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Réunion du 7 novembre 2003

GFE : organisation de la demi-pension en trimestres

jeudi 30 décembre 2004, par L’intendant zonard

Le découpage de l’année scolaire/budgétaire en trimestres doit être présenté et adopté au Conseil d’Administration, en parallèle du tarif. Deux grandes options existent : l’ancienne réglementation des 270èmes, et le comptage au jour près.

Les 270 : avant 1999, la réglementation imposait que nous divisions l’année en 270 « jours comptables » et après ça débrouillez-vous pour y comprendre quelque chose. Selon différentes variantes, les trimestres pouvaient compter chacun 90 jours (trimestres égaux) soit par exemple 115, 90 et 65 jours. Etant donnée l’affreuse complexité de tout calcul concernant cette fiction, il vous est chaudement recommandé de l’abandonner.

Depuis 2000 les CA sont souverains pour déterminer le fonctionnement du service de Demi-Pension. Les gestionnaires qui ne sont pas restés à l’ancienne comptabilisation comptent donc chaque jour de service prévu sur leur calendrier (pour l’année civile 2003, de 132 à 134 repas pour 4 jours par semaine).

Ceci appelle cependant plusieurs observations :
- Comptez le nombre total de jours servis dans une année budgétaire et choisissez un tarif divisible par ce nombre sans fractions de centimes. C’est ainsi que j’en suis à 2,29 % d’augmentation, 0,03 € de moins que possible, pour que ça tombe rond.
- Dans GFE, quand le logiciel vous demande de rentrer le nombre de jours des trimestres de l’année, vous devez lui donner ceux de votre année budgétaire (pour un tarif changeant au 1er janvier). C’est-à-dire que pour maintenant vous mettez le 1er trimestre en cours, puis les 2e et 3e trimestres déjà écoulés. En janvier, avant d’attaquer le 2e trimestre, vous rentrerez le nombre de jours de 2004 pour les trois trimestres. Ainsi vous pourrez calculer à la main et tomber sur les mêmes chiffres que GFE.

D’une manière générale, pensez toujours à bien faire une sauvegarde de GFE avant de procéder à l’opération de constatation. Il est en revanche possible d’enchaîner plusieurs constatations, si l’on n’imprime pas le bordereau des DC ce n’est pas gênant car c’est au moment où cette éditon est générée que les choses se "nouent" définitivement.

J’ai vu un adjoint qui faisait les reconstatations élève par élève (avec la forte probabilité d’en oubier au passage) : je ne crois pas que ce soit intéressant, il faut systématiquement demander la constatation "de tous les élèves". Toutefois, la possibilité de constater un élève isolément permet de connaître le montant qui lui sera facturé, sans trop de risques. Mais là encore, attendre vraiment le moment propice pour imprimer le bordereau des Droits Constatés !


Attention : par le hasard du calendrier (1er et 8 mai des samedis), en 2004 nous servirons plus de repas qu’en 2003. C’est-à-dire que l’augmentation de 2,3% qui nous est autorisée ne suffit même pas à compenser le service supplémentaire que nous offrirons, lequel se fera à moyens constants ou en baisse, en pleine période de flambée des prix. Bon courage pour vous en extirper !

Messages

  • Une autre solution consiste à remplacer le forfait de 270 jours par un forfait plus réaliste - mais théorique - incorporé dans le réglement du SAH voté par le CA. Pour un EPLE sur 5 jours de restauration, ce forfait peut être de 180 jours avec de préférence des trimestres inégaux : 70-60-50.
    Cela évite de devoir changer tous les ans le nombre de jours.
    De toutes façons, les collectivités vont nous imposer leur propre convention et régles du jeu.

  • Est-il possible de rentrer plusieurs tarifs ( 3 forfaits différents) et donc des nombres de jours par trimestre différents sur GFE ? Merci de m’aider .
    La solution que j’ai trouvé pour le moment est de renter 3 tarifs pour des catégories de revenus fictives et pour le découpage de mettre 105 jours pour le 1er trimestre et 0 pour les 2 autres.
    Ainsi j’ai pu rentrer mes tarifs demandés aux familles par l’ancien gestionnaire ( vote du CA) ; Le problème est que pour les forfaits 3 ou 2 jours, le nombre de jours par trimestre est toujours de 105 sur les droits constatés ! Donc je risque peut-être d’avoir des problèmes en cas de remise d’ordre.
    Merci de m’aider si vous connaissez une solution plus carrée.

