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Tirez le meilleur de votre copieur numérique connecté

dimanche 14 novembre 2010, par L’intendant zonard

Quelques idées en vrac pour faire mieux et plus facilement, à l’aide d’un copieur numérique.

Le filigrane en travers de vos documents

J’ai déjà parlé du filigrane Original et Duplicata pour les mandats, et d’une manière générale les documents comptables. Il y a d’autres filigranes qui vous seront utiles :

- brouillon, par exemple pour vos premières éditions du budget pour discussion avec le chef d’établissement
- confidentiel, non pas avec l’espoir que personne ne lise jamais le document, mais qu’il ne puisse pas être photocopié et réutilisé n’importe comment par votre correspondant (j’y ai pensé un peu tard, un jour...)
- urgent, notamment pour vos bons de commande faits avec GFC

Préparez votre tête de lettre pour surimpression

Le logo de votre établissement ne peut pas être facilement ajouté par votre logiciel de facturation de cantine, par exemple ? Prévoyez de le mettre en surimpression quand nous les éditerez.

La manipulation n’est pas très compliquée, même si elle sera forcément différente d’une machine à l’autre et que je ne rentrerai pas ici dans les détails. Globalement, la démarche est :

- préparez un document texte avec uniquement le logo en haut à gauche (ou autre)
- imprimez-le sur le copieur, mais en allant chercher dans les options de ne pas l’imprimer concrètement, mais d’en faire un fichier de surimpression
- par la suite, quand vous éditez les factures, vous demandez au copieur de mettre l’image de surimpression sur chaque page. Faire un test pour vous assurer que tout colle et demeure lisible, bien entendu.

Le tour est joué en quelques clics, et le coût supplémentaire est nul !

Mettez des documents à disposition de tous

Marre de devoir toujours fournir les mêmes formulaires ? Ou de devoir jeter à la fin de l’année le stock de ceux qui n’ont pas été utilisés ? Mettez-les en mémoire dans le copieur de la salle des profs.

Expliquez dans une petite affiche apposée derrière la machine que les documents (demande de sortie pédago, exclusion de cours, déclaration d’HSE...) sont disponibles en allant dans le menu des documents sauvegardés dans la machine, et hop !

Apprenez à scanner avec votre copieur

On n’a pas assez souvent besoin d’un scanneur dans une intendance pour que nous en soyons équipés, la plupart du temps. Allez donc fouiller dans le mode d’emploi de votre copieur pour savoir comment bénéficier de cette fonction.

Le principal problème est que pour l’instant souvent les copieurs ne scannent qu’en noir et blanc, mais ça dépanne déjà bien. Et comme avantages, il y a le scanneur en A3 (et même un peu plus), et le chargeur automatique de documents qui permet de scanner une grosse pile de papier d’un seul coup, même en recto-verso !

Enfin, quand vous vous y serez mis, apprenez à demander à la machine de vous fournir des fichiers au format PDF (pour les textes, en général), ou bien au format image (TIF ou JPG, en général), pour les images.

L’impression privée

Besoin d’imprimer sur le copieur, mais vous ne voulez pas que quelqu’un puisse intercepter ce qui est en train de sortir de la machine pendant que vous parcourez le couloir ? Toutes les machines proposent l’impression privée. Demandez cette option dans les propriétés de l’imprimante ; le logiciel vous demande alors un code. Donnez-lui 1234 ou autre.

Le copieur ne fera rien : vous vous déplacez jusqu’à lui, allez lui demander ce qu’il a en mémoire comme impressions privées, et pour pouvoir les débloquer, donnez le code composé la minute d’avant.

J’ai expliqué cette fonction à mon assistante sociale, elle a beaucoup apprécié.

L’impression en livret

Un document long de 40 pages à lire ? Dans la plupart des cas, si vous n’avez pas de trop mauvais yeux, vous pourrez demander l’impression de deux pages par A4. En le faisant recto-verso, vous divisez par quatre la quantité de papier

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