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Dématérialiser la copie des mandats, recettes, reversements, annulations de recettes, rejets et réimputations

samedi 11 janvier 2020, par Nicolas AF

Cet article correspond à la dématérialisation telle qu’elle a déjà été décrite par l’IZ en 2015. Il s’agit d’une réalisation quasiment identique mais décrite sous un autre angle et qui a vocation à inciter les collègues à franchir le pas.

Ce n’est vraiment pas difficile, et les gains de temps, de place, de papier, de photocopies et de sécurisation des données sont réels, conséquents et immédiats.

Objectifs

  • sécuriser l’archivage des pièces comptables
  • faire des économies de temps (copies, classement, archivage), d’argent (papier et photocopies) et d’espace
  • participer à l’inscription des EPLE dans les démarches de développement durable
  • faciliter les recherches de pièces comptables plusieurs années après l’exercice comptable
  • poursuivre la démarche de qualité dans les établissements de l’agence comptable

Références

Prérequis

  • un copieur numérique en mesure de stocker les documents scannés dans un répertoire du PC
  • ôter les agrafes avant de lancer la numérisation [1]
  • régler le scanner afin qu’il ne numérise pas les pages blanches ; demander à votre prestataire de copieur si nécessaire (rares sont les copieurs qui n’offrent pas cette option)
  • régler la qualité du scanner afin que les fichiers ne soient pas trop volumineux mais restent lisibles (à titre de référence dix pages lisibles font moins d’un Mo). En général il n’est pas nécessaire de renoncer à la couleur ; la définition 300 dpi est la bonne, c’est le taux de compression sur lequel on peut jouer, par ce que les machines vendues à l’UGAP depuis un certain temps appellent "Slim PDF" par exemple.
  • afin de limiter les manipulations et faciliter le scan, scotcher les factures non A4 et autres tickets sur une feuille A4 ou en faire une photocopie
  • installer un logiciel de fusion de documents pdf : par exemple PDF Split & Merge, gratuit et qui a fait ses preuves

format des documents scannés

Faire un ou deux fichiers pdf par opération :

  • le premier, avec le bordereau signé et toutes les pièces dans l’ordre, qui est une image strictement conforme à l’exemplaire qui part avec le COFI
  • le second avec les pièces annexes  : ce peut-être la demande du porteur de projet, un courriel de demande de devis, des devis (ou les docs d’une publication de marché), la fiche d’approvisionnement et/ou le bon de commande, le BL pointé par la loge/l’intendance/le technicien de laboratoire, le professeur, le bon du transporteur, les échanges suite à des incidents à la livraison etc.

Pour ces pièces annexes, deux possibilités :

  • conservation des documents au format papier dans l’établissement donc pas de scan
  • scanner pour gagner de la place et du temps pour les recherches (après on peut tout balancer au recyclage). Il est important de fixer des règles simplifiées pour ce classement-là, qui ne sert qu’exceptionnellement : pas question de passer du temps tous les jours, toute l’année, pour "faciliter les recherches" le moment venu. Les recherches prendront deux minutes de plus, le jour où elles seront nécessaires, et ça n’est vraiment pas grave, tant qu’on peut raisonnablement retrouver les infos.

Mode opératoire

  1. S’assurer que le répertoire des fichiers scannés sur votre PC est vide et que votre scanner est en mesure de ’sauter’ les feuilles blanches (demander à votre prestataire de copieur si nécessaire) ; si ce n’est pas le cas, il faudra faire des scan de recto puis de recto-verso puis de recto etc selon les pièces. Cela ne change rien à la procédure si ce n’est que cela demande un peu plus de vigilance lors du scan.
  2. Une fois le mandat édité, trié et prêt à être agrafé, avec le bordereau signé (toujours non agrafé bien sûr) au dessus de la pile, lancer le scan en recto-verso (ou successivement recto et recto-verso cf point précédent).
  3. Faire autant de scan que nécessaire : parfois un seul, parfois une dizaine selon les formats des documents papier (un format A5 ou un ticket de métro non photocopiés ne passent pas dans le chargeur du scanner)
  4. cas particulier des documents qui ne sont pas au format A4 et ne passent pas facilement dans le chargeur du copieur :
    • soit il peuvent être scotchés sur une feuille A4 ou photocopiés
    • soit ces documents hors-gabarit sont scannés au fur et à mesure puis avec PDF Split & Merge on fusionne (cf ci-dessous)
  5. Lancer PDF Split & Merge, cliquer sur modules puis fusion puis ajouter et sélectionner les fichiers à fusionner dans le répertoire où sont stockés les documents scannés
  6. Cliquer sur rechercher et sélectionner le répertoire et le nom du fichier final
  7. Cliquer sur exécuter, une cloche sonne et... c’est déjà terminé !
  8. Visualiser le fichier à l’écran afin de s’assurer que le document PDF correspond parfaitement au document qui part au compte financier
  9. Faire de même le cas échéant pour les pièces annexes comme : la demande du porteur de projet, les directives de la ou du chef d’établissement, le courriel de demande de devis, les devis (ou les docs d’une publication de marché), la fiche d’approvisionnement et/ou le bon de commande, le BL pointé par la loge/l’intendance/le technicien de laboratoire, le professeur, le bon du transporteur, les échanges suite à des incidents à la livraison etc.
  10. Quand c’est terminé, faire parvenir ce ou ces fichiers à l’agence comptable (mail, clé USB ou répertoire partagé) en même temps que les pièces papier pour le COFI et le fichier d’écriture
  11. Stocker et sauvegarder ces fichiers sur vos équipements (PC, répertoires de sauvegardes, clé USB) pour archivage et recherches ultérieures.

[1Note d’IZ : c’est encore mieux de ne pas avoir mis d’agrafes avant de numériser...

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