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La dématérialisation des duplicata des mandats

mercredi 23 septembre 2015, par L’intendant zonard

L’IZ tente d’être à la page, mais sur le sujet de la dématérialisation, il y eu a du retard à l’allumage : pas mal de collègues font déjà ce qui est décrit ici. Et pourtant c’est tellement simple, que vous vous en voudrez de ne pas avoir mis tout ça en place depuis longtemps et sans les conseils du lapin énervé.

A quoi servent au juste les duplicata des mandats ?

Ces duplicata qu’on s’échine à produire, c’est pourquoi au juste ? L’original part pour l’apurement administratif ou le juge du compte, et le jeu duplicata doit rester. Il doit permettre au comptable de répondre à des questions qu’il se poserait ou qui lui seraient posées sur les opérations des années passées. Mais surtout, le jeu de duplicata des mandats est l’assurance-vie du comptable, si, cela s’est vu, l’original était perdu ou dégradé par les autorités de contrôle, ou en cas d’enquête approfondie, notamment pour utiliser les documents annexes qu’on y place.

Quelles pièces annexes dans le duplicata des mandats ?

Je désigne par là les bons de commande (plus idéalement les fiches d’approvisionnement), les bons de livraison, les documents afférents aux marchés publics, bref, tout ce qu’il n’était pas pertinent de mettre dans l’original.

Du reste le comptable n’a guère de possiblité d’imposer qu’on lui transmette ces documents : j’ai eu affaire à un gestionnaire rattaché qui n’a à eu près jamais mis aucune de ces pièces annexes dans ses duplicata, je ne pouvais guère que me montrer un peu désagréable.

La conservation "classique" des duplicata

Dans la majorité des cas, les duplicata des mandats d’un exercice terminé sont conservés à l’agence comptable, en vue de pouvoir répondre à des questions qui seraient posées lors de l’examen des originaux. Ces pièces sont à conserver dix ans. [1] Avec des agences comptables de plus en plus importantes, le volume de ces archives devient conséquent. Les éventuels changements de carte comptable font que les pièces d’un établissement pour un exercice donné peuvent se trouver à pas mal d’endroits.

Certains collègues préfèrent donc laisser ces duplicata dans l’établissement rattaché concerné. C’est je trouve accorder une sacrée confiance, que de laisser son assurance-vie à la merci d’une lubie d’un gestionnaire ou autre quatre ans plus tard. Mais la question se pose à tout collègue quittant un poste : et si mon successeur a la poubelle facile ?

Et tant qu’on y est, parlons des triplicata

J’évacue sans pitié les triples "classés par fournisseurs", pure nuisance qui ne répond à aucune norme comptable, et auxquels je n’ai jamais trouvé le parfum de l’espoir d’un projet d’utilité. Mais il y a la question du troisième exemplaire réalisé par l’établissement rattaché pour son propre usage. L’établissement le conserve pour autant qu’il l’estime nécessaire, et il a de fortes chances de ne servir à rien lui aussi, passée l’éventuelle consultation d’une facture en cours d’exercice ou dans les mois immédiatement suivants.

Mais j’aime bien chercher dans les docs papier, moi !

Certes. Toutefois, à la condition expresse de bien conserver des index complets des mandats, la recherche informatique sera tout aussi efficace, moyennant un net gain de temps à la préparation, un gain de place évident, et une fiabilité quasiment supérieure.

Vous trouverez les explications sur ce point dans l’article sur la check-list de l’archivage électronique des exercices terminés.

Si l’on me demande de sortir un mandat d’un exercice dématérialisé, en faisant une recherche dans le fichier au format tableur de l’historique des mandats, je pourrai le retrouver par l’activité, le domaine, le compte PCG, le fournisseur, la date ou le montant ! Une fois que je sais quel bordereau ouvrir, en quelques secondes je mets la main sur la facture. Je peux alors la réimprimer (elle sera plus chouette qu’une copie de la copie), ou l’extraire pour l’envoyer par voie dématérialisée, par exemple à un contrôleur qui m’en ferait la demande parce que trouvant un problème dans l’original : avant d’avoir raccroché, mon correspondant obtient tout à son écran.

Bref, il est le gestionnaire a les foies, il se gardera un exemplaire papier, qui ne servira à peu près à rien, mais bon il est libre de perdre son temps. Dans la plupart des cas, il ne le fera qu’un an avant de craquer.

Dématérialiser, mais sous quel format ?

Les documents scannés devront être conservés au format PDF, sans hésitation. C’est un format de fichier correctement documenté et utilisable sur toutes les plateformes, qui a désormais fait la preuve de son indépendance à l’égard de l’éditeur qui se trouve à son origine.

Le PDF n’est pas très pratique parce que non modifiable, me direz-vous. C’est vrai et c’est une bonne chose : les archives numérisées ne devraient pas pouvoir faire l’objet de "retouches" invalidant leur valeur probante. Mais c’est aussi faux : le format PDF permet depuis longtemps d’ajouter des commentaires, des surlignements, etc, c’est efficace.

Mais surtout, pour ce qui nous intéresse, la constitution d’un fichier d’archivage sera grandement facilitée par l’usage de PDF Split and merge : une page a été mal scannée dans un lot ? Faites-la à part, et réintégrez-la.

Le matériel pour scanner

Sans hésitation, le photocopieur connecté desservant le service d’intendance. Ces machines vous permettront avec un bon confort d’assurer des numérisations importantes en volume, ensuite récupérées par le réseau. On peut faire des réglages pour le compromis poids du fichier/qualité de numérisation (en général 200 dpi est un bon choix). Les machines récentes, même noir-et-blanc, savent désormais scanner en couleur (à partir de la série xx6 des machines Toshiba des marchés UGAP de ces dernières années), et la couleur, bien que pas indispensable, apporte des informations sur bon nombre de documents, étonnamment sans alourdir notablement le poids des fichiers.

Comment procéder précisément ?

Facile : il faut produire un seul exemplaire de la comptabilité, l’original. Il doit être classé exactement comme dans la pratique antérieure, à la différence près qu’on ne l’agrafe pas : on le prépare sans agrafeuse, puis il peut être placé d’un bloc dans le module de numérisation du copieur de l’étage. Les quelques documents qui ne passeraient pas bien seront cannés individuellement puis réintégrés dans l’ordre à l’aide de PDF split and merge.

Une fois le scan rapatrié, relu et considéré comme correct, il redevient possible d’agrafer les mandats comme d’habitude.

Le bordereau des mandats

Je souhaite personellement disposer d’un duplicata du bordereau des mandats signé de la main de l’ordonnateur : j’en fais une reliure que je conserve dans la boîte à archives désormais unique de l’exercice. Cela n’empêche pas que les bordereaux soient présents des jeux de documents numérisés, bien entendu !

De même, les ordres de paiement, qui me semblent un sujet un peu sensible, font toujours l’objet chez moi d’un duplicata imprimé et signé manuellement.

Si jamais j’ai rejeté un mandat, je peux utiliser la fonction d’ajout de commentaires dans le PDF pour le préciser sur les duplicata numérisés.

Les pièces annexes

Ces documents dont on farcissait auparavant le duplicata, qu’en faire dans mon système ? J’ai envisagé de donner pour consigne de les intégrer dans le classement des mandats, de scanner puis de les retirer pour agrafer un original "pur et dur" pour transmission au SEPLE. Mais le risque d’erreurs m’a semblé inacceptable, et le temps de manipulation aussi.

Je me suis pour l’instant arrêté sur le compromis suivant : les pièces annexes sont grossièrement classées dans l’ordre de l’imputation de ce qu’elles concernent (au minimum par service), puis elles sont scannées en second lieu après l’original, pour fournir un second fichier accompagnant l’archive principale.

Les "risques" d’avoir besoin de consulter ces documents me semblent assez faibles pour que l’on se contente d’un classement assez lâche : si le malheur veut qu’il faille s’y référer, il faudra un petit effort, mais au quotidien on ne va pas se pourrir la vie pour si peu.

Naturellement, pour que cela soit valable, il faut des mandats les plus petits possibles, donc très fréquents. Dans mon agence comptable actuelle, ou les gestionnaires ont l’habitude de produire un mandat presque chaque semaine, c’est parfait.

Les pièces annexes, une fois scannées, selon moi peuvent aussitôt être envoyées au recyclage.

Avantages pour le gestionnaire

Ne plus confectionner tout en double, ne plus copier des factures, ne plus se bousiller les mains en agrafant trois exemplaires de toute la comptabilité, ne plus trimballer sur son dos des caisses d’archives... Tout cela fera très vite oublier le petit travail de numérisation, de vérification et les éventuelles retouches avec PDF split and merge !

Transmission et forme de l’archivage électronique obtenu

Concrètement, lorsque je reçois un gestionnaire avec un mandat, je consulte au fil de la validation des écritures, pour mon contrôle systématique, l’original. Puis après avoir admis ou décidé de rejeter chaque ligne, je m’assure que l’on m’apporte bien deux fichiers : le scan fidèle et propre de ce que je tiens entre mes mains, et un fichier de pièces annexes ajoutant des informations à qui voudrait faire un examen approfondi.

Ces fichiers sont classés dans le répertoire de l’établissement concerné, sous-répertoire de l’exercice en cours, sous-répertoire "duplicata des mandats". Il y a donc un fichier Collège Hermenkon 2015 mdts bd 14, accompagné d’un fichier Collège Hermenkon 2015 mdts bd 14 pièces annexes. Comme les mandats sont petits parce que nombreux, les fichiers pèsent rarement plus de 8 Mo.

Sauvegarde

Elle a toujours été essentielle ; avec la dématérialisation elle devient vitale. Je rappelle les règles essentielles :

- des fichiers proprement organisés
- un lieu principal de sauvegarde est par la suite dupliqué
- les duplications doivent être sur des supports de plusieurs technologies (puces, magnétique, optique), physiquement séparés

Les volumes de données générés par une année de comptabilité d’un EPLE me semblent pouvoir dans tous les cas tenir dans un CD-ROM de 680 Mo. Vous pourrez donc, en plus de la sauvegarde générale de l’ensembe des données, graver un CD-ROM contenant l’ensemble des données d’un établissement donné. N’utilisez pas de disques réinscriptibles, leur conservation est nettement moins bonne. Le CD est suffisant et pourrait mieux se conserver qu’un DVD ; en tout cas à l’échelle d’une dizaine d’années, pour nous ça sera OK.

Ce disque sera placé dans la boîte à archives désormais unique de chaque établissement, avec la reliure du cofi, celle du budget et de ses DBM, les bordereaux et les OP, le journal général et les FQE, j’ai du citer l’essentiel.

L’ensemble des sauvegardes comptables sera, de plus, conservé par l’agent comptable pour son propre usage, à son domicile. Même en ayant quitté son poste comptable, on peut ainsi désormais être sûr d’avoir toujours sous la main les documents justifiant de son travail, dans un, plutôt deux ou plus, disques durs.

Conclusion

Des dizaines de kilos de papier en moins, des mètres carrés économisés, des coûts d’impression ou de copie épargnés, une facilitation de la transmission des informations, une meilleure garantie par le comptable qui peut personnellement conserver des documents même ayant quitté le poste, un coût de numérisation proche de zéro, du travail fastidieux qui disparaît... Il est temps de conduire des essais avec votre copieur, vous ne croyez pas ?


[1On peut éventuellement gloser sur le fait que la prescription des comptes est quinquennale, ce qui fait qu’au jour où j’écris, on n’est pas supposé se faire embêter pour des comptes antérieurs à 2008. Mais la réglementation sur la conservation des pièces comptables n’a pas changé, et c’est toujours 10 ans. http://circulaire.legifrance.gouv.fr/pdf/2009/04/cir_281.pdf

Messages

  • Bravo pour cette démarche parfaitement justifiée et expliquée !
    Un problème pratique cependant : ça fait quelques années maintenant que je pratique le triplicata fournisseur numérisé, qui est en même temps un outil de suivi des approvisionnements (dans l’ordre : fiche d’appro / devis et/ou dossier de mise en concurrence / bon de livraison / facture) L’ensemble fonctionne plutôt bien quand il s’agit de retrouver 3 ans après les conditions d’acquisition d’un article à réassortir...
    De ce fait, pas de pièces annexes dans mes mandats.
    Donc après coup, recréer un classement numérisé au format mandatement, j’hésite..
    Qui trouvera la quadrature du cercle ? Bon courage !

    • Selon moi l’entrée est très simple : on doit rendre des comptes selon le plan comptable. Dès lors, le seul classement légitime, c’est celui des imputations par service et au PCG. Comme nous sommes de bons pros, nous n’avons pas beaucoup d’hésitation sur l’imputation qui a du être appliquée à une dépense.

      Comme je le dis dans l’article, en ayant pris soin de conserver avec l’extraction au format tableur de l’historique des mandats, on peut rechercher n’importe quelle chaîne de caractères, y compris le montant, le nom du fournisseur, un numéro de facture, une date...

      Les documents annexes, on ne les ressort qu’en cas de nécessité, et c’est rare. Donc je privilégie un mode d’archivage qui ne demande presque aucun effort, sinon devant l’apparente inutilité du boulot, il finira par être mal fait. En numérisant en vrac les documents concernant tout un bordereau de mandats, on ne finit pas le boulot (un classement fin), mais on n’empêche pas qu’il soit fait le jour où le besoin s’en fera sentir.

      Donc on recherche d’abord dans quel bordereau des mandats se trouvera le document, c’est vite fait, puis un fait un peu de spéléo dans le fichier des annexe jusqu’à ce qu’on tombe sur ce que l’on cherche. Ca sera un mauvais moment à passer, mais pas bien souvent.

  • L’idée est très tentante et les établissements rattachés sont favorables Merci de cette synthèse.
    Question méthodologique toutefois pas vu ou mal lu , comment sont gérés les recto verso , rares j’imagine ?
    Demande de photocopies insérées dès l’origine par le gestionnaire ou insertion via l’outil magique ?
    Perso je penche pour un archivage des bons de commande et livraisons en établissement rattaché pendant 2 ans (Vérification lors de l’audit de la chaîne de la dépense) chez l’ordo , ceci n’étant pas du domaine du comptable in fine à mon sens.

    • Pour les recto-verso, les gestionnaires ont le choix : faire une copie du verso préalablement au passage au scan, ou bien faire quelques scans manuels à part, ajoutés via PDF Split and Merge. Je préfère la seconde solution, moins polluante, moins coûteuse, pas vraiment plus longue à faire, et donnant des documents plus propres que la numérisation de la copie.

      Je trouve intéressante l’idée de conserver les documents annexes sous leur forme papier pendant une durée restreinte. Mais comme ils ne sont pas vraiment classés, je ne suis pas certain que cela soit concrètement utilisable. Et investir du temps dans un classement et un référencement de ces machins d’intérêt moyen, et à durée de vie courte, bof.

  • Bonjour,
    Suite à ton article je me suis également lancé cette année dans la dématérialisation.
    Jusqu’à présent je gardais un triplicata de tout dans mon établissement rattaché.
    Désormais, je scanne tout en recto-verso et j’enlève ensuite les feuilles vierges avec pdfsam. C’est la solution la moins chronophage que j’ai trouvé et elle me prend beaucoup moins de temps que l’agrafage du triplicata.
    L’original est fait avec toutes les pièces (bon de commande, bon de livraison, actes du ca, marchés, ...) mise en forme et scanné.
    Pour l’instant un duplicata papier est conservé à l’agence comptable.
    Je fais également la même chose pour les régies, fqe, tickets, fcj, personnels, marchés, ...
    Merci encore pour ton article.
    Franck

    • Merci pour le témoignage, et bravo pour l’initiative de faire cela dans ton coin sans commande de l’AC.

      Si ton procédé marche bien, montre au comptable que tu as tout le dupli comme il le veut sous la forme électronique, et s’il n’est pas totalement pétochard, il te dira que tu peux arrêter aussi de faire le dupli. Et là ça commencera à devenir réellement intéressant : division par trois de la masse de papier, répétabilité de l’information, enfin tout ce que je raconte ci-dessus.

      Nous sommes plus nombreux qu’on pourrait le croire à faire ainsi. Si ton comptable hésite, dans ton académie il trouvera des collègues estimés (les cadres d’Espac’EPLE bien souvent) qui lui diront que chez eux ça marche parfaitement ainsi, et depuis belle lurette !

  • Définitivement adopté !
    Astuce pour avoir un aperçu synthétique de l’ensemble du mandatement par bordereau (quand tout est éparpillé en services et comptes) : le dossier de recherche virtuel (sous Windows 7)
    http://www.mediaforma.com/creer-un-dossier-de-recherche-virtuel/
    Une recherche paramétrée prend la forme d’un fichier, un double-clic et on a la vision recherchée.
    Pour paramétrer cette recherche :
    http://windows.microsoft.com/fr-FR/windows7/Advanced-tips-for-searching-in-Windows
    Tout dépend de la nomenclature que vous aurez adopté pour vos scans. Pour nous par exemple, la recherche s’écrit (sans les crochets) : [System.FileName : <"1" ET *.pdf OU "Bord.1.pdf]
    ça peut faire peur, mais c’est très efficace. lancez-vous !