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Pour bien boucler son cofi et son BE

lundi 16 février 2015, par L’intendant zonard

Résumé de la procédure pour facilement en finir avec l’exercice 2014

Voir [l’article 2015/2016 sur le même sujet-821]

1- Utilisez le développement des soldes de comptes

Il y a énormément de collègues qui n’utilisent pas encore le développement des soldes de comptes. C’est une grave ânerie. Cette fonction est certes un peu planquée dans les menus, mais elle est essentielle. L’objet de cet article est assez largement de vous démontrer à quel point c’est efficace et facile. Et de vous éviter de petits pièges désagréables.

Je pars donc du principe que vous allez renseigner le développement dans 2014, mais notez bien que si vous ne le faisiez pas déjà, c’est la dernière fois que vous aurez la totalité du boulot à vous farcir, par la suite il n’y aura plus qu’un peu de suivi à apporter.

2- Faites vos vérifications à l’avance

Faites tourner la vérification périodique, et assurez-vous que tout est au point. Les vérifications du compte financier seront plus nombreuses, parfois pour de mauvaises raisons (le truc intégré au cofi gagnerait à l’être à l’outil quotidien), parfois parce qu’on ne peut pas faire la vérification avant l’importation de la base cofi de l’ordonnateur, dans le cas des établissements rattachés.

Exemple de problème qui n’est pas relu par la vérification périodique et qui donnera une anomalie bloquante : l’erreur d’imputation bêtasse (que j’ai faite non pas une fois mais bien deux fois, dans mes jeûnes années) consistant à mandater des achats immobilisés sur le compte de classe 1 contenant la subvention qui finance les biens.

C’est possible car les mandats en classe 1 servent aux sorties d’inventaire (à la sortie des financements correspondants plus précisément). Je vous suggère donc, à tout hasard, d’ajouter une vérification manuelle à votre vérification périodique, qui est de s’assurer que vous n’avez pas de débits dans les comptes 131, sauf sorties d’inventaire bien entendu. Ce contrôle a été ajouté à l’outil de vérification de GFC 2015.

Si des lecteurs ont d’autres exemples de contrôles à faire manuellement, merci de les signaler en commentaire !

3- Exportez le développement des soldes de compte

Vous allez dans le développement, et vous cliquez avec le bouton droit au milieu de la page, normalement vous devriez accéder à la fonction de transfert vers l’exercice suivant. Je ne peux plus faire la capture d’écran, car cela ne marche plus après le lancement du cofi (avant cela, on peut le faire à plusieurs reprises). L’exportation sera déposée dans un répertoire du serveur, comme les autres fichiers de transfert, pas d’inquiétude.

4- Lancez le cofi

Avant le démarrage, le cofi vous rappelle qu’il faut exporter le développement des soldes de compte, mais tout va bien, vous venez de le faire. Puis il vous demande si vous voulez utiliser ce développement dans le compte fi : dites bien oui, et hop, pièce 18 gratos !

Après quoi, dans le compte financier, vous informez la base et éditez un certain nombre de trucs : éditez tout en PDF , puis vous pourrez reprendre l’ordre des pages (foutue balance !) et intégrer des documents complémentaires (impressions PDF de Presto, du logiciel d’inventaire, listes de créances...) à l’aide de PDF Split and merge.

Cela me permet de constituer une reliure virtuelle, que je peux envoyer en impression recto-verso d’un seul clic, sans autre assemblage ultérieur. Je sauvegarde ce truc dans mon PC perso ensuite, et je peux ne conserver pour mon assurance-vie du comptable qu’une seule page par établissement et par an, celle des signatures.

5- Depuis le cofi, exportez le bilan de sortie

Cette fonction marche très bien. Elle est simplement incompatible, et c’est logique, avec des changements de subdivisions dans les comptes de l’année ultérieure. Or avec le passage à la RCBC, puis la nouvelle M9.6 qui nous a demandé de tenir ces délicieux comptes 4419x, nous avons subi plein de changements de ce côté. Mais pour la soudure 2014-2015, plus de raison d’hésiter !

Chez moi j’ai fait quelques changements, des subdivisions qui n’y étaient pas avant, etc. Dans une partie de mes établissements, j’ai été amené à retoucher le BE de quelques centaines d’euros qui manquaient, sur les 300 k€ standard d’un collège simple. 95 % du travail automatisé, on ne va pas s’en passer quand même !?

6- En 2015, importez le BE

Attention, ceci ne fonctionne que si vous n’avez saisi aucun bilan d’entrée manuellement !

Dans les Ecritures, vous pouvez accéder, une seule fois à la Reprise des bilans d’entrée. Naturellement, ceci est en plus de la reprise automatique des comptes de la classe 5 au moment de la bascule. Lancez l’outil, une seconde après, votre BE est fait. Comparez rapidement les deux balances (par la balance niveau détail en 2015), et s’il y a des manques suite à des subdivisions, vous aurez vite fait de les combler.

7- Puis importez le développement des soldes de comptes

Tout est mûr pour que vous importiez le détail des justifications de compte. une fois que cela sera fait, après retouches et mise à jour, votre compte financier 2015 sera prêt. S’il vous venait l’idée de le sortir maintenant bien sûr.

Si vous avez importé le développement avant le BE, je soupçonne GFC d’être assez malin pour que les détails saisis sur des comptes qui n’étaient pas ouverts apparaissent lors de la création de ces comptes, même a posteriori. Mais je n’en suis pas certain, alors dans le doute, appliquez dans l’ordre le protocole ci-dessus.

Et voilà comment on sort sept comptes fi le 12 février, sans se presser, sans stresser. Alors faites-vous du bien, laissez faire le travail par la machine !

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