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Réunion des gestionnaires du réseau Rives de Marne Ouest le 11 février 2014

mardi 18 mars 2014, par L’intendant zonard

  • Nombre de gestionnaires présents : 19
  • Nombre de gestionnaires excusés : 2 (MM. BOURGEOIS et DUPASQUIER)
  • Animatrice : Francise BONA
  • Secrétaire de séance : Etienne ANDRE

Accueil par notre hôte Gilles Magnon à 9 h 50, puis à 10 h 15, Francise Bona ouvre la séance par le rappel de l’ordre du jour.

Compte-rendu réseau Rives de Marne Ouest 2014-02-11

Réunion des coordonnateurs de réseaux de gestionnaires (le 17 décembre 2013)

Thème abordés :

A/ Restitution des travaux des 2 groupes de travail

  • les agences comptables
  • le pôle administratif

Divers documents seront proposés par exemple un dossier de remise de service du bureau de gestion, de l’intendance.

  • La perspective de la diffusion de ces outils intéresse vivement la salle.
  • Un groupe de travail pourrait voir le jour sur les voyages scolaires, avec une demande unanime des collègues du bassin. Christophe Fréani signale le travail déjà accompli par notre collègue Maïté Ballet, agent comptable au lycée Condorcet de Saint-Maur.
  • Christophe Fréani demande un soutien pour obtenir la sécurisation des actes concernant les voyages scolaires. Samia Zaïdi signale la demande récente de la DSDEN 93 : Un tableau de financement complet de chaque voyage pédagogique, mais sans qu’un outil, un guide ou un exemple ne soit proposé.
  • Etienne André rappelle l’expérimentation en cours sur l’application Dem/Act, dont le principe est prometteur, mais dont il a constaté qu’aucune évolution en deux longues années n’a atteint le logiciel, qui en état ne pourra certainement pas être pris en mains par la diversité des acteurs appelés à s’y connecter.

B/ Relations avec les collectivités de rattachement

Les relations sont très variables d’une collectivité à l’autre, on signale quelques d’incidents avec les DBM du 94, les services du conseil général 94 ayant rejeté de nombreuses décisions. Le rectorat est en relation avec différents conseils généraux. Différents dossiers sont ainsi présentés en commun : Les documents relatifs à la préparation, la présentation et la transmission des budgets des collèges par exemple.

C/ La carte comptable

Il est souhaité que les principes arrêtés dans le cadre de la carte comptable soient respectés, et que les postes des collaborateurs des comptables soient profilés.

  • Patrick Bouette a découvert de gros changements dans la nomenclature comptable, sans parler de la nouvelle version de la M9.6 revue pour 2014, qui n’ont fait l’objet d’aucune consigne diffusé par le rectorat. Francise Bona, informe l’assistance que Dominique Dupasquier est en réunion /formation à Poitiers. Une intervention de sa part est prévue lors de notre prochaine réunion de Gestionnaires sur le thème « Compte financier, mode RCB et actualités M9.6 ».

D /Problème à l’installation de la centralisation des paies ASSED et CUI par le GIP académique

Le plus gros de la crise semble passé.

Animation du réseau

Francise Bona, souhaite passer la main de l’animation de notre réseau, elle réitère son appel aux vacations, en espérant des candidats pour la prochaine réunion. Cela est accord avec l’esprit des réseaux, voulu par le précédent secrétaire général. Il souhaitait que l’animation des réseaux se renouvèle. Les « jeunes » collègues gestionnaires sont invités à se positionner afin d’insuffler leur « regard nouveau ».

Réunions avec les collectivités de rattachement

Francise Bona : le CG93 organise des réunions générales chaque année avec les gestionnaires dont une a lieu sur le secteur aujourd’hui. Elle souhaite savoir si des réunions équivalentes ont lieu avec d’autres collectivités. Les réunions du CG93 sont décrites comme des réunions d’information-s. Des réunions équivalentes ont lieu avec le CG93 dans un état d’esprit similaire.

Ces réunions sont bien différentes du dialogue de gestion dans lequel l’équipe de direction (comptable compris) d’un collège évoque l’ensemble des dossiers avec les gens de l’unité territoriale. Dans le 94, le dialogue de gestion se fera désormais, tous les trois ans environ, sur place dans les établissements.

Angélique Khelifi en a fait d’objet et fait part de sa déception, elle avait rempli un questionnaire plusieurs mois à l’avance, mais qui n’avait pas été consulté par la personne qui faisait la visite, laquelle semblait ne pas avoir de pouvoir de décision. Margareth Didier confirme qu’au CG94 la plupart des interlocuteurs n’ont pas de pouvoir de décision. Cette situation pousse les gestionnaires à élaborer des stratégies afin de s’adresser directement aux décisionnaires.

Région : grande difficultés de communication. On est contraint d’apprendre peu à peu à repérer les interlocuteurs disponibles. Tout dépend des relations interpersonnelles qui s’établissent. D’après Etienne André, du côté de la gestion des ATTEE, il semble exister une énorme différence entre l’unité nord-est et les trois autres.

