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Compte rendu de la réunion gestionnaires "Rives de Marne ouest" du 1er février 2017

mercredi 17 mai 2017, par pseudo-gestionnaire

La réunion était accueillie par le lycée professionnel Jean Moulin à Vincennes.
22 collègues étaient présent-e-s pour échanger autour des points à l’ordre du jour.

Retour sur les exercices PPMS

Les scenarii déclinaient le thème : “une intrusion armée dans l’EPLE”
Certain-es indiquaient que la durée de l’exercice avait été de vingt minutes, suivi d’un débriefing en classe fait par les professeur-es, et précédé d’une préparation avec les enseignant-es et élèves.

Le retour global est positif (17 sur 20 présents), les élèves jouent presque toujours le jeu, les exercices ont permis de pallier des incohérences ou de montrer ce qu’il faudra encore faire. Les collègues :

  • ont convenu d’un signal “secret” pour signifier aux barricadés que c’est la fin de l’exercice.
  • ont travaillé avec les commissariats, bien sûr pour les prévenir de l’exercice mis en place, mais certain-es les ont également fait venir, et la police avait fait sortir le personnel (remarque : il fallait sortir les mains en l’air).
  • ont impliqué les parents d’élèves.
  • ont installé un boîtier ouvrable avec un code, dans lequel se trouve la clé permettant de s’échapper par une porte non utilisée habituellement.
  • ont fait en sorte que tout personnel ait le n° d’urgence, qui se trouve être un portable dédié à cette situation.
  • ont donné un passe général à tout le personnel puisque certaines portes sur le chemin d’évacuation nécessitaient de l’avoir (contre-propositions des collègues : plutôt changer la serrure / installer un boitier à code à proximité afin de ne pas rendre accessibles les endroits nécessitant un filtrage comme les archives, le stock, l’atelier, les bureaux administratifs).

L’assemblée constate que certains établissements n’ont pas encore de sonnerie particulière qui permet d’annoncer la mise en sécurité, pour des raisons de coût notamment. On convient que les talkie-walkies ne sont pas très utiles : ils ne se trouvent pas forcément à l’endroit où l’on en a besoin. De plus, les piles ont tendance à être à plat au moment où l’on souhaite s’en servir, et pour éviter cela, il faut mettre en place une vérification contraignante et non justifiée puisque tout le monde ou presque dispose d’un portable.

Un collègue précise que cet exercice reste très théorique, dans notre secteur très urbanisé la police sera sur place dans les 3 ou 4 minutes et prendra en main la suite des événements. Toutefois, s’entraîner au confinement permettra de mettre en place de réflexes, et peut-être d’éviter des paniques.

Cuisines centrales

Antonia Endrass se fait la porte-parole de deux collèges passés à la cuisine centrale à Montreuil en janvier 2017, qui sont ravis de la prestation et constatent une augmentation de la fréquentation par les commensaux.

Cette déclaration ne trouve pas écho dans l’assemblée, où les gestionnaires déplorent les propositions trop basiques, pas assez travaillés, et l’impossibilité de moduler les commandes : pour chaque repas commandé, la quantité d’accompagnement est fixe, or les collégiens boudent les entrées légumes, c’est un gaspillage de nourriture et d’argent puisque ces entrées en trop finissent à la poubelle.

Des collègues nous informent qu’on peut donner des barquettes à des oeuvres caritatives, à condition qu’elles n’aient pas été réchauffées. Une collègue fait remarquer que la qualité est aussi tributaire du personnel sur place : il faut savoir réchauffer correctement.

Une proposition est faite : La cuisine centrale livre moins d’entrées (20%), baisse le prix en conséquence, et l’établissement concerné prend cet argent pour acheter de quoi améliorer les entrées.

Elèves DP en sortie dans un établissement livré

La nécessité de commander longtemps à l’avance rend la gestion des sorties difficiles, avec les vacances il faut souvent commander six semaines à l’avance, et la cuisine centrale ne fait pas de repas froids. Les familles paient donc une prestation qu’on ne leur fournit pas obligatoirement. Les professeur-es ont du mal à intégrer cette nouvelle contrainte, et n’ont pas toujours les informations si longtemps en avance : beaucoup de partenaires culturels proposent des sorties à très courte échéance.

Remises d’ordre

Du fait de l’impossibilité d’annuler un repas commandé à courte échéance, les EPLE modifient leur règlement intérieur et ajustent les délais. Si vous ne le faites pas, vous ne pourrez refuser de rembourser une famille qui le demande sur la base du règlement en cours.

