujours à relever une version PDF native de votre inventaire des denrées, et à l’envoyer à votre agent comptable : il la lui faut pour l’intégrer à la reliure du compte financier.

Le boulot du comptable dans tout ça

En théorie, le comptable reçoit un reversement ou un mandat [4], réceptionne ça sur le compte 311, constate que ça colle avec le nouvel inventaire qu’on lui transmet pour le coller dans le cofi, et c’est terminé.

En pratique, l’agent comptable est obligé de rappeler à une certaine proportion de ses gestionnaires qu’il faut s’occuper de ce truc, de rappeler la procédure à appliquer (et il pourra renvoyer les GM sur cet article) ; il faudrait faire à l’occasion un contrôle sur place, mais c’est quand même pas une saison où l’on chôme.


[1Attention, les stocks des ateliers sont aussi des matières premières, n’ayez pas le réflexe idiot de mettre le 6032 juste pour ne pas faire comme au SRH ! En revanche, l’énergie (fuel...) n’est pas considérée comme une matière première, c’est du 6032.

[2GFC fait remarque que c’est pas dans le budget, mais on s’en fiche : de même qu’on n’a pas besoin d’une autorisation budgétaire pour passer un OR, un reversement n’a pas à être prévu au budget pour pouvoir être ordonnancé

[3Excepté si vous êtes ultra-juste sur le service, et qu’une DM avec cette écriture vous redonne du mou et vous permet de mandater un autre truc

[4Et parfois, avant le mandat, un budget retouché par DM 293

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