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Fiche de remise des clés aux profs et autres personnels

lundi 2 janvier 2006, par L’intendant zonard

Un intendant moyen est responsable de locaux accessibles par typiquement 300 clés de 15 modèles différents, distribuées à en moyenne 70 personnes. Cool ! Et en plus il faut s’y retrouver.

Voir aussi cet article sur la procédure démentielle des cautions pour les clés, si vraiment vous y tenez.

Il est essentiel que les clés soient remises contre un émargement. Cet émargement devra se faire non pas sur une liste ou un cahier, ce qui devient ingérable dès le premier changement d’organisation ou de personnel, mais par des feuilles séparées, réunies dans un classeur ou une reliure à anneaux.

A tant que faire, cet émargement sera précis et comportera le rappel des obligations pour les personnes à qui les clés sont confiées. En effet, si un prof perd sa clé, il est ridicule de songer lui réclamer une caution du prix de la clé : si sa clé tombe en de mauvaises mains, l’établissement pourrait subir des dommages (cambriolage...) immensément supérieurs. On peut imaginer faire payer au fautif le remplacement de toutes les serrures et de toutes les clés distribuées à ses collègues...

Fiche de remise de clés
Document au formatOpenOffice.org

La formulation de ma proposition de fiche d’émargement est assez raide, mais elle est néanmoins un compromis entre le besoin de faire passer ce message, et celui de ménager la salle des profs, très prompts à se plaindre du "manque de confiance" à leur égard.

Il y est porté que toutes les clés doivent toujours être rendues en fin d’année scolaire. En effet, c’est le SEUL moyen d’espérer faire revenir les clés des profs qui ne reviendront pas l’année d’après : tout le monde passe à l’intendance/à la loge pour remettre sa clé, et on court après ceux qui ne s’y sont pas soumis. Et puis ainsi on n’a pas de vieux émargements qui traînent d’il y a huit ans. Imprimez-la sur papier de couleur, en changeant la couleur chaque année.

Ceci est aussi bien valable, que votre établissement dispose d’un système correct sur organigramme avec clés de sécurité non copiables, ou de vieux machins pour lesquels deux profs sur trois se sont procuré la copie du PG. Faire passer tout le monde à l’émargement et au recomptage des clés sur le trousseau permet aussi de remettre la main plus facilement sur la clé des casiers en salle des profs/vestiaires des agents, ou aussi les clés des armoires au fond des salles de cours.

Ce système d’émargement "au classeur" permet de photocopier facilement la page de Monsieur Bidule, le contractuel d’histoire-géo qui a fait un remplacement de février à mai, et qui n’a pas rendu son passe. La photocopie en question pouvant être envoyée sous pli recommandé, pour que le message passe sans ambigüité.

Pour finir, c’est parfaitement compatible avec un système de gestion informatisée des clés. Avec mon pôpa, on avait commencé à rédiger une application, "Le Maître des Clés", mais on n’a pas terminé le boulot. Je vais tâcher de remettre la main dessus et de le proposer sous licence GPL à télécharger.

Messages

  • Bonjour

    Ma question concerne le probleme de la caution des cles de classe remise en echange d’un cheque de caution.
    Mon etablissement procede ainsi depuis cette rentrée. On nous demande donc cette année la remise d’un chèque de caution de 40 € en échange de nos clés respectives de classe ainsi que d’un "bip" d’accès au parking de notre établissement.
    Sur le plan personnel je trouve le principe déplacé : devoir verser une caution pour pouvoir exercer mon activité professionnelle me semble en effet au minimum discutable et contestable. Toutefois j’ai bien noté la jurisprudence du 9/06/95 du conseil d’état concernat le cas Gaillard et permettant d’apporter un éclairage interessant sur la perception du législateur derriere laquelle nous n’avons d’autre choix que de nous ranger.
    Si j’ai bien compris l’esprit du législateur en la matière, le principe du versement d’une caution doit être avalisé par le Conseil d’administration de l’établissement. De plus les règles comptables imposent au gestionnaire de devoir débiter les chèques de caution remis (dites moi si je me trompe ...). La conséquence d’une telle décision est donc le débit de 40 € du compte bancaire de l’enseignant afin qu’il puisse exercer son activité professionnelle.
    Si j’ai toujours bien saisi les implications de l’arret du Conseil d’état pour le cas Gaillard ainsi que les règles comptables qui régissent nos établissements scolaires, 2 possibilités s’offrent à nous :
    1) Le conseil d’administration décide la validité d’un chèque de caution en échange de clés mais cette décision s’accompagne de l’obligation de la part du gestionnaire de procéder au débit des chèques versés

    2) Le conseil d’administration ne décide pas cette mesure et il y a lieu de mettre éventuellement en place une autre procédure telle que décrite sur votre site.

    En aucun cas une solution hybride ne saurait refléter la légalité : Un aval du conseil d’administartion sans débit des chèques remis à la gestionnaire, des chèques exigés sans aval du conseil d’Administration ... Merci de me dire si je me trompe et si quelque chose m’a échappé.

