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Check-list de l’archivage électronique de l’exercice comptable terminé (mise à jour début 2015)

jeudi 8 janvier 2015, par L’intendant zonard

[Mise à jour et remise en haut de page de cet article datant de mars 2012, sur une activité stratégique de saison]

On ne recommandera jamais assez aux comptables de se constituer des archives électroniques solides, qui à défaut d’être complètes présentent l’avantage de pourvoir simplement être sécurisées parmi les affaires personnelles et sans limitation de durée, au-delà des mutations et des incendies de locaux.

De très nombreux éléments peuvent simplement être collectés pour chaque année comptable, rassemblés dans un répertoire et celui-ci dupliqué à l’envi sur CD, clés USB, disques durs perso. L’objet de cet article est d’en établir la liste pour que chacun puisse s’assurer de ne pas avoir omis un élément potentiellement intéressant.

Un exemple important de sauvegarde

Dans la comptabilité ordonnateur, il est essentiel de conserver trace des historiques des mandats, des recettes, et tant qu’on y est des reversements et des OAR. Pour ce faire, très simple : allez à l’écran affichant la liste des mandats (ou recettes, etc), par exemple par les quatre petites icônes vers la droite du bandeau supérieur de GFC. (flèche 1 sur la capture d’écran)

Enregistrer un historique des mandats en DBF (pour les OR, etc, pareil avec les boutons à côté)

Ensuite, cliquez sur la disquette (flèche 2) : le logiciel vous demande où enregistrer le fichier, sous quel nom. On vous demande de choisir entre le format DBF (database file, un vieux standard de fait facile à ouvrir avec tous les tableurs comme Libre Office ) et XML (format qui semble exploitable par MS Excel mais il n’y a pas de plus-value par rapport au DBF). Moi j’appelle cela Histo mandats Tartempion 2013.dbf, et je l’enregistre dans un répertoire propre à l’année de la comptabilité de l’établissement concerné.

La check-list

Ces sauvegardes à faire après le cofi ne sont pas qu’une assurance-vie pour le comptable, elles peuvent aussi permettre des recherches rapides et efficaces dans les exercices antérieurs, quel qu’en soit le motif : contestation tardive d’un fournisseur, nouvelle demande de statistiques pluri-annuelles... Comme cela peut être confié au gestionnaire, c’est aussi un outil pour donner plus d’autonomie à chaque établissement rattaché.

Comme de coutume même si trop peu de gens en profitent, les éventuelles imperfections de cette liste pourront être corrigées par crowdsourcing, comme ils disent, si vous mettez un commentaire pour indiquer un truc intéressant que j’aurais omis.

Check-list des sauvegardes en fin d’exercice comptable
Document au format Libre Office

J’ai mis à jour cette check-list en janvier 2015, avec quelques améliorations qui s’imposaient dans la logique de la démarche qualité (pied de page, émargement...) Cette liste précise la manière d’accéder aux données, au besoin, et la nature des fichiers qu’on en retire. La description est conforme à ce que je peux observer dans GFC version 2014 et le compte financier 2014.

Pour faire des impressions virtuelles en PDF, vous aurez besoin de PDF-Creator, logiciel libre que vous pourrez installer sans crainte sur toute machine.

Messages

  • J’ajoute à cette liste le fichier fournisseurs
    - informations générales en lignes
    - historiques des opérations
    - extraction en DBF
    Bien utile quelques années après si réclamation d’un fournisseur et si "blague" comme vu par dans des comptabilités qui font la une...
    Je les demandes plusieurs fois dans l’année, l’idéal à chaque mandatement, principe de précaution !

  • A cette liste, j’ajoute le cumul des recettes et des dépenses pour vérification avec situation des recettes et des dépenses et bien sûr la balance, les discordances sont très rares mais quand cela arrive on est bien comptent de retrouver les mandats ou or concernés...
    Le fichier fournisseur avec historiques des opérations, question de cerner quelques années après si paiement, n’oublions pas que chez les fournisseurs ils mettent en compte d’ attente les virements non identifiés en raison du manque d’information, numéro de facture, compte client....d’ou l’exigence des libellés des mandats... amis aussi des IBAN
    Je milite aussi pour que le fichier des CBCOFI soit accompagné d’un état de l’ordonnateur attestant des opérations et du résultat, car trop souvent suppression du cofi ou restauration délicate
    Je demande à chaque transfert l’ensemble des documents explicités par IZ... par précaution.