Christophe Fréani relève le manque de transparence dans l’attribution des moyens : il est difficile de comprendre pourquoi une ressource est accordée ou pas. Catherine Rouillé évoque les remboursements d’assurance qui tombent au budget général alors que les avances pour réparations ont été effectuées grâce au fonds propres de l’établissement.

Francise Bona demande quelles seraient les attentes des collègues gestionnaires à l’égard de réunions organisées par les collectivités de rattachement. Les collègues présents n’émettent pas de suggestions. Sujet à suivre. Réflexion à approfondir pour faire de réelles propositions.

Francise Bona pose la question : la mutualisation des marchés, les groupements de commandes avancent-ils dans le 94 comme dans le 93 ?

Oui les marchés sont organisés et la pression pour y adhérer est très forte, avec des demandes de réponses exigées à très court terme. Elles ne sont pas calées avec les séances des conseils d’administration.

Un collège rapporte qu’il avait adhéré au marché Voltaire pour un lot de maintenance (VMC, désenfumage etc), et après s’est rendu compte que le marché région sur les installations de chauffage assurait déjà la majorité des prestations offertes par la marché Voltaire. Il paie donc en double car on ne lui avait pas dit qu’elles prestations étaient comprises dans le marché pris par la région.

Audience d’ESPAC’EPLE à Bercy

L’association des agents comptables (président, webmester et délégué académique de Reims) a été reçue au ministère des Finances, en présence aussi de Monsieur Trébillon, du bureau DAF A3 de notre propre ministère. Le sujet était la mise en place de l’apurement administratif, et de nombreux détails éclairants on pu être donnés sur la manière dont cette réforme est née et comment elle se développe. Les détails inhabituels de remise des comptes 2012 viennent du renouvellement tardif du marché, lourd d’enjeux, du choix de l’archiveur. Il faut savoir que les EPLE ne font que rejoindre un système d’apurement administratif déjà en place depuis plusieurs années pour les plus petites collectivités territoriales.

Du point de vue de la DGFiP, la collaboration des chambres régionales des comptes a été inégale : trop souvent, pas d’aide pour apprendre à mener les vérifications de nos comptes, pas de statistiques sur les résultats des campagnes antérieures, refus par certaines CRC des cartons que les agents des DDFiP ont du vider. Dans certaines régions, la CRC fournissait un accusé de réception des comptes, et pas les DDFiP : cela sera normalisé pour l’année prochaine.

Il nous a été expliqué que les DDFiP n’ont dans la plupart des cas pas l’espace nécessaire au stockage même temporaire de nos comptes, et que la remise des pièces justificatives devrait autant que possible être synchronisée avec leur ramassage par l’archiviste ; dans cette optique la DGFiP envisage même que la date limite du 30 juin puisse être assouplie pour faire face aux besoins locaux.

La dématérialisation des duplicata de notre comptabilité (suite Audience d’ESPAC’EPLE)

Etienne André a posé aussi à la DDFiP des questions sur l’importance que revêt la bonne conservation d’un duplicata des mandats par l’agent comptable : Les bons de livraison et autres documents complémentaires de preuve de la réalité du service fait ne leur semblent pas d’un grand intérêt.
Etienne André souligne que rien n’empêcherait un EPLE de ne produire qu’un original de la comptabilité, et de conserver un duplicata en forme électronique.

Appliqué à un établissement rattaché, cela pourrait donner la suppression du triplicata, la transmission du seul original en papier au comptable, le duplicata étant lui scanné et envoyé en même temps que le fichier de transfert (attention toutefois à la taille de ces fichiers, un peu élevée par le courriel).

En étant attentif à la construction d’un duplicata des pièces générales, ce dispositif est aujourd’hui accessible à la plupart d’entre nous, dans de bonnes conditions de sécurité et de qualité, moyennant pas de travail sinon moins, et une dépense en baisse. L’archivage électronique des duplicata représente un intérêt certain pour le comptable, qui peut en dupliquer un exemplaire qu’il conserve y copris après avoir quitté son poste.

Le compte financier 2013

Etienne André rappelle que même en l’absence, certainement momentanée, de l’application du compte financier 2013, beaucoup de choses peuvent être faites. L’essentiel est d’avoir terminé toutes les recettes et toutes les dépenses, en étant raisonnablement certain de ne rien oublier d’important, une check-list serait utile ici aussi. L’outil de vérification périodique doit être utilisé jusqu’au bout de ses possibilités, même s’il faut redouter que les contrôles préalables au compte financier ne trouvent encore autre chose.

Enfin pour l’emballage des pièces, les feuillets budgétaires peuvent être imprimés depuis la comptabilité ordonnateur, en utilisant le bouton « imprimer » dans la fenêtre de l’historique des mandats (et de même historique des recettes, des reversements et des OAR).

En l’absence de question diverse, la séance est close à 12h30.