Repas commensaux

Les établissements présents en cuisine centrale pratiquent le mode de réservation suivant : on commande quelques repas de moins que de demi-pensionnaires inscrits (se baser sur les statistiques d’absences propres à chaque établissement, en majorant un peu), pas de commandes repas pour les commensaux (sauf si nombre élevé) qui mangent donc les repas des élèves absents. Cela leur permet de ne pas devoir réserver 6 semaines à l’avance.
Une collègue partage une astuce : elle commande toujours un nombre de repas inégal (si elle veut 310 repas, elle commandera 302) puisqu’elle a constaté que la cuisine ajuste à 10 repas près. A tester chez vous, sans garantie...)

Un collègue apprécie le travail en moins que présentait la tenue de stock ; mais s’inquiète aussi de la tendance à déposséder les gestionnaires de leur travail.

Les archives

M. Olivier Roméro, responsable du service archives au rectorat Créteil anime cette partie de la réunion. Il part du constat que la gestion des archives, malgré la bonne volonté et le professionnalisme des gestionnaires, passe souvent en dernier.

Souvent on s’en inquiète quand on n’a plus de place ou lorsqu’on doit déménager.
Cet oubli s’étend aux architectes et donneurs d’ordres territoriaux : des établissements ont été prévus sans lieux de stockage !

Des pratiques internes existent souvent. Le secrétariat crée des dossiers des personnels - en théorie ce n’est pas très important parce qu’il y a le dossier carrière au rectorat (qui change de rectorat en cas de mutation).

Ce dossier établissement sert donc à gérer le quotidien puis est transféré au nouvel établissement lors d’une mutation. On peut ensuite le conserver ou le jeter. M Romero préconise de le garder, jusqu’aux 80 ans de la personne, parce qu’en pratique, le rectorat n’a pas toujours toutes les réponses dans ses dossiers.

Les fiches de paie : depuis 2001, il n’y a plus aucune obligation de les copier ou garder. Par contre, avant 2001, les fiches de paie sont conservées par l’établissement et il arrive parfois qu’on nous demande de faire des certificats d’exercice, avec des calculs qu’on ne sait plus faire.

L’assemblée demande à ce que le rectorat nous fournisse un mode d’emploi pour pouvoir établir ces certificats, ou, mieux encore, de rapatrier tous ces dossiers et de les garder chez eux.

M. Romero indique que le transfert des dossiers n’est pas possible, puisqu’à la période concernée, la compétence était du fait de l’ordonnateur.

NB Il a eu la gentillesse de nous fournir des documents après la réunion, et a donné des précisions que vous trouverez ci-dessous. Par ailleurs, il nous a fait parvenir plusieurs réponses à des questions posées pendant la réunion, vous trouverez ces réponses également à la fin du compte-rendu.

L’idée majeure des archives est “ne pas jeter, ne pas supprimer”
Un exemple parlant, les certificats de scolarité : l’établissement a l’obligation de garder les éléments nécessaires le plus longtemps possible - jusqu’à 50 ans - ils servent à établir une pièce d’identité, un visa.

Fabien Dalquier demande comment améliorer les pratiques. Réponse : faire des registres papier et informatiques, extraire les bases élèves au format tableur, éventuellement les imprimer. Il n’y a pas de classement type imposé par la réglementation.

Durée de vie des documents

L’information sur la durée de vie des archives se trouve dans le vademecum des gestionnaires, et aussi sur dans le BO ou certaines collectivités.

Ces durées ne sont pas issues d’un code financier, mais d’un décret, ce sont des durées minimales. Normalement, pour tout ce qu’on détruit, on devrait avoir une autorisation de destruction, donnée par le conservateur des archives départementales.

Si vos archives sont déjà vieilles (par exemple datant de 1970) elles ont également un intérêt historique, il faudrait donc demander aux archives départementales ce qu’ils voudraient avoir. Comme chaque département est autonome, ils peuvent souhaiter avoir des documents ici qu’ailleurs ils vous autorisent à détruire.

Les archives en pratique

Ne pas confondre numérisation et dématérialisation : la numérisation est un procédé, une copie électronique, et les documents sont falsifiables, la dématérialisation comporte une signature électronique, les dates ne peuvent être changées.

Normalement, toute destruction s’accompagne d’un bordereau de destruction soumis au préalable aux archives départementales.