    • Il faut utiliser les différents REGIMES d’élèves. En temps normal, on n’utilise que les codes de régimes 0 (externe) et 2 (demi-pensionnaire). Or, on peut aussi utiliser d’autres codes, qu’on peut créer à volonté.

      Ainsi, GFE est fait pour accueillir les régimes DP 3 jours, DP 4 jours, DP 5 jours.

      Dès lors que l’on utilise ce genre de calculs, effectivement on ne peut plus calculer au nombre réel précis de jours, puisque cela dépendra des cas. Mais en admettant qu’on ait des forfaits 3 ou 4 jours, ça fait 135 repas (moyenne théorique) par an, et le forfait 3 jours sera calculé sur la même base, avec un facteur 3/4.

      Les remises d’ordre savent en tenir compte. On perd la possibilité d’annoncer un coût unitaire du repas simple et clair, avec la certitude qu’il collera avec les chiffres de GFE. Mais de toutes manières, plusieurs forfaits c’est le chemin le plus court pour des emm.nuis sans fin...

      En tout état de cause, ce que je dis est à confirmer par la pratique. Avant de faire quoi que ce soit d’un peu définitif ou laborieux, fais une sauvegarde en dupliquant le répertoire ’GEP’ situé dans la racine de la machine sur laquelle GFE tourne (moi je le compresse dans un fichier Zip, voir les cours de sauvegarde de l’IZ)

    • Oui tout à fait , il faut définir différents régimes 21,22,23 et par exemple.
      ensuitte , comme il est dit ci-dessous, effectue ds claculs au prorat du nombre de jours de fonctionnements. ça marche, il ne faut alors pas hésiter à venir changer les prévisons budgétaire chaque début de trimestre.
      MAIS, je me pose actuellement lla question du bien fondé de ces forfaits clientélistes. Au départ le forfait ( 5 jours ) est créé comme une mesure sociale pour permettre l’accès à un grand nombre à un repas équilibré chaque jour. Aujourd’hui, il faut répondre à l’équilibre alimentaire en adaptant la réponse au désir des familles. En un mot, il faut faire du social en préservant son budget en équilibre et satisfaire les attentes de service à la carte !!!Dites moi comment ?
      Alors, je pense proposer au prochain CA un forfait 5 jours à prix modique ( encadré ) et un service au ticket avec réservation la veille avec un coût approchant le coût denrées et charges.
      Votre avis, svp ; ; ;

    • Imaginons UN SEUL INSTANT un service de ce type dans le secteur privé : quelque chose à prix coûtant, sans aucun engagement de la clientèle, occasionnant un risque de pertes, sans autre recette en face. C’est délirant !

      Non, John, ce service au ticket n’est pas possible ! Il est nécessairement déficitaire, et comme nos services de restauration sont réputés auto-suffisants, ce sont les élèves au forfait qui paieront, au final, pour la désorganisation du service conséquente : soit en payant plus cher que le prix à cause d’un gaspillage, soit carrément avec des élèves au forfait qui courront le risque d’avoir leur assiette mal remplie pour cause de rupture de disponibilité. C’set inacceptable pour des parents d’élèves.

      Il faut expliquer à ton CA une bonne fois pour toutes que le service de restauration n’est pas un restaurant commercial, qu’aucune marge acquise par ailleurs ne permet d’encaisser ce type de problèmes, et que pour faire un sans-faute avec "réservation la veille" (j’admire la vie sco qui se coltinera ce merveilleux travail), il faudrait une équipe pléthorique de professionnels de la restauration n’ayant que cela à faire. Et que les ressources seront mieux employées autrement dans un établissement scolaire, à payer des profs ou des surveillants par exemple !

      Bref, le service au ticket doit rester, pour nous tous, un service rendu à titre exceptionnel (j’arrive dans un lycée où c’est carrément inexistant, ce que je trouve excessif), avec le tarif correspondant, basé globalement sur le prix du sandwich grec d’en face, donc vers les 4.00 €. Naturellement, ce tarif pour service exceptionnel, comme ceux des commensaux, n’est PAS CONCERNE par la limitation à 2 % ou plus ou moins de l’évolution du prix du forfait, encadré lui par Bercy pour des raisons de bidonnage de l’indice INSEE.

      On est là pour rendre service, on le fait à un prix (en-dessous du) plancher pour ceux qui jouent le jeu et s’engagent à l’année (encore que tous les prétextes soient bons pour aller et venir d’une DP, mais passons). Pour les autres, bin on se contente de faire mieux qu’ailleurs, et si c’est pas encore assez, tant pis pour eux !