    Bref il me semble que derriere cet épineux problème de la caution se cache évidamment le problème de la gestion du risque de perte de clés. La lecture de ce risque par un chef d’établissement s’accompagnera sans aucun doute avec la décision de faire supporter le risque aux enseignants et certainement pas à l’établissement scolaire. La lecture de ce problème par un enseignant risque de délocaliser le risque sur l’établissement scolaire ... Bref la notion de risque supporté semble relative.
    Mais que dit le législateur ? Un établissement scolaire est il tenu de s’assurer contre ce type de risque ? DAns l’affirmative pourquoi exiger ces cautions ? Dans la négative j’imagine qu’il en a la possibilité mais que la gestion de ce risque passe par un contrat d’assurance couvrant ce type de risque mais dont le financement doit etre assuré sur les fonds propres de l’établissement ? Quelles sont donc les règles en vigueur en la matière ?

    En vous remerciant pour votre réponse

    Carl Hoco

    • Je confirme que l’utilisation réglementaire de cautions est d’une affreuse complexité, et que toute "simplification" de procédure revient à sortir de la légalité. Pour le collègue gestionnaire et pour le comptable (même personne ou non), c’est un surcroît de travail démentiel, une source d’ennuis intarissable.

      Il est à peu près garanti que dès la première année on restera avec sur les bras la caution d’un prof qui est parti sans donner de RIB par exemple...

      De plus, d’après moi le vrai problème en cas de perte de clés, ce n’est pas le prix de la clé l’ennui, mais celui de la perspective des intrusions qui peuvent arriver avec cette clé dont on a perdu le contrôle. Et c’est pour cela que ma fiche de remise de clés reste vague, évoquant le "préjudice subi par l’établissement"... Pas si gentil que cela, l’Intendance Zone ! ;-)

      Bref, l’objet de ma page sur ce sujet était de dissuader les collègues de prendre une telle mesure. En général les chefs d’établissement détestent qu’on leur dise de faire voter plein de trucs idiots en CA, et donc on peut décourager les "initiatives" en la matière assez facilement.

      Du point de vue du prof qui n’aime pas tout ça, et je le conçois, même si je ne rédige pas ce site pour aider des enseignants à contrarier la direction de leur établissement, je ne peux que vous conseiller de vous conformer aux décisions du Conseil d’Administration de l’établissement, sachant qu’il est parfois possible d’obtenir un vote contraire à celui de l’année précédente. Car bien entendu cette autorisation du CA est à renouveler chaque année... Si vous sentez que certains peuvent vous suivre dans cette voie, n’oubliez pas que tout membre du Conseil peut demander qu’un vote se fasse à bulletins secrets, des fois que ça libérerait des énergies...

  • Avis d’un prof :
    Sans être totalement contre le fait de verser une caution (pour pouvoir travailler, quand même c’est un comble), dans mon établissement cela fait environ 10 ans que j’ai payé la caution pour mon trousseau de clés et qu’elle a été encaissée et que la secrétaire d’intendance (pas les 4 intendants qui se sont succédés au long de ces 10 années : c’est pas leur problème) me réclame chaque année mon trousseau début juillet mais entend bien ne pas me rembourser ma caution puisque je vais revenir l’année prochaine. Donc cela fait 10 ans que ma caution dort sur un compte (pas rémunéré il parait (mon œil !!!)). Bref cela fait environ 5 ans que je refuse de rendre mon trousseau puisque on ne me rend pas ma caution. Je suis prof pas banquier : toutes les cautions de tous les personnels de mon établissement sur un compte avec des intérêts multipliés pas le nombre d’année, bon plan non ?

  • bonjour
    tzr dans un nouvel établissement, on me réclame 50 euros de caution pour les clés,
    je comprends très bien le souci causé par la perte ou la non remise de clé,
    néanmoins je refuse de verser une telle somme quitte à ne pas disposer de clés,
    existe -t-il un jurisprudence m’obligeant à avoir les clé de ma salle ?
    cordialement
    frédéric

    • Non, avoir la clé de sa salle de cours pour un prof, c’est son outil de travail, ce n’est pas une question de jurisprudence ou de réglementation, mais de bon sens.

      En revanche, vous pouvez contester cette histoire de caution, parce qu’elle n’est probablement pas réalisée correctement : vote en Conseil d’Administration, comptabilisation en classe de patrimoine des cautions reçues, et j’en passe et des meilleures, j’explique ça ici.

      Invitez votre gestionnaire et/ou votre chef d’établissement à faire un tour sur ce site, ça les incitera peut-être à revoir leur position sur cette histoire. (et hop mon compteur de visites qui augmente, hihi !)

  • Bonjour,

    Bien consciente que cette page est très ancienne, je me permets tout de même de poser ma question ici, en espérant trouver la réponse que je ne trouve nulle part ailleurs.

    Est-il légal de faire payer aux professeurs toute clé nouvelle (pas un remplacement de clé) ainsi que le badge pour accéder au parking de l’établissement, parking qui par ailleurs ne contient pas assez de places pour tout le monde (premier arrivé, premier servi) ? Ceci a été voté en CA en fin d’année dernière.

    Merci d’avance pour votre réponse.