Normalement, toute destruction doit se faire en mode sécurisé, sans possibilité de reconstitution. Avis aux économes : les destructeurs de papier à bas coût ont en général une durée de vie extrêmement réduite.

Le mieux serait que le rectorat investisse dans un destructeur très bon et très performant, et qu’on puisse y envoyer nos documents à détruire. On pourrait aussi envisager une mutualisation par bassin, afin de réduire les coûts.

Dans beaucoup d’établissements, les archives sont des pièces remplies de papier qui attendent un dégât des eaux ou la fermeture de l’EPLE. Il faut compartimenter, séparer vie scolaire / intendance / proviseur-e, afin de ne pas diluer la responsabilité de chaque service.

Il faut que ce soit un endroit lumineux ! Si c’est mal éclairé, on n’a déjà pas envie d’y aller.

Attention aux éventuelles canalisations présentes dans ou au dessus de la pièce - si elles sont vieilles, les faire vérifier, éventuellement remplacer.

Il faut soigner la signalétique (par exemple affichage plastifié). Si on connaît les dates légales, on peut tout de suite indiquer sur le(s) carton(s) “possible de demander la destruction en 2027” (ou “à garder jusqu’en 2067”) cela peut éviter aussi des “nettoyages” sauvages après votre départ.

M. Roméro propose son aide et intervention si vous ne vous en sortez pas avec vos archives (plusieurs collègues présents notent soigneusement son adresse mail). Cela ne veut pas dire qu’il fera tout le travail à votre place !

Chorus

Dans l’ensemble, cela fonctionne, selon l’avis des présent-e-s. Petits problèmes remarqués :

  • Il ne faut pas aller sur le site “chorus pro”, mais accéder via la DDFIP
  • Il y a des problèmes de transmission entre CE et GM...
  • Si le CE met le GM en gestionnaire “délégué”, cela ne fonctionne pas, il faut être gestionnaire “secondaire”
  • Certains critiquent le fait que les informations sont envoyées sur l’adresse personnelle - en cas d’absence, de maladie, personne d’autre n’y a accès.
  • Si on a des problèmes de connexion, il ne faut pas contacter le DACSES ni M. Hugoy, qui ne pourront rien pour vous, il faut contacter la hotline Chorus. Un avis sur la hotline : ils sont très compétents côté entreprises, mais ne connaissent pas (encore) bien les EPLE.

Vous trouverez des informations pratiques également dans cet excellent article


Informations et réponses apportées par M. Roméro postérieurement à la réunion

Lors de la réunion du 1er février 2017 à Vincennes, d’autres questions m’ont été posées pour savoir comment remplir les documents liés à l’affiliation rétroactive au régime général de la sécurité sociale. En PJ, je vous transmets un mode d’emploi.

PDF - 773.3 ko
Formulaire IRCANTEC (scan 2002 !)

De même concernant la validation des services auxiliaires pour la retraite. En PJ, je vous transmets le document (certificat d’exercice), mais pour le mode d’emploi de la partie comptable, je n’ai pu prendre l’attache du service des validations du rectorat, ce service n’existant plus depuis plusieurs années.

Word - 27.4 ko
Certificat d’exercice pour la valication des services auxiliaires
Document au format fermé du logiciel privateur Microsoft Word. Fort heureusement, peut être exploité par l’excellent LibreOffice

Par ailleurs, à ce jour, je n’ai pas réussi à obtenir de notice explicative qui fasse autorité. Les éléments d’explication ci-après sont donc issus de mes recherches dans les archives :

Se reporter aux documents transmis à l’EPLE par l’Ircantec (bulletins de situation de compte annuel) car c’est l’EPLE qui a déclaré l’agent à l’Ircantec.
Sur ces documents apparaissent les montants des assiettes de cotisation de la tranche A et de la tranche B.
Sur les bulletins de paye, une autre information essentielle pour remplir la partie comptable du certificat d’exercice : la base sécurité sociale qui est indiquée en bas à gauche de la feuille de paye. Ce montant devra être reporté dans la colonne salaire de base du certificat d’exercice. On remarque que le montant de l’assiette de cotisation Ircantec Tranche A correspond à la base sécurité sociale.
Il est donc très utile de conserver au sein de l’EPLE les dossiers administratifs anciens liés à ces périodes au cours desquelles les EPLE collectaient les informations permettant d’établir la paye des agents y étant affecté.
A cette époque, les doubles des bulletins de paye existaient et étaient placés (par défaut) dans les dossiers administratifs, ou bien regroupés ensemble dans des classeurs ou boîtes d’archives dédiées.

