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Gérer le refus de signature d’un agent en entretien

lundi 28 mai 2007, par L’intendant zonard

Tout document nominatif concernant un agent doit lui être présenté pour information, c’est l’esprit des lois sur la communication des documents administratifs de 1978. Aussi, régulièrement, le gestionnaire est-il amené à convoquer l’un de ses collaborateurs pour lui soumettre un document à signer.

Il s’agit bien d’informer l’agent de ce qui s’écrit sur son compte, de manière officielle, et qui sera conservé dans son dossier administratif.

 [1]

En effet, typiquement un agent a trois dossiers administratifs qui doivent correspondre à peu près parfaitement dans l’idéal : celui dans le bureau de son chef de service ; celui au rectorat ; celui qu’il conserve lui-même.

En aucun cas l’opinion de l’agent sur le contenu du document n’est sollicitée. Il ne s’agit QUE de recueillir la preuve qu’il a bien été informé de l’existence du document. Et qu’on lui en a remis une copie. Sa signature est donc précédée de la mention "vu et pris connaissance".

Or il est assez courant qu’un collaborateur, s’il est peu satisfait de ce qu’on est amené à écrire sur lui, refuse sa signature. Que doit-on faire dans un pareil cas ?

Très, très facile. Sans se démonter une seule seconde, on prend son téléphone, on appelle son secrétariat dans la pièce d’à côté (ou quelqu’un d’autre, pourquoi pas le chef d’établissement s’il est d’accord et qu’on veut jouer les méchants). Une tierce personne ainsi invitée entre dans le bureau ou avait lieu l’entretien, on lui explique la situation, et cette personne émarge en qualité de témoin du fait que l’intéressé était bien présent et a refusé de signer lui-même.

On se tire de la situation aussi facilement que cela, et oui ! L’agent qui refuse de prendre connaissance passe pour un imbécile, et en général cette attitude n’améliore pas sa situation.

Bien entendu, le gestionnaire avisé comprendra à la lecture de ces lignes qu’il est utile d’expliquer à l’avance cette procédure à son personnel d’intendance, susceptible d’être mêlé à ces histoires alors que ça ne lui fait pas forcément plaisir. Mais notez bien qu’en aucun cas le témoin convoqué n’a besoin de savoir ce que peut bien raconter le terrible document...


[1On me signale dans l’oreillette que certains documents non "officiels" et n’étant pas versés au dossier circulent bien qu’ils n’existent pas. C’est triste mais comme c’est efficace dans certains cas !

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