Il y a toutefois un prérequis, quelques réglages à assurer pour que ça marche bien. Regardez bien la petite horloge en bas à droite de votre écran, dans 5 minutes vous aurez terminé ce paramétrage, et encore si vous ne tapez pas vite au clavier.
Rendez-vous dans la comptabilité budgétaire, menu Paramètres/Approvisionnements.
Toutes les opérations décrites ci-dessous se font rapidement avec le clic droit de la souris, pour ajouter ou modifier une information. Vous pourrez modifier ou ajouter à tout moment des paramètres, seule est impossible la suppression d’un paramètre qui a déjà servi durant l’année en cours. Vous n’êtes donc pas contraints de penser à tout dès le début, un paramétrage basique vous permettra de démarrer, le reste viendra facilement au fil des besoins.
Premier onglet : lieux de livraison
Créez ici les différents lieux de livraison dont vous aurez besoin sur le ou les sites qu’occupe votre EPLE. Ne créez pas de site "emporté magasin", il est déjà prévu quand en saisissant un appro vous cochez la case correspondante, on ne vous demande alors plus où faire livrer.
2e onglet, Messages
Chez moi mes collègues l’utilisent pour des messages temporels, qui sont déjà prévus par des cases à cocher dans l’application. Si vous avez de meilleures idées, vous pourrez les indiquer ci-dessous en commentaire.
3e onglet, Signataires
Indiquez ici les personnes qui seront appelées à signer un bon de commande. Il est entendu que toute autre personne que l’ordonnateur dispose pour cela d’une délégation de signature formelle, écrite, d’une durée limitée et en cours de validité, rangée soigneusement à l’intendance et/ou chez le boss.
4e onglet, Destinataires
Indiquez ici les différents services susceptibles de recevoir les livraisons que vous commandez. Pour commencer vous aurez au moins besoin de mettre Intendance.
5e onglet, TVA
Là , pas d’hésitation, faites comme moi. Le taux à zéro est indispensable, pour les fois où vous avez connaissance du tarif TTC et pas du hors taxes. Le taux minoré à 2.10 % est celui des ouvrages et périodiques.
6e onglet, Opérations particulières
Je ne vois pas trop à quoi ça peut servir, je prends les explications en commentaires.
7e onglet, Séries
C’est là le plus important et c’est - toutes proportions gardées - le plus compliqué à remplir. Comme ailleurs, cliquez droit pour ajouter un paramètre. On vous demande alors :
- Un code en deux lettres. Ces deux lettres,suivies de chiffres, formeront la numérotation de vos bons de commande. Vous avez des exemples de chez moi sur la capture d’écran, faites comme vous le sentez.
- Un libellé : en général le nom du service habilité à passer des commandes de manière autonome, ou en tout cas dont les appros seront séparés des autres.
- Indiquez si vous souhaitez que l’appro génère automatiquement l’engagement. A priori cette case est toujours cochée.
- Nombre d’exemplaires internes : on peut demander ici plus d’un exemplaire de la fiche d’appro, si vous voulez en transmettre copie à tel ou tel collaborateur qui tient à détruire les forêts de la planète.
- Date de livraison : en décochant cette case, le bon de commande comportera une mention disant que la commande est valable jusqu’à 45 jours après son émission. Cela protège votre établissement des fournisseurs qui ne fichent rien, puis se réveillent six mois plus tard en vous envoyant des trucs dont vous n’avez plus besoin, ou que vous avez acheté ailleurs. Si la case est cochée, il n’y aura aucun message.
- Signataire 1 et Signataire 2 : les personnes z’autorisées à signer les bons de commande. Vous pouvez très bien ne mettre qu’un seul signataire, l’ordonnateur. De ces cases, vous appellerez les signataires paramétrés à l’onglet concerné.
- Enfin, les chapitres autorisés : vous devez cocher les chapitres que cette série peut concerner. Le CDI ne passera pas de commandes au B, l’EMOP ne touche surtout pas au chapitre C, etc.
8e onglet, Divers
Pour l’instant, un seul réglage est accessible par cet endroit : le nombre d’exemplaires de la facture que vous réclamez au fournisseur. De toutes manières, les fournisseurs en font peu de cas...
Date de validité du bon de commande
Attention, c’est contre-intuitif, voir la brève de 2019 sur la case à décocher pour obtenir l’affichage d’une date limite d’opposabilité du bon de commande.
Messages
1. Paramétrage préalable à l’utilisation des approvisionnements, 27 août 2010, 16:47
le CDI est rarement sur le réseau administratif ce qui limite la portée de la remarque pour un documentaliste.
Cela marche très bien avec les personnels TOS, Chef de cuisine magasinier, OP pour préparer les bons de commandes que l’on édite ensuite à l’intendance pour signature pour peu qu’ils puissent être raccordé au réseau administratif.
1. Paramétrage préalable à l’utilisation des approvisionnements, 31 août 2010, 09:35, par Patience et déraison
Et pour peu que l’"OP" cuisine ou maintenance sache faire un bon de commande à partir du module "appro".
Si leurs PC ne sont pas reliés au réseau et / ou que GFC est en monoposte chez le gestionnaire (très pratique en cas de plantage du pc dudit gestionnaire), est-il possible d’avoir plusieurs installations en monoposte avec sur les PC des OP concerné uniquement les droits sur les approvisionnements ?
2. Paramétrage préalable à l’utilisation des approvisionnements, 1er septembre 2010, 11:53, par L’intendant zonard
Je ne crois pas que ça soit possible, mais surtout je ne vois pas l’intérêt ! Ce module n’a pas de modalités d’import et d’export, donc les appros qui seraient faits sur un GFC parallèle constitueraient une comptabilité occulte... pas glop pas glop !
2. Paramétrage préalable à l’utilisation des approvisionnements, 2 février 2011, 21:47, par GG
En ce qui concerne la partie "operation particuliere" je l’utilise dans mon lycee pro pour separer les commandes de chaque section ouvriere, et egalement lorsque lon fabrique des objets confectionnes destines a la vente. Ca me permet de suivre assez facilement le cout reel de la matiere d’oeuvre par rapport au devis et a la recette d’un projet particulier.
3. Paramétrage préalable à l’utilisation des approvisionnements, 29 janvier 2015, 14:44, par Girod
Mes bons de commande n’affiche pas d’Entête au nom et adresse du collège : comment faire pour créer l’entête ?
1. Paramétrage préalable à l’utilisation des approvisionnements, 2 février 2015, 12:16, par L’intendant zonard
Votre problème m’intrigue. L’adresse de l’établissement est-elle bien saisie dans les paramètres de l’établissement ? Au besoin, envoyez-moi par courriel (IZ ec@rgot le nom du site) un bon de commande édité incomplet, ça pourra m’aider à comprendre.
4. Paramétrage préalable à l’utilisation des approvisionnements, 3 février 2015, 09:51, par xtof79
Serait-ce que la case "papier à en-tête" soit cochée dans la fenêtre d’édition des bon de commande / fiche d’approvisionnement ? Si on veut l’en-tête, il ne faut justement pas cocher !
(Je reconnais, niveau zéro du dépannage, mais on sait jamais...)
1. Paramétrage préalable à l’utilisation des approvisionnements, 3 février 2015, 10:57, par L’intendant zonard
C’est cela : si vous avez coché cette case, c’est que vous avez l’intention d’imprimer sur un papier en-tête préimprimé, donc GFC laisse du blanc.
NB vous pouvez utiliser une surimpression dans les réglages de l’imprimante, pour justement mettre un logo d’établissement suivant la charte graphique maison.