Signer les documents PDF en full-démat’

Pourquoi devrait-on signer les PDF ?

Pour éviter de scanner des documents, signez-les avant de les imprimer... ce qui permet de ne pas les imprimer du tout ! Au passage, on y gagne les avantages du full-démat’ :

• les documents édités par PDFcreator sont plus légers en taille de fichier
• la lisibilité est optimale
• il est possible de faire des recherches de caractères dedans par un simple Ctrl-F

Tous les jours, je suis amené à envoyer à ma DDFiP des bordereaux de mandats (ou de prélèvements), en parallèle de mes envois dans EFCI. Un rapide calcul me permet de vous dire qu’entre les prélèvements, les OP, les mandats, pour l’ensemble de mon agence comptable ça représente de l’ordre de 250 envois par an, soit une-demi ramette de papier non imprimée tout de même, le double en comptant les rapports de transmission du fax, le triple en comptant que c’était imprimé en arrivant à la tégé.

Mais vous trouverez probablement d’autres besoins, même moins massifs, pour une signature à l’écran.

C’est une signature électronique alors ?

Surtout pas ! La signature électronique suppose tout un tintouin de certificats, codes barbares etc. C’est probablement pas toujours mal fait ni pénible à utiliser (dans le cadre des applis de l’AJI j’ai testé des trucs assez sympa), mais ce n’est pas ce qu’on nous demande à ce stade : juste avoir signé le papelard, mais sans papelard.

Première étape : signer sur un papier blanc et scanner

Ca sera le seul scan de notre opération. Mettez votre cachet (agent comptable, gestionnaire etc.) quelque part sur une feuille blanche, signez par-dessus, et scannez-le dans votre copieur numérique. Réfléchissez aux couleurs, celle de votre encreur et celle du stylo, pensez que ça pourra égayer un minimum la présentation de vos bafouilles. Scannez dans un format image : JPG ou TIFF.

Deuxième étape : dans Paint

Il y aurait très probablement mieux que le logiciel livré par défaut dans ouinedose, mais vous l’avez tous, et ça marchera à tous les coups. Ouvrez donc avec Paint votre page scannée avec votre signature. Dans la plupart des cas, avec un clic droit sur votre fichier en demandant Modifier, vous y serez immédiatement. Utilisez la fonction Rogner pour obtenir le rectangle le plus serré possible autour de l’image à conserver. Et ça doit donner quelque chose dans le genre :

Puis imprimez votre image. Attention, Paint a tendance à vous proposer d’agrandir l’image jusqu’à remplir la page, ce n’est pas du tout ce que l’on veut, on a besoin d’un truc qui ne prenne pas de place ! Et demandez bien que l’impression soit en mode portrait (pas de paysage, ça fait des problèmes). Commencez donc par faire un tour dans la Mise en page, demandez donc en Portrait, et en guise de Mise à l’échelle, demandez Ajuster à 100 % de la taille normale (voire moins si vous voulez rendre votre signature plus compacte). Le centrage n’a pas d’importance il me semble.

Enfin choisissez comme imprimante l’incontournable PDFcreator. Pourquoi faire ainsi plutôt que directement scanner au format PDF ? Parce que de cette manière, votre fichier PDF "sait" ce qui ressort d’une image et fait la différence avec le blanc tout autour. Et pour la suite, ça change tout.

Troisième étape : dans Adobe Reader

Maintenant ouvrez un quelconque document PDF susceptible d’être embelli par votre signature dans Adobe Reader (une version à jour SVP, pas un monstre de cinq ans d’âge), et dans le volet à droite de l’écran, demandez à introduire des Commentaires.

Dans le bandeau d’icônes d’outils qui apparaît (un certain temps plus tard, car Adobe Reader demeure une horreur de ce point de vue), on va maintenant s’intéresser aux Tampons. En bas du menu vous avez les Tampons personnalisés, et on va en créer un.

Ensuite, faites pointer Adobe Reader sur le PDF que vous venez de générer avec la signature pas trop grande dedans. Lors du tout premier écran de prévisualisation, on se dit zut, il prend toute la page et pas seulement la petite image, mais validez quand même, et si vous avez bien appliqué mon protocole, à l’écran suivant vous aurez ceci :

Rangez votre tampon dans la catégorie des signatures, à tant que faire, et donnez-lui un nom.

NB : On pourrait croire plus simple d’utiliser la fonction proposée en bas du menu des Tampons "Image du Presse-Papiers utilisée comme Tampon", mais ça ne marche que pour une fois, je n’arrive pas à en faire un tampon toujours dispo dans le logiciel comme avec mon protocole (ici dans Adobe Reader DC, version 2020.009)

Exploitation du bouzin

Désormais, pour signer un document PDF, allez dans les Tampons, allez pêcher votre signature, le curseur de la souris devient un espèce de rectangle, vous cliquez où ça vous arrange dans votre document, et voilà !

La première fois que vous le ferez, pensez à utiliser la fonction des favoris : demandez "Ajouter le tampon actif aux Favoris" et votre signature sera immédiatement accessible au premier clic dans l’outil des Tampons.

Sécuriser et compacter l’utilisation de cette signature

Mauvaise idée : signer le PDF et enregistrer les modifications. Cela entraîne deux fâcheuses conséquences :

• votre belle signature scannée devient vraiment trop facile à détourner (bon quiconque veut refaire comme vous n’aura aucun mal à intercepter n’importe quel truc que vous auriez signé, hein, on a bien dit que c’est pas une signature électronique)
• votre fichier devient énorme

La bonne chose à faire, après avoir signé, c’est d’imprimer votre PDF en PDF de nouveau, toujours avec PDFcreator ! Un bordereau de virements qui pèse 50 ko en sortant de GFC+PDFcreator, enregistré avec la signature dessus, dépasse un méga. C’est moche pour envoyer par courriel, surtout si vous en envoyez plusieurs en même temps. Mais une fois ré-imprimé en PDF, ce n’est plus que 65 ko !