En complément : le plafond annuel de la sécurité sociale est également indiqué sur les documents Ircantec (et se trouve aussi sur internet)

L’assiette de cotisation Ircantec est répartie en deux tranches : la tranche A dont la limite supérieure est le plafond de la sécurité sociale, et la tranche B qui correspond à la fraction supérieure à ce plafond (jusqu’à une limite variable). Dans les faits, la tranche B est très souvent égale à 0€ pour les contractuels concernés dans notre cas, car les salaires sont peu ou moyennement élevés, ce qui simplifie la partie comptable à remplir.
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Réponses aux questions diverses

A - Pendant combien de temps doit-on conserver les factures ?
Deux cas : le 1er est celui des factures attachées au mandat, lui-même attaché au compte financier. Ces factures suivent donc les durées qui sont liées au compte financier, à savoir :

  • Pour le comptable : le délai de prescription extinctive a été réduit à cinq ans à compter du 31 décembre de l’année de production du compte financier. Il est utile de préciser que cette durée peut être prolongée s’il y a suspension ou interruption de la prescription.
  • Pour l’ordonnateur : les pièces justificatives des dépenses et des recettes doivent être conservées pendant dix ans à compter des faits constitutifs.

Second cas : garder une copie des factures liées à l’investissement, car l’investissement est souvent une dépense de long terme. Il s’agit là d’un principe de précaution et de prudence.

B - Peut-on éliminer les triplicatas dans les EPLE rattachés, quand il y a les duplicatas à l’agence comptable ?

Dans le cadre de la gestion de l’ordonnateur, sa comptabilité peut être contrôlée dans un délai de dix ans à compter des faits constitutifs. En conséquence, ce triplicata est utile en cas de contrôle dans l’EPLE concerné.

C - Combien de temps doit-on garder les bourses ?
Les bourses étant payées en EPLE, les délais sont ceux du premier cas du A.
Pour la partie non financière, c’est-à-dire l’action sociale en faveur des élèves, la durée de conservation est de cinq ans.


Pour le contacter : olivier point romero chez l’académie de Créteil en France.

Les participant-e-s

Co-animatrice-teur : Antonia Endrass (lycée Charles de Gaulle Rosny-sous-Bois et Fabien Dalquier (Clg Cesaria Evora Montreuil)

  • Dominique Adam (Clg Françoise Giroud Vincennes)
  • Victor Alzamora (Lycée Eugène Henaff Bagnolet)
  • Francise Bona (Clg Marais de Villiers Montreuil)
  • Hermine Bonneveau (Clg Lenain de Tillemont Montreuil)
  • Sarah Brahmi (Clg Paul Eluard Montreuil)
  • Maryline Catala (Clg Henri Cahn Bry-sur-Marne)
  • Sophie Chupin-Bassi (Lycée Condorcet Montreuil)
  • Sandra Dubois-Ajax (LP Jean Moulin Rosny-sous Bois)
  • Stéphane Gourbeille (Clg Saint Exupéry Rosny-sous-Bois)
  • Guillaume Hénocq (Clg Saint Exupéry Vincennes)
  • Fabienne Kirouani (Lycée Paul Robert Les Lilas)
  • Catherine Le Mardele (Clg Politzer Montreuil)
  • Mireille Lucas (Clg Paul Eluard Montreuil)
  • Gilles Magnon (LP Horticulture Montreuil)
  • Yamina Mathieu (Lycée Paul Robert Les Lilas)
  • Maxime Ridoret (Clg Jean Macé Fontenay-sous-Bois)
  • Corinne Riem (LP Jean Moulin Vincennes)
  • Catherine Rouillier (Lycée Pablo Picasso Fontenay-sous-Bois)
  • Camille Samson, (Clg Marcelin Berthelot Montreuil)
  • Samia Zaïdi (Clg Travail Bagnolet)

Excusé-e-s :

  • Eliette Carrere (Clg Antoine Watteau Nogent-sur Marne),
  • Michel Bourgeois (Cité scolaire Edouard Branly Nogent-sur-Marne)
  • Dominique Dupasquier (cité scolaire Jean Jaurès Montreuil)
  • Etienne Guillaume (Clg De Lattre Le Perreux-sur-Marne)
  • Yves Le Boulch (LP Liberté Romainville)
  • Romain Magis (Clg Victor Duruy Fontenay-sous-Bois)

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