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Check-list de l’archivage électronique de l’exercice comptable terminé (mise à jour début 2020)

vendredi 24 janvier 2020, par L’intendant zonard

[Mise à jour et remise en haut de page de cet article datant de mars 2012, sur une activité stratégique de saison]

On ne recommandera jamais assez aux comptables de se constituer des archives électroniques solides, qui à défaut d’être complètes présentent l’avantage de pourvoir simplement être sécurisées parmi les affaires personnelles et sans limitation de durée, au-delà des mutations et des incendies de locaux.

De très nombreux éléments peuvent simplement être collectés pour chaque année comptable, rassemblés dans un répertoire et celui-ci dupliqué à l’envi sur CD, clés USB, disques durs perso. L’objet de cet article est d’en établir la liste pour que chacun puisse s’assurer de ne pas avoir omis un élément potentiellement intéressant.

Un exemple important de sauvegarde

Dans la comptabilité ordonnateur, il est essentiel de conserver trace des historiques des mandats, des recettes, et tant qu’on y est des reversements et des OAR. Pour ce faire, très simple : allez à l’écran affichant la liste des mandats (ou recettes, etc), par exemple par les quatre petites icônes vers la droite du bandeau supérieur de GFC. (flèche 1 sur la capture d’écran)

Enregistrer un historique des mandats en DBF (pour les OR, etc, pareil avec les boutons à côté)

Ensuite, cliquez sur la disquette (flèche 2) : le logiciel vous demande où enregistrer le fichier, sous quel nom. On vous demande de choisir entre le format DBF (database file, un vieux standard de fait facile à ouvrir avec tous les tableurs comme Libre Office) et XML (format qui semble exploitable par MS Excel mais il n’y a pas de plus-value par rapport au DBF). Moi j’appelle cela Histo mandats Tartempion 2019.dbf, et je l’enregistre dans un répertoire propre à l’année de la comptabilité de l’établissement concerné.

La check-list

Ces sauvegardes à faire après le cofi ne sont pas qu’une assurance-vie pour le comptable, elles peuvent aussi permettre des recherches rapides et efficaces dans les exercices antérieurs, quel qu’en soit le motif : contestation tardive d’un fournisseur, nouvelle demande de statistiques pluri-annuelles... Comme cela peut être confié au gestionnaire, c’est aussi un outil pour donner plus d’autonomie à chaque établissement rattaché.

De plus, les informations sauvegardées dont on s’assure de l’existence à l’aide de ma liste sont indispensables à la bonne marche d’une dématérialisation des documents comptables telle que décrite par mes soins puis avec le point de vue de Nicolas.

Comme de coutume même si trop peu de gens en profitent, les éventuelles imperfections de cette liste pourront être corrigées par crowdsourcing, comme ils disent, si vous mettez un commentaire pour indiquer un truc intéressant que j’aurais omis.

Check-list des sauvegardes en fin d’exercice comptable
Au format OpenDocument

J’ai mis à jour cette check-list en janvier 2019, avec quelques améliorations qui s’imposaient dans la logique de la démarche qualité (pied de page, émargement...) Cette liste précise la manière d’accéder aux données, au besoin, et la nature des fichiers qu’on en retire. La description est conforme à ce que je peux observer dans GFC version 2019 et le compte financier 2019.

Pour faire des impressions virtuelles en PDF, vous aurez besoin de PDF-Creator, logiciel libre que vous pourrez installer sans crainte sur toute